Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Регистрация
Подписка на новости

Авансовый отчет

24.07.2017 Печать Email

Авансовый отчет – это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса.

В авансовом отчете лицо, получившее денежные средства (независимо от цели), указывает:

  • сумму, полученную под отчет;

  • фактически произведенные расходы;

  • остаток либо перерасход денег.

Причем к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.

Форма авансового отчета

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

Однако с 2013 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее  по тексту - Закон о бухучете).

Отметим, что на практике пор большинство компаний предпочитает использовать унифицированную форму N АО-1.

Нормативные акты, регулирующие порядок составления и сдачи авансового отчета

Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).

Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение о командировках).

Кто должен составлять авансовый отчет

В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У авансовый отчет должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:

  • в первую очередь – работники организации;

  • физические лица-внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор).

Согласно письму Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании.

В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.

Список лиц, имеющих право получать денежные средства  под отчет

При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ-инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Срок для представления авансового отчета

Срок для представления отчета по израсходованным суммам установлен в 3 рабочих дня:

  • после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет;

  • или со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска/болезни).

Пример.  Расчет даты представления авансового отчета

Ситуация 1:

Деньги были выданы под отчет в понедельник 15.05.2017 на 5 рабочих дней.

Тогда 1-й рабочий день заканчивается 16.05.2017 во вторник, а последний 5-й – в понедельник 22.05.2017.

Значит, в течение следующих 3 рабочих дней со вторника по четверг включительно (23 мая – 25 мая) авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию.

Ситуация 2:

Допустим, деньги были выданы на командировочные расходы.

Последний день командировки – пятница 19.05.2017.

А в понедельник 22 мая сотрудник компании возвращается на свое привычное рабочее место. Тогда у него будет 3 дня (с 23 по 25 мая) для представления авансового отчета.

Заявление работника о выдаче денег под отчет

Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер  оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания N 3210-У).

 Таким образом, в заявлении работника о выдаче денег под отчет:

  • подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются;

  • а резолюция руководителя подтверждает запрос работника либо корректирует его.

       Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.

Отметим, что форма заявления не предусмотрена нормативным актом и потому заявление составляется произвольно (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается в ЛНА компании.

В заявлении также еще должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом.

Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдать ему новый нельзя.

Срок проверки, утверждения авансового отчета и окончательного расчета с работником организации

Авансовый отчет передается в бухгалтерию, где он проверяется, далее его утверждает руководитель организации и производится окончательный денежный расчет с работником организации в срок, установленный в ЛНА или приказом. 

Срок, в течение которого проверяется и утверждается авансовый отчет, а также проходит окончательный расчет, устанавливается руководителем (абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У).

При окончательном расчете с работником сотрудник или возвращает неизрасходованную часть денег или наоборот: ему выплачивают сумму перерасхода, если пришлось потратить больше запланированного и руководство это уже утвердило.

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма N АО-1).

Неизрасходованные деньги, т.е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.

Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

В бухучете эти операции отражаются так:

Проводка

Операция

На дату выдачи денег под отчет

Дебет 71 - Кредит 50

Работнику выданы деньги под отчет

На дату утверждения авансового отчета

Дебет 10 (08, 20, 26, 44) - Кредит 71

Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы

Дебет 50 - Кредит 71

От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег

Дебет 71 - Кредит 50

Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету

Расчеты с использованием пластиковой карты

Дебет 55 - Кредит 51,52

Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте

Дебет 71 - Кредит 55

Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет)

Дебет 73- Кредит 55

Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами

Дебет 50 - Кредит 73

Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов

Дебет 70 - Кредит 73

Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях

В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника. Проводки будут такие:

Проводка

Операция

Д 94 - К 71

Отражены подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

Д 70 - К 94

Из зарплаты работника удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

 




Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Авансовый отчет: подробности для бухгалтера
  • Авансовые отчеты и поддельные чеки. Как не попасть на штрафы от ФНС?
    ... Все это оформляется с помощью авансовых отчетов и чеков. Иногда чеки оказываются ... Все это оформляется с помощью авансовых отчетов и чеков. Иногда чеки ... покупки недостаточно. Нужно сделать авансовый отчет. В нем данные о ... картами не нужны авансовые отчеты. Это неправда. Оформлять авансовые отчеты на покупки все ... надо. Почему нельзя делать фальшивые авансовые отчеты? Подотчетные деньги провоцируют обманывать ... проверку компании и стали проверять авансовые отчеты. Нашли чеки от ликвидированных ...
  • Приобретение услуг по организации деловых поездок: какими документами подтверждать
    ... в целях налогообложения является авансовый отчет работника с приложением к ... расходы признаются в момент утверждения авансового отчета ( пп. 5 п. ... данные расходы отражены в его авансовом отчете, или оплату расходов на ... что означает их отсутствие в авансовом отчете командированного работника (смотрите письмо ... расходов могут быть приложенные к авансовому отчету счета гостиниц, квитанции, бланки ... обратно железнодорожным транспортом, к авансовому отчету должен приложить либо обычный железнодорожный ...
  • Порядок проведения инвентаризации расчетов по доходам и обязательствам учреждения
    ... отчет, своевременность представления подотчетными лицами авансовых отчетов, наличие документов, подтверждающих произведенные расходы ... , по которым наступил срок представления авансового отчета. Проверка расчетов с кредиторами Инвентаризация ...
  • Учет расчетов с подотчетными лицами
    ... отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или ... руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем ... лицевой стороне авансового отчета не является ошибочным. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным ... отчет, своевременность представления подотчетными лицами авансовых отчетов, наличие документов, подтверждающих произведенные расходы ...
  • Учет расчетов с подотчетными лицами в автономном учреждении
    ... расчет по ним. Обратите внимание: авансовый отчет (ф. 0504505) представляется работником ... 216 Инструкции № 157н). Порядок заполнения авансового отчета (ф. 0504505) установлен Приказом Минфина ... осуществленные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету (ф. 0504505), нумеруются подотчетным ... расходов на основании утвержденного руководителем авансового отчета (ф. 0504049) с приложенными ... произведена безналичным расчетом. Работник представил авансовый отчет с приложением первичных документов ( ...
  • Директор купил электронный билет для сотрудника с корпоративной карты: бухгалтерский и налоговый учет
    ... ) реализацией на дату утверждения авансового отчета командированного сотрудника. Организация имеет ... освобождает его от обязанностей отчитаться авансовым отчетом, прилагая другие оправдательные документы, ... На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных ... Однако только после утверждения авансового отчета работника по командировке стоимость ... организация получает электронные билеты. Авансовые отчеты и документы, подтверждающие командировочные ...
  • Заправка автомобиля ГСМ по топливной карте
    ... 667 Операция совершается на основании авансового отчета (ф. 0504505), составленного водителем, ... записей, то водитель составляет авансовый отчет (ф. 0504505) и все ... возникнуть при заполнении титульного листа авансового отчета (ф. 0504505), поскольку в ... при заполнении титульного листа авансового отчета данные из кассовых чеков ... денежных средствах в титульном листе авансового отчета (ф. 0504505) отразится так: ... быть приложены к оформленному водителем авансовому отчету (ф. 0504505)). Рекомендуем прикреплять ...
  • Расчеты с подотчетными лицами
    ... (или уполномоченным им лицом) авансового отчета (ф. 0504505) и прилагаемых ... отчет и возмещение перерасхода по авансовому отчету; по кредиту – принятие произведенных ... командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета: – суточные 2 109 80 ... 18 Приняты на основании авансового отчета и подтверждающих документов суммы ... покупку банковской картой. К авансовому отчету он приложил товарный и кассовый ... учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица ...
  • Сотрудник в командировке пользовался услугами "Яндекс.Такси", можно ли компенсировать затраты?
    ... Можно ли принять приложенные к авансовому отчету документы, полученные при использовании ... произведенные им расходы, к авансовому отчету прикладывает имеющиеся у него документы ... и утверждением авансового отчета. Организация может принять приложенные к авансовому отчету документы, полученные ... руководителем организации надлежащим образом оформленный авансовый отчет с приложенными к нему ... . Последнее достигается проверкой и утверждением авансового отчета (смотрите также Энциклопедию решений . ...
  • Спор о документах, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ и материалов
    ... НДФЛ. Расходы на ГСМ Согласно авансовым отчетам организация компенсировала сотрудникам расходы на ... несколько. Адрес доставки – квартира Согласно авансовым отчетам строительные материалы закупались в гипермаркете ... Запчасти приобретены, но куда установлены? Авансовые отчеты свидетельствуют о компенсации сотрудникам затрат ... организации, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему все ... расходы. На оборотной стороне формы авансового отчета подотчетное лицо отражает перечень документов ...
  • Что делать с НДС в чеке на покупку подотчетным лицом ГСМ, если нет счета-фактуры?
    ... на ГСМ при представлении сотрудником авансового отчета, если сотрудник не предоставил счета ... на ГСМ при представлении сотрудником авансового отчета, если сотрудник не предоставил счета ...
  • Возмещение расходов работника, не согласованных с работодателем
    ... согласия руководителя головной организации, все авансовые отчеты с платежными документами и служебными ... истца в интересах работодателя, поскольку: авансовые отчеты содержали служебные записки, платежные документы ... как с директором филиала организации авансовые отчеты, подтверждающие задолженность работодателя, в ... истца о взыскании задолженности по авансовым отчетам как неосновательного обогащения в ... представленные в подтверждение произведенных расходов авансовые отчеты не признаны судом надлежащими и ...
  • Порядок расчетов с подотчетными лицами на предприятиях в 2019 году
    ... отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или ... руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем ... . Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет ...
  • Расходы подотчетного лица не по онлайн-чеку
    ... налоговому учету расходов по авансовому отчету, к которому приложены чеки ... налоговому учету расходов по авансовому отчету, к которому приложены чеки ... налоговому учету на основании утвержденного авансового отчета, накладных (других документов), а ... 10344). Если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы оформлены с ... РФ, расходы по такому авансовому отчету не учитываются для целей налогообложения ... учетного документа. * * * Расходы по авансовому отчету, к которому приложены чеки продавца ...
  • Простой учет командировок в «1С:Бухгалтерия 3.0»
    ... с подотчетным лицом и оформлялись авансовым отчетом. При этом приобретение билетов ... «СМАРТВЭЙ», что упрощает ведение документооборота. Авансовый отчет по командировки предусматривает простой сценарий ... изменить. Основные расходы в авансовом отчете заполняются автоматически при взаимодействии с ... умолчанию » необходимо выбрать документ « Авансовый отчет по командировке »). Несмотря на данные ... также использовать «классический вариант» авансового отчета, где помимо командировочных расходов отражаются ...

Отключить мобильную версию