Автор: Манохова С. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В конце календарного года бухгалтеры традиционно «подчищают хвосты»: инвентаризируют первичные документы, проверяют и при необходимости корректируют начисления по заработной плате, налогам, страховым взносам. В данном материале сориентируем бухгалтеров, на что им стоит обратить внимание. Не полагайтесь исключительно на настройки бухгалтерской программы – лучше проверьте.

Проверьте корректность персональных данных сотрудников

В круг обязанностей бухгалтеров входит обязанность предоставлять в различные ведомства (налоговую инспекцию, ПФР, ФСС) персональные сведения о работниках. Предоставление некорректных сведений может послужить поводом для применения к организации штрафных санкций.

Актуальные сведения о составе семьи (о количестве детей, факте установления ребенку инвалидности и пр.) необходимы для предоставления работникам льгот, предусмотренных налоговым и трудовым законодательством.

К сожалению, бухгалтер не всегда владеет информацией об изменении личных данных сотрудников. Поэтому среди сотрудников регулярно нужно проводить разъяснительную работу о необходимости своевременно предоставлять работодателю информацию об изменении таких данных (о смене фамилии, места жительства (регистрации), об изменении реквизитов паспорта, семейного положения, о факте рождения детей и др.).

Что может сделать кадровый работник или бухгалтер перед закрытием года самостоятельно? Он может, например, проверить, заносились ли в программу (в учетные документы на бумажном носителе) данные о новых паспортах работников, которым исполнилось 20 и 45 лет. Также ответственные работники могут инициировать проведение опроса среди сотрудников об изменении их персональных данных, например посредством заполнения анкеты с необходимой информацией.

Здесь же отметим важность принятия мер по защите персональных данных. К таким мерам, как правило, относятся:

  • принятие локального нормативного акта о защите персональных данных;

  • назначение ответственного за организацию обработки персональных данных;

  • определение круга лиц, имеющих доступ к персональным данным работников;

  • принятие мер для защиты персональных данных работников от неправомерного использования или утраты;

  • в случае хранения персональных данных в электронном виде – принятие мер по установлению соответствующего уровня защищенности персональных данных.

Проверьте правильность предоставления стандартных вычетов на детей

Как известно, стандартные налоговые вычеты по НДФЛ предоставляются до месяца, в котором доход налогоплательщика (работника), исчисленный нарастающим итогом с начала календарного года налоговым агентом (организацией), предоставляющим данный стандартный налоговый вычет, превысил 350 000 руб. (пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).

В связи с этим в конце календарного года целесообразно сделать выборочную проверку правильности предоставления работникам таких вычетов. То есть необходимо установить, что после превышения указанного лимита дохода вычеты работникам не предоставлялись.

Кроме того, нужно обратить внимание на корректность предоставления вычетов работникам, у которых в течение календарного года родились дети, у которых дети достигли совершеннолетия, у которых есть дети-инвалиды, у кого дети учатся в вузах, а также тем, кто получает вычет в двойном размере и пр.

В случае отсутствия заявлений на предоставление вычета, а также документов, подтверждающих право на вычет, нужно попросить работников их представить.

Проверьте, сколько подарков и матпомощи за год получили работники

Скоро новогодние праздники, и нередко в связи с этим работники получают подарки. Как известно, подарки, полученные работником за календарный год в денежной либо в натуральной форме, стоимость которых не превышает 4 000 руб., не облагаются НДФЛ (п. 28 ст. 217 НК РФ). Подарки, превышающие указанный лимит, подлежат обложению НДФЛ.

Таким образом, в конце года целесообразно перепроверить порядок обложения НДФЛ доходов в виде подарков. Отметим, что при передаче подарков детям сотрудников тоже применяются положения пп. 28 ст. 217 НК РФ. Детские подарки признается доходом, полученным работником в натуральной форме, а налоговой базой является их рыночная стоимость.

Аналогичное правило действует в отношении выплаты работникам материальной помощи, компенсации стоимости лекарственных препаратов для медицинского применения, назначенных им лечащим врачом. Доходы, не превышающие 4 000 руб., освобождаются от обложения НДФЛ по каждому из вышеназванных оснований.

Проверьте статус работников для определения ставки НДФЛ

Если в учреждении работают иностранцы или сотрудники, часто выезжающие за границу, пришло время установить их окончательный налоговый статус (резидент, нерезидент) для определения ставки НДФЛ. Напомним, что если сотрудник является резидентом, то его доходы облагаются по ставке 13 % (15 %), если работник не является налоговым резидентом – 30 % (п. 1, 3 ст. 224 НК РФ). Налоговыми резидентами считаются лица, которые находились в РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). Если к концу декабря статус сотрудника поменялся, необходимо пересчитать НДФЛ с его доходов, выплаченных с начала года. Для целей определения налогового статуса попросите работников принести копии загранпаспортов с отметками о въезде (выезде).

Проверьте соблюдение страховых лимитов

Размер заработка работников за календарный год имеет значение для определения тарифа страховых взносов. Напомним, что Правительством РФ ежегодно устанавливается предельная величина базы для расчета страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и на случай временной нетрудоспособности или материнства (п. 3, 6 ст. 421 НК РФ).

На 2022 год предельная величина базы для начисления страховых взносов на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством равна 1 032 000 руб. (п. 1 Постановления Правительства РФ от 16.11.2021 № 1951). С сумм выплат, превышающих указанную предельную величину, страховые взносы не начисляются.

Предельная величина базы для начисления взносов на ОПС на 2022 год составляет 1 565 000 руб. Если пенсионные взносы рассчитываются по основным тарифам (22 %), их нужно начислить и на суммы, превышающие предельную величину. Однако страховые взносы на ОПС с сумм, превышающих предельную величину базы, начисляются по тарифу 10 % (пп. 1 п. 2 ст. 425 НК РФ). Страхователи, которые применяют пониженные тарифы, не начисляют страховые взносы на ОПС с сумм, превышающих предельную величину базы (п. 3 ст. 421 НК РФ, Письмо Минфина России от 10.02.2022 № 03-15-06/8999).

При начислении взносов на ОПС по дополнительным тарифам предельная величина базы не применяется (п. 5 ст. 421 НК РФ).

Для начисления страховых взносов на ОМС предельная величина базы ст. 421 НК РФ не предусмотрена.

Обратите внимание: с 2023 года будут установлены единые тарифы страховых взносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование. Предельная величина базы страховых взносов будет единой (Федеральный закон от 14.07.2022 № 239-ФЗ).

Проверьте правильность начисления резерва на оплату отпусков

Государственные (муниципальные) учреждения обязаны создавать в бухгалтерском (бюджетном) учете резерв на оплату отпусков, который рассчитывается с учетом страховых взносов на основе утвержденной методики расчета резерва (п. 302.1 Инструкции № 157н, письма Минфина России от 16.08.2019 № 02-06-10/62943, от 07.03.2018 № 02-07-10/14688).

По состоянию на 31 декабря нужно проверить остатки сформированного резерва. Если по результатам инвентаризации резерва будет установлено превышение фактически начисленного резерва над суммой подтвержденного, на 31 декабря необходимо сделать корректировку (сторнировочную запись), а при недоначислении – дополнительную запись по включению дополнительных отчислений в резерв.

После проверки резерва текущего года требуется сформировать резерв на следующий год (п. 12 ФСБУ «Выплаты персоналу», Письмо Минфина России от 30.11.2020 № 02-06-07/104576).

В целях налогового учета резерв на оплату отпусков могут создавать учреждения, которые осуществляют приносящую доход деятельность, оплачивают труд работников за счет средств от этой деятельности и являются плательщиками налога на прибыль (п. 1 ст. 267.3 НК РФ). Создавать ли резерв на оплату отпусков в налоговом учете, решает само учреждение.

В течение года учреждение списывает суммы отпускных за счет резерва, то есть учитывает за счет резерва предполагаемые, а не действительные затраты на оплату отпусков.

В конце года, как и в бухгалтерском (бюджетном) учете, необходимо провести инвентаризацию налогового резерва на оплату отпусков, чтобы сравнить планируемое количество дней отпуска в расчете за год с фактически использованными днями отпуска за год (п. 3 ст. 324.1 НК РФ).

Недоиспользованные на последний день текущего налогового периода суммы резерва предстоящих расходов на оплату отпусков работников включаются в состав налоговой базы текущего налогового периода.

Если по результатам инвентаризации окажется, что сумма начисленного в текущем году резерва соответствует величине расходов на оплату неиспользованных отпусков, то остаток резерва можно перенести на следующий год. Обратите внимание на то, что такой перенос возможен, только если в следующем году учреждение тоже будет создавать резерв на оплату отпусков.

Проверьте налоговый лимит по расходам на «социалку»

Если учреждение осуществляет приносящую доход деятельность (уплачивает налог на прибыль) и оплачивает работникам туристические путевки, договоры ДМС и медицинские услуги, в конце года оно должно удостовериться, что соблюдается установленный лимит. Дело в том, что указанные социальные расходы нормируются. Учесть можно фактически потраченную сумму, но (пп. 16, 24.2 ст. 255, пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ):

  • не более 50 000 руб. на каждого человека за год – по расходам на путевки;

  • не превышающую 6 % от суммы расходов на оплату труда (затраты на путевки, расходы на ДМС для работников и на оплату медицинских услуг учитываются в совокупности).

Проверьте правильность составления графика отпусков

График отпусков необходимо принять не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года, то есть до 17 декабря (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). С учетом того, что 17.12.2022 – это суббота, для организаций, работающих по графику пятидневной недели, самая поздняя дата утверждения графика отпусков на 2023 год придется на пятницу, 16.12.2022.

В рамках данной темы ответим на актуальный в настоящее время вопрос: нужно ли включать в график отпусков сотрудников, призванных на военную службу по мобилизации?

По общему правилу в график отпусков включают всех работников, которые на день его утверждения состоят в трудовых отношениях с предприятием (за исключением работниц, которые в наступающем году будут находиться в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком).

Приостановление действия трудового договора в связи с мобилизацией, по мнению Роструда, также относится к случаям-исключениям (см. ответ на вопрос от 21.10.2022 на сайте онлайнинспекция.рф). Роструд при ответе на подобный вопрос сделал вывод, что включать мобилизованных в график отпусков не требуется. Обосновал он это следующим. В соответствии со ст. 351.7 ТК РФ в период приостановления действия трудового договора стороны трудового договора приостанавливают осуществление прав и обязанностей, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также прав и обязанностей, вытекающих из условий коллективного договора, соглашений, трудового договора (за некоторым исключением).

Таким образом, если вы включили в график отпусков мобилизованных сотрудников, работниц, не планирующих до конца 2023 года выходить из декрета, целесообразно их оттуда вычеркнуть. В случае возвращения названных сотрудников на работу в 2023 году график отпусков нужно будет скорректировать.

* * *

В конце года либо непосредственно перед составлением бухгалтерской и налоговой отчетности во всех организациях традиционно проводится инвентаризация активов и обязательств. Бухгалтерам расчетной группы поручается проверить правильность начисления заработной платы, налогов, страховых взносов.

Во избежание ошибок рекомендуем в конце года проверить актуальность персональных данных сотрудников, корректность начисления налогов и сборов, налоговый статус работников-иностранцев.