Шишкин В. Ю., налоговый консультант
Журнал «Учет в торговле» № 9, сентябрь 2010 г.
Трудовым кодексом РФ установлено, что работники торговых фирм обязаны проходить медосмотры. А Кодексом РФ об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за несоблюдение этого требования. Причем в этом году срок давности привлечения организации к административной ответственности по такому нарушению увеличен (с трех месяцев до года).
У кого должны быть медкнижки
В статье 213 Трудового кодекса РФ сказано: «Работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, лечебно-профилактических и детских учреждений, а также некоторых других работодателей проходят указанные медицинские осмотры (обследования) в целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний».
Однако обязанность пройти медицинские осмотры касается не всех работников торговли. В частности, в приказе Роспотребнадзора от 20 мая 2005 г. № 402, а также в СанПиН 2.3.5.021-94(57) уточнено, что требование о прохождении медицинских осмотров касается лиц, работающих в сфере продовольственной торговли, то есть работников магазинов, реализующих пищевые продукты и питьевую воду. Если же магазин осуществляет продажу, например, строительных товаров, то его персоналу нет необходимости проходить медосмотр и оформлять медицинскую книжку.
Кроме того, даже среди работников продуктовых магазинов есть исключения. В данном случае речь идет о руководителях, специалистах бухгалтерии и отдела кадров, которые не имеют непосредственного контакта с клиентами и продукцией, – проходить медосмотры они не обязаны.
Учтите: если человек не прошел медосмотр (когда тот обязателен), он может быть отстранен от работы. При этом руководителя организации (как и саму организацию) могут привлечь к административной ответственности по статье 6.3. Кодекса РФ об административных правонарушениях. Подобное нарушение влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 500 до 1000 руб. (такой же штраф налагается на предпринимателей); на организацию – от 10 000 до 20 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Учет затрат на медосмотр и получение медкнижек
Порядок бухгалтерского и налогового учета затрат на медосмотры и оформление медкнижек зависит от характера затрат. На практике, как правило, либо работники самостоятельно идут в медицинское учреждение и оформляют там медкнижку, а затем предприятие компенсирует понесенные ими затраты. Либо организация сама заключает договор с медицинским учреждением и централизованно проводит медосмотры и оформление медкнижек работникам.
Рассмотрим разные ситуации.
Компенсация затрат работников на медосмотры
Сначала рассмотрим такой вариант учета затрат.
Налог на прибыль. Затраты торговой фирмы на оплату обязательных медицинских осмотров работников можно отнести к расходам на обеспечение безопасных условий труда.
Они принимаются в целях налогообложения прибыли в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Эту точку зрения разделяют и финансисты (письмо от 21 ноября 2008 г. № 03-03-06/4/84). Причем по данной статье расходов они предлагают также списывать компенсацию работникам за оформление медкнижек.
Налог на доходы физических лиц. Оплата работодателем медосмотров работников и оформления медкнижек, обусловленных требованиями трудового законодательства, не может быть признана экономической выгодой (доходом) работников. Таким образом, суммы компенсации не будут облагаться налогом на доходы физических лиц (письмо № 03-03-06/4/84).
Страховые взносы. Учитывая, что затраты работодателя на проведение медицинских осмотров работников и оформление медкнижек являются производственными расходами организации, необходимыми для осуществления ее деятельности, с них не нужно начислять страховые взносы.
Упрощенная система налогообложения. При «упрощенке» налоговую базу можно уменьшить на материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). Их состав определяется в соответствии со статьей 254 Налогового кодекса РФ (п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). В подпункте 6 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ указаны затраты на контроль за соблюдением установленных технологических процессов, осуществляемый сторонними организациями.
Согласно пункту 2.4 Санитарных правил СП 1.1.1058-01, утвержденных постановлением Главного санитарного врача РФ от 13 июля 2001 г. № 18, медицинские осмотры относятся к производственному контролю. Поэтому уплаченные за них суммы можно включить в состав материальных расходов. Данный вывод подтверждает и Минфин России (письмо от 4 июня 2007 г. № 03-11-04/2/157).
Бухгалтерский учет. Суммы, выплаченные фирмой в качестве компенсации затрат работников на медицинские осмотры и оформление медкнижек, учитываются в составе расходов на продажу (счет 44). При этом в качестве корреспондирующего счета, по нашему мнению, целесообразно использовать счет 73.
Пример. Иванова устраивается на должность товароведа в продовольственный магазин. Она прошла предварительный медицинский осмотр, и ей была оформлена медкнижка. Все связанные с этим расходы (8000 руб.) Иванова оплатила сама. Однако впоследствии данные суммы ей компенсировала организация.
В учете организации бухгалтер записал:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 73
–8000 руб. – начислена компенсация за проведенный медосмотр;
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50
–8000 руб. – выплачена компенсация.
Организация учла суммы компенсации в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. При этом НДФЛ и страховые взносы на эти суммы не начислялись.
Организация централизованно проводит медосмотры
В таком случае в бухучете возникают нюансы. Так как организация заключает договор с медицинским учреждением, в ее учете отражаются расчеты с этим учреждением. При этом затраты на оплату медицинских услуг включаются в состав расходов на продажу. Таким образом, выставление медучреждением счета на оплату услуг по проведению медицинских осмотров и оформлению медкнижек отражается записью по дебету счета 44 и кредиту счета 60 (76).
Передача организацией медкнижек работникам
Торговая фирма может централизованно закупить бланки межкнижек, чтобы затем выдать их работникам. В бухучете стоимость медкнижек будет включена в состав расходов по обычным видам деятельности (при этом для учета бланков строгой отчетности предусмотрен счет 006 «Бланки строгой отчетности», на котором они учитываются по стоимости приобретения).
Принимаются такие расходы и при налогообложении прибыли.
Что касается передачи медкнижек работникам, здесь существуют две позиции. Первая заключается в том, что при передаче работникам медкнижек происходит передача права собственности на бланки книжек от организации к работникам на возмездной основе, то есть имеет место реализация. Соответственно при таком подходе медкнижки рассматриваются как товар.
Вторая позиция состоит в том, что передача работодателем медкнижки работнику происходит в рамках исполнения возложенных на работодателя обязанностей. В этом случае бланки медкнижек не считаются товаром.
Относительно НДС точка зрения финансового ведомства следующая. Выдача работникам медкнижек за плату является реализацией товаров, а потому облагается НДС. Однако, на наш взгляд, данная позиция не бесспорна: приобретая медкнижку, организация не стремится к получению прибыли, а лишь выполняет требования законодательства.
Следовательно, медкнижка не может признаваться товаром для целей налогообложения. Сложившаяся судебная практика подтверждает, что передача имущества, происходящая без волеизъявления сторон, не должна рассматриваться как реализация товаров (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 26 мая 2008 г. № Ф04-3268/2008(5616-А27-15)).
Если фирма не уплачивает НДС при выдаче работникам медкнижек, то она не сможет возместить «входной» НДС по ним (он будет учитываться в стоимости книжек).
Важно запомнить
Торговая фирма может либо компенсировать работникам расходы на медосмотр и оформление медкнижек, либо оплатить такие расходы напрямую медучреждению. Но в любом случае, если речь идет о медосмотре, который обязателен для работника, организация сможет уменьшить свои налоговые обязательства на произведенные расходы. Причем удерживать с работника НДФЛ с суммы оплаченного медосмотра и оформления медкнижек не нужно.