Е. А. Орлова, налоговый консультант ООО «МодернСтрой»

Журнал «Учет в производстве» № 2, февраль 2014 г.

Роструд напомнил, что перечень должностей сотрудников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, должен быть закреплен внутренним документом организации.

Что считать разъездной работой

Действующее законодательство не определяет, что следует понимать под разъездным характером работы. Роструд в письме от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ по данному вопросу сообщил, что, как правило, разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации.

В отличие от командировок, носящих временный характер, такая работа имеет постоянный характер. Ранее Минздравсоцразвития России в письме от 18 сентября 2009 г. № 22-2-3644 также указало, что поскольку в действующем законодательстве понятие «разъездной характер работы» отсутствует, то решение вопроса об отнесении той или иной работы к разъездной принимается каждой организацией самостоятельно.

В соответствии со статьей 57 Трудового кодекса РФ условие о разъездном характере работы должно быть закреплено в трудовом договоре с работником. А если такой характер работы был установлен уже после того, как специалиста приняли в штат, то заключается дополнительное соглашение.

Кроме того, разъездной характер работы нужно отразить и в должностной инструкции этого сотрудника.

Согласно статье 168.1 Трудового кодекса РФ, перечень профессий, должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, такими как Положение о разъездном характере работы. В нем приводится перечень работ, профессий и должностей разъездного характера, регламентируются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также порядок оформления поездок и формы документов.

В течение деятельности организации перечень должностей, имеющих разъездной характер работы, может меняться. Чтобы не вносить поправки в Положение, лучше изначально установить такой перечень отдельным приказом руководителя.

Выплаты и компенсации

В статье 164 Трудового кодекса РФ сказано, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей. К таким затратам, в частности, относятся расходы, связанные со служебными поездками персонала, чья постоянная работа носит разъездной характер.

Согласно статье 168.1 Трудового кодекса РФ, сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает в том числе связанные со служебными поездками расходы на проезд. Нормы и порядок возмещения таких расходов законодательно не регламентированы. Таким образом, организация вправе сама определить размеры и порядок возмещения расходов, возникающих при служебных поездках.

Налогообложение

Рассмотрим налоговые последствия в случае, если в штате организации числятся сотрудники с разъездным характером работы.

Налог на прибыль

Налоговый кодекс РФ не содержит специальной нормы по учету в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с возмещением работнику затрат при выполнении им работы разъездного характера. Эти затраты учитываются в составе прочих на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. На это указано в письме ФНС России от 6 августа 2010 г. № ШС-37-3/8488. Такое же мнение изложено Минфином России в письмах от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182, от 14 июня 2011 г. № 03-03-06/1/341, от 18 августа 2008 г. № 03-03-05/87.

И хотя ограничений по включению данных затрат в базу по налогу на прибыль нет, организации обязаны руководствоваться общими критериями пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ: расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. Причем в соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ при методе начисления такие расходы учитываются на дату утверждения авансового отчета.

Налог на доходы физлиц

Компенсационные выплаты в пользу работников, связанные с их расходами при разъездной работе, НДФЛ не облагаются в размерах, предусмотренных коллективным (трудовым) договором, соглашениями, локальными нормативными актами (письма Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182, от 5 июля 2013 г. № 03-04-06/25956).

Иногда руководители организаций назначают сотрудникам, имеющим разъездной характер работы, надбавки к должностному окладу (тарифной ставке). Эта надбавка выплачивается взамен суточных. Нужно ли удерживать с нее налог на доходы физических лиц? Да, нужно, считают в Минфине России (письмо от 26 марта 2012 г. № 03-04-06/9-76). Поскольку ни Трудовой кодекс РФ, ни иные нормативные правовые акты не рассматривают надбавку к должностному окладу (тарифной ставке) в качестве компенсационной выплаты.

Страховые взносы

Согласно подпункту «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, страховыми взносами не облагаются все виды компенсационных выплат. Но только при условии возмещения работодателем работникам фактических затрат. Если же выплаты производятся в фиксированном размере без подтверждающих документов, то они компенсациями не признаются. И на них нужно начислять страховые взносы. К такому выводу пришел ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 1 ноября 2013 г. № А45-29823/2012.

Отметим также, что специалисты Минздравсоцразвития России придерживаются аналогичного мнения, о чем свидетельствует письмо от 26 мая 2010 г. № 1343-19.

Важно запомнить

Перечень специалистов, труд которых носит разъездной характер, рекомендуем определить в учетной политике предприятия (воспользуйтесь сервисом для подписчиков «Учетная политика»).