Электронные трудовые книжки

Автор: Корсаков Д. М., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В середине декабря Президент РФ подписал федеральные законы от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Кроме того, в первом чтении одобрен проект федерального закона № 748758-7 «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления административной ответственности за нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и (или) недостоверных сведений». Таким образом, введение с 2020 года цифрового формата трудовых книжек – вопрос решенный. В представленной публикации расскажем об особенностях формирования в электронном виде основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника, а также о взаимоотношениях между работодателями и Пенсионным фондом.

Нюансы ведения трудовой книжки в электронном виде

Перевести работника на электронную трудовую книжку можно будет только с его согласия.

К сведению: тем, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, бумажный документ заводить не придется.

Текст Трудового кодекса дополнен новой ст. 66.1 «Сведения о трудовой деятельности». Этой статьей установлены обязанности работодателя:

• формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника;

• представлять эту информацию в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах ПФР.

В сведения о трудовой деятельности включаются:	Сведения о работнике
	Сведения о месте его работы
	Информация о его трудовой функции
	Данные о переводе работника на другую постоянную работу
	Сведения об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора
	Другая информация, предусмотренная ТК РФ и иными федеральными законами

В случаях, установленных Трудовым кодексом, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен нее.

К сведению: сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (если в соответствии с настоящим ТК РФ, иным федеральным законом ведется трудовая книжка работника) и осуществления других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:

• у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);

• в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;

• в ПФР на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

• с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Работодатель обязан предоставить работнику (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом ведется трудовая книжка работника) сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя)), поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя:

• в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

• при увольнении – в день прекращения трудового договора.

К сведению: в случае выявления работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности, представленных работодателем для хранения в информационных ресурсах РФ, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах ПФР.

Следует отметить, что ведение трудовой книжки в электронном формате потребовало внесения изменений в ст. 62 ТК РФ, в которой установлена обязанность работодателя выдавать сотрудникам документы, связанные с работой, и их копии.

Данной статьей предусмотрено, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать ему:

• трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения);

• копии документов, связанных с работой (приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, выписки из трудовой книжки);

• справки о заработной плате, начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, периоде работы у данного работодателя и др.

Внесенными поправками в отношении названных требований предусмотрены исключения – это случаи, когда в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами трудовая книжка работника не ведется.

Сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) у данного работодателя предоставляются работнику в порядке, установленном ст. 66.1 и 84.1 ТК РФ.

Кроме того, были внесены изменения в ст. 65 «Документы, предъявляемые при заключении трудового договора».

С учетом поправок при трудоустройстве граждане должны предъявлять трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые.

Ряд технических правок в связи с введением электронных трудовых книжек также был внесен в ст. 66, 80, 165, 234, 283, 309, 341.2, 392, 394 ТК РФ.

В новой редакции изложены ч. 4 – 6 ст. 84.1 ТК РФ.

Так, в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) у данного работодателя и произвести с ним расчет в соответствии со ст. 140 ТК РФ.

Работодатель обязан:

• по письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника;

• если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не ведется трудовая книжка работника, по обращению работника (в письменной форме или направленному в порядке, установленном работодателем, по адресу электронной почты работодателя), не получившего сведений о трудовой деятельности у данного работодателя после увольнения, выдать их не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника способом, указанным в его обращении (на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя)).

Введение электронных трудовых книжек предусматривает обязанность для работодателей в течение 2020 года осуществить следующие мероприятия:

• принять или изменить локальные нормативные акты (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);

• подготовить и обсудить с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменения (при необходимости) к соглашениям и коллективным договорам в порядке, установленном ТК РФ;

• обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в порядке, установленном законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах ПФР;

• уведомить по 30.06.2020 включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления в установленном порядке сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ.

Каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление:

• либо о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в силу норм данной статьи, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;

• либо о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности на основании ст. 66.1 ТК РФ.

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах ПФР. Если работник не подал работодателю ни одно из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

К сведению: работнику, подавшему письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в силу ст. 66.1 ТК РФ.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности по правилам ст. 66.1 ТК РФ.

К сведению: лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление.

К лицам, не имевшим возможности до конца 2020 года подать работодателю одно из письменных заявлений, в частности, относятся:

• работники, которые по состоянию на 31.12.2020 не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на периоды временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами;

• лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

Сведения о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020, формируются в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, а трудовые книжки на указанных лиц не оформляются.

Форму предоставления работнику работодателем сведений о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя, форму предоставления лицу, имеющему стаж работы по трудовому договору, сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов ПФР и порядок заполнения указанных форм утверждает федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, по согласованию с ПФР.

К сведению: Минтруд пока не утвердил соответствующую форму, но можно ориентироваться на проект формы СТД-Р.

Форму представления работодателем сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР устанавливает фонд по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда.

К сведению: сведения нужно будет подавать по форме СЗВ-ТД. Проект формы проходит общественное обсуждение.

Взаимодействие работодателей с Пенсионным фондом

С учетом поправок, внесенных в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Федеральный закон № 27-ФЗ), он не только устанавливает правовую основу и принципы организации индивидуального (персонифицированного) учета сведений, но и действует в отношении учета сведений о трудовой деятельности.

Статья 1 Федерального закона № 27-ФЗ, в которой раскрываются основные понятия, дополнена абз. 11. Установлено, что раздел «Сведения о трудовой деятельности» – это раздел индивидуального лицевого счета, в котором содержатся сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже зарегистрированного лица, его приеме на работу, переводе на другую постоянную работу и увольнении. В целях применения Федерального закона № 27-ФЗ в части формирования сведений о трудовой деятельности под трудовой деятельностью понимаются периоды работы по трудовому договору, периоды замещения государственных и муниципальных должностей, должностей государственной гражданской и муниципальной службы, а также в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц иные периоды профессиональной служебной деятельности.

В разделе «Сведения о трудовой деятельности» (п. 2.1 ст. 6 Федерального закона № 27-ФЗ в новой редакции) указываются:

Место работы	наименование страхователя, сведения об изменении наименования страхователя, основание для изменения его наименования (реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования страхователя); регистрационный номер страхователя
Сведения о выполняемой работе и периодах работы	сведения о приеме на работу с указанием (при наличии) структурного подразделения страхователя, в которое принят работник; трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой сотруднику работы); сведения о переводе на другую постоянную работу; сведения об увольнении, основаниях и причинах прекращения трудовых отношений; реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений
Информация о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ либо предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ

В соответствии с новым п. 2.4 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ страхователь должен предоставлять следующие сведения о работающих у него зарегистрированных лицах в случае приема на работу, перевода на другую постоянную работу и увольнения, подачи зарегистрированными лицами заявлений о продолжении ведения страхователем трудовых книжек в соответствии со ст. 66 ТК РФ либо предоставлении страхователем таким лицам сведений о трудовой деятельности согласно ст. 66.1 ТК РФ:

1) страховой номер индивидуального лицевого счета;

2) фамилию, имя, отчество;

3) сведения о трудовой деятельности, предусмотренные п. 2.1 ст. 6 Федерального закона № 27-ФЗ.

Сведения, установленные в п. 2.4 ст. 11 Федерального закона № 27-ФЗ, предоставляются:

С 1 января 2020 года

Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место случаи приема на работу, перевода на другую постоянную работу и увольнения, подачи зарегистрированными лицами заявлений о выборе формата трудовой книжки. При предоставлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица страхователь одновременно предоставляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. При отсутствии у зарегистрированного лица перечисленных случаев сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя на такое зарегистрированное лицо предоставляются не позднее 15 февраля 2021 года

С 1 января 2021 года

В случае перевода на другую постоянную работу, подачи зарегистрированным лицом заявления о выборе формата трудовой книжки – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления. В случае приема на работу и увольнения зарегистрированного лица – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений

Если численность работающих у страхователя зарегистрированных лиц за предшествующий отчетный период – месяц составляет 25 и более человек, сведения надо предоставлять в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». В таком же порядке сведения могут предоставляться страхователем, численность работающих зарегистрированных лиц у которого за предшествующий отчетный период – месяц составляет менее 25 человек.

К сведению: сведения о трудовой деятельности составляются страхователем в форме электронного документа с использованием программно-технических средств, применяемых им для автоматизации своей деятельности, или с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе ПФР.

В связи с тем, что появился новый формат трудовой книжки, у органов ПФР возникли новые права и обязанности. В частности, согласно новому абзацу ч. 2 ст. 16 Федерального закона № 27-ФЗ ПФР обязан направлять федеральному органу исполнительной власти, уполномоченному на проведение федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства, информацию о непредставлении страхователем в установленный срок либо представлении им неполных и (или) недостоверных сведений в течение пяти рабочих дней со дня выявления такого нарушения.

К сведению: за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений страхователь или его должностное лицо привлекается к административной ответственности за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права.

С учетом поправок в ст. 5.27 КоАП РФ (новая ч. 1.1) неоднократное нарушение работодателем сроков представления сведений о трудовой деятельности в информационную систему органа, осуществляющего индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования, либо неоднократное представление неполных и (или) недостоверных сведений влечет предупреждение должностных лиц.

Согласно примечанию к данной части под неоднократным нарушением работодателем сроков представления сведений понимается совершение им указанных действий два раза и более в течение года.