И. Е. Подцепихина, директор и главный бухгалтер ООО «Экселенс» (г. Уфа)
Журнал "Учет в туристической деятельности"
Электронный журнал
Если работник отправился в командировку на автомобиле, срок поездки ему надо указать в служебной записке. К авансовому отчету также следует приложить первичку, которая подтверждает, что сотрудник ехал на автомобиле к месту командировки и обратно. Такие разъяснения опубликовал Минфин России в письме от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/22368.
Какими документами оформлять командировку
Оформлять командировочное удостоверение работникам для служебных поездок не надо. Это новшество действует с 8 января 2015 года (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). По новым правилам основным документом, на основании которого работника направляют в командировку, является приказ руководителя, в котором необходимо указать цель поездки. Имея такой приказ, бухгалтер выдаст работнику деньги на проезд, проживание и суточные. А вернувшись из командировки, работник должен составить и представить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. Проверьте, внесены ли у вас изменения в Положение о командировках. Там не должны упоминаться командировочное удостоверение и служебное задание. Теперь в них нет необходимости.
Какой первичкой подкрепить расходы на поездку
Экономическим обоснованием командировочных расходов по-прежнему являются документы, подтверждающие оплату за проезд и жилье. А если работник ездил в служебную командировку на личном автомобиле, также необходимы чеки на приобретение ГСМ, путевой лист, квитанции на оплату автостоянок, иная первичка. Помимо этого работник должен написать в произвольной форме служебную записку с указанием дат выезда в командировку и возвращения из нее, которая вместе с приложенными документами станет обоснованием командировки. Обратите внимание: одной служебной записки недостаточно. Об этом сказано в письме Минфина России от 20 апреля 2015 г. № 03-03-06/22368.
Как определить точные сроки командировки
Если раньше сроки поездки подтверждались командировочным удостоверением, то сейчас их определяют по проездным документам. Имея авансовый отчет работника с приложенными документами, командировочные расходы можно будет смело учесть при налогообложении прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ) и при упрощенке (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
А вот в случае потери документов на проезд включать его стоимость в расходы рискованно. Налоговики могут не принять такие затраты. Пусть даже у сотрудника и сохранились документы на проживание. Поэтому лучше попытаться запросить у перевозчиков дубликаты потерянных документов. Ну, а если это не удастся, а работодатель все-таки решил оплатить работнику расходы по документально не подтвержденной командировке, они будут считаться его доходом. Соответственно, с суммы выплаты нужно удержать НДФЛ и начислить взносы.
Напомню, что суточные в целях НДФЛ нормируются. Они не облагаются налогом в размере 700 руб. при поездках по России и 2500 руб. при загранкомандировках. И если работодатель установил размер суточных, превышающий данные лимиты, с сумм превышения нужно удерживать налог.
Нормативы суточных приведены в пункте 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
Причем суточные, выданные работнику на поездку в иностранной валюте, надо пересчитывать в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета. Такие разъяснения приведены в письме ФНС России от 20 апреля 2015 г. № БС-4-11/6660.
Важно запомнить
Сроки командировки подтверждают проездные документы или первичка об использовании личного транспорта (путевой лист, чеки на покупку ГСМ и пр.).
