Источник: ООО "Небо"
Чтобы подтвердить стаж сотрудника с электронной трудовой книжкой, работодатели выдают справку СТД-Р. Расскажем, кому, когда и как оформлять этот документ, а так же как правильно его заполнить, чтобы избежать проблем с трудовой инспекцией.
Кому и для чего выдают справку СТД-Р
С бумажными трудовыми все просто: если нужно предоставить информацию о трудовой деятельности при устройстве на работу, то достаточно передать оригинал документа. В случае с электронной книжкой все сведения хранятся в базах данных ПФР: получить их можно по запросу, либо у работодателя — в виде справки СТД-Р.
В обязательном порядке СТД-Р выдают сотрудникам, у которых нет бумажной трудовой:
-
если работник написал заявление о переходе на электронные трудовые книжки и, соответственно, забрали бумажный вариант документа из отдела кадров (ст. 66.1 ТК РФ);
-
если работник впервые устроился на работу с 1 января 2021 года – с этого времени ведение электронных трудовых книг стало обязательным.
Если сотрудник в заявлении указал, что предпочитает бумажный вариант трудовой, то работодатель может не выдавать СТД-Р: эту информацию работник может получить самостоятельно в ПФР, МФЦ или через Госуслуги.
В каких ситуациях выдают СТД-Р
Работодатель должен оформить СТД-Р в течение трех рабочих дней, если сотрудник запросил этот документ в заявлении. Само заявление пишут в свободной форме, обязательно указывают, в каком виде нужна справка – в электронном или бумажном.
Кроме этого, справку обязательно выдают при увольнении – в этом случае работник никаких дополнительных заявлений писать не должен. При увольнении СТД-Р выдают в последний рабочий день: если работник сначала уходит в отпуск, а потом увольняется, то справку выдают в последний день перед отпуском (ч. 5 ст. 80 ТК РФ).
Если сотрудник не забрал СТД-Р, отправьте ему справку заказным письмом с уведомлением – так вы снимете с себя возможную ответственность за несвоевременную выдачу справки.
Кто и как выдает СТД-Р
Назначьте ответственного сотрудника для выдачи СТД-Р: чаще всего этим занимается кадровик, который ведет электронные трудовые и отчитывается перед ПФР по форме СЗВ-ТД.
Справку выдавайте в том виде, который выбрал сотрудник. Если пожелания не указаны в заявлении, работодатель сам выбирает в бумажном или электронном формате оформлять справку. В любом случае документ нужно правильно заверить:
-
бумажная справка – подпись руководителя (доверенного лица) и печать организации (при наличии);
-
электронная справка – усиленная квалифицированная электронная подпись.
Документ можно отдать лично в руки, отправить заказным или электронным письмом.
Как правильно заполнить СТД-Р
В справке СТД-Р можно выделить три группы сведений, которые обязательно указывают при заполнении: о работнике, работодателе и трудовой деятельности сотрудника. Рассмотрим подробнее каждый блок.
Сведения о работнике
Нужно указать ФИО – на русском языке, в именительном падеже, без сокращений и инициалов. Пишем так, как указано в паспорте. СНИЛС записывается в виде 11 цифр в формате «ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ» (как на самом документе). Дата рождения вносится в виде «ДД.ММ.ГГГГ».
Сведения о работодателе
Наименование юридического лица указывают так, как прописано в учредительных документах. Если работодателем является ИП, адвокат, нотариус или глава крестьянского (фермерского) хозяйства, то прописывают ФИО в соответствии с паспортом или иным документом, удостоверяющим личность. Сокращения, инициалы или аббревиатуры недопустимы: к примеру, писать «Иванов И.И.» или «ООО «Ромашка»» нельзя.
Далее заполняются остальные поля:
-
регистрационный номер страхователя в ПФР – он состоит из 12 цифр в формате «ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ»;
-
ИНН – берется из свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, если после заполнения номера в конце остались пустые знаки, в них нужно поставить прочерки;
-
КПП – указывается в соответствии с уведомлением о постановке на учет по месту нахождения подразделения;
-
если сотрудник подавал заявление о предоставлении СТД-Р ранее, либо о продолжении ведения трудовой книжки, заполните соответствующие поле (формат даты — «ДД.ММ.ГГГГ»).
Сведения о трудовой деятельности
В табличном разделе нужно указать все кадровые мероприятия с момента устройства сотрудника и до момента его увольнения (либо до момента оформления справки). Всего в таблице 10 граф.
Графа 1. Порядковый номер кадрового мероприятия. Заполняется в хронологическом порядке: от самых ранних к самым последним.
Графа 2. Дата кадрового мероприятия — информацию берем из соответствующего приказа.
Графа 3. Вид кадрового мероприятия. Возможны пять вариантов:
-
ПРИЕМ – прием сотрудника на работу или службу;
-
ПЕРЕВОД – перевод на другую работу;
-
ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ – изменение наименования страхователя;
-
УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ) – при получении новой профессии, квалификации, обязательно прописываются разряды, классы, категории и пр.;
-
УВОЛЬНЕНИЕ – при увольнении с работы.
Графа 4. Указываем название специальности, профессии, либо вид работы и название подразделения. Информацию следует брать из штатного расписания. Название подразделения указывается только в том случае, если это прописано в трудовом договоре.
Если работник имеет право на льготы, либо есть ограничения, связанные с работой или должностью, то при заполнении графы нужно руководствоваться квалификационным справочникам или отдельным положениям профессиональных стандартов (ст. 57, ст. 195.3 ТК РФ).
В случае если причиной увольнения стало решение суда (например, работника лишили права занимать определенную должность), то в графе нужно указать эту информацию: что запретили, на каком основании и на какой срок.
Графа 5. Эту часть таблицы заполняют начиная с 1 января 2021: указывают код выполняемой функции в формате «ХХ.ХХХ-Х-Х»:
-
первые пять символов – это код наименования вида профессиональной деятельности в соответствии с первым разделом профстандарта;
-
если в документе нет точной формулировки трудовой функции, её можно подобрать по профессии, должности, специальности (раздел III профстандарта);
-
шестой символ – буквенное обозначение кода трудовой функции;
-
седьмой символ – цифровой знак уровня квалификации.
К примеру, для директора по персоналу в графу 5 вписывают 07.003-Н-7. Профстандартом для этой специальности является «Специалист по управлению персоналом». Первые пять символов указаны в разделе I документа. Шестой и седьмой символы соответствуют обобщенной трудовой функции – «Стратегическое управление персоналом организации» из раздела III этого же документа.
Графа 6. Статья Трудового кодекса, на основании которой работник увольняется.
Графы с 7 по 9. Сюда вносят реквизиты приказа об увольнении.
Графа 10. Отводится для исправления ранее поданных сведений.
Как исправить ошибочные сведения в СТД-Р
При обнаружении ошибки, неверную информацию нужно либо исправить, либо аннулировать. Порядок действий при этом такой:
-
Сначала исправляют СЗВ-ТД: так как СТД-Р формируется на основании данных из СЗВ-ТД, то перед исправлением самой справки, нужно отправить в ПФР уточненные данные. Если этого не сделать, то сведения из СТД-Р будут отличаться от сведений СТД-ПФР, а значит работодателю будет грозить ответственность по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП.
-
Затем повторно оформляют СТД-Р: ошибочную запись делают в том же виде, в каком сведения были указаны в первый раз. При этом напротив записи в графе 10 ставят знак «Х». После этого в следующей строке указывают правильную информацию, а графу 10 уже не заполняют.
-
Если событие вписано по ошибке, то есть, его не было, то в СТД-Р вносят лишь одну запись с отметкой в 10 графе.
Справку СТД-Р вы всегда сможете сформировать в Небе. Для этого нужно зайти в «Раздел Персонал — Электронные трудовые книжки».
Что грозит работодателю за отказ в выдаче справки?
Нарушение сроков выдачи СТД-Р, либо отказ от оформления документа влечет за собой административную ответственность по ст. 5.27 КоАП:
-
за первое нарушение ИП оштрафуют на сумму от 1 до 5 тыс. руб., юридическое лицо – от 30 до 50 тыс. руб.;
-
за повторное нарушение ИП грозит штраф в размере от 10 до 20 тыс. руб., а юридическому лицу – от 50 до 70 тыс. руб.
Если сотрудник докажет в суде, что из-за проволочек с выдачей СТД-Р не смог устроиться на работу, работодателю придется выплатить бывшему работнику денежную компенсацию. Её размер определяет суд.