Суммы возмещения расходов «разъездным» работникам освобождаются от НДФЛ в пределах, установленных в локальном акте, трудовом или коллективном договоре. Об этом сообщил Минфин России в письме от 20.01.14 № 03-11-06/2/1482.

По общему правилу все виды законодательно установленных компенсационных выплат, связанных с выполнением трудовых обязанностей, освобождаются от НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Перечень выплат, полагающихся тем, чья постоянная работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, приведен в статье 168.1 Трудового кодекса.

Таким работникам возмещаются расходы:

  • на проезд;
  • на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

При этом размер и порядок возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 168 ТК РФ).

Исходя из указанных норм, авторы письма делают вывод: суммы возмещения расходов при разъездной работе освобождены от НДФЛ в пределах, установленными коллективными, трудовыми договорами либо локальными актами.

Отметим, что данная компенсация не облагается НДФЛ только при наличии документов, подтверждающих понесенные работником расходы.

При этом суммы возмещения расходов не включаются в базу для расчета страховых взносов во внебюджетные фонды. Такая позиция изложена в письме Минздравсоцразвития России от 27.02.10 № 406-19. Но только при условии, если работодатель возмещает работникам фактические затраты. Если выплаты производятся в фиксированном размере без подтверждающих документов, то они компенсациями не признаются, поскольку не зависят от размера фактически понесенных затрат работником.

Чтобы установить разъездной характер работы, необходимо прописать соответствующее условие в трудовом договоре, а также определить в локальном нормативном акте перечень работ, профессий и должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер.