Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Регистрация
Подписка на новости

Авансовый отчет

24.07.2017 Печать Email

Авансовый отчет – это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса.

В авансовом отчете лицо, получившее денежные средства (независимо от цели), указывает:

  • сумму, полученную под отчет;

  • фактически произведенные расходы;

  • остаток либо перерасход денег.

Причем к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.

Форма авансового отчета

Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".

Однако с 2013 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее  по тексту - Закон о бухучете).

Отметим, что на практике пор большинство компаний предпочитает использовать унифицированную форму N АО-1.

Нормативные акты, регулирующие порядок составления и сдачи авансового отчета

Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).

Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение о командировках).

Кто должен составлять авансовый отчет

В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У авансовый отчет должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:

  • в первую очередь – работники организации;

  • физические лица-внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор).

Согласно письму Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании.

В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.

Список лиц, имеющих право получать денежные средства  под отчет

При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ-инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Срок для представления авансового отчета

Срок для представления отчета по израсходованным суммам установлен в 3 рабочих дня:

  • после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет;

  • или со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска/болезни).

Пример.  Расчет даты представления авансового отчета

Ситуация 1:

Деньги были выданы под отчет в понедельник 15.05.2017 на 5 рабочих дней.

Тогда 1-й рабочий день заканчивается 16.05.2017 во вторник, а последний 5-й – в понедельник 22.05.2017.

Значит, в течение следующих 3 рабочих дней со вторника по четверг включительно (23 мая – 25 мая) авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию.

Ситуация 2:

Допустим, деньги были выданы на командировочные расходы.

Последний день командировки – пятница 19.05.2017.

А в понедельник 22 мая сотрудник компании возвращается на свое привычное рабочее место. Тогда у него будет 3 дня (с 23 по 25 мая) для представления авансового отчета.

Заявление работника о выдаче денег под отчет

Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер  оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания N 3210-У).

 Таким образом, в заявлении работника о выдаче денег под отчет:

  • подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются;

  • а резолюция руководителя подтверждает запрос работника либо корректирует его.

       Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.

Отметим, что форма заявления не предусмотрена нормативным актом и потому заявление составляется произвольно (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается в ЛНА компании.

В заявлении также еще должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом.

Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания N 3210-У).

Таким образом, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдать ему новый нельзя.

Срок проверки, утверждения авансового отчета и окончательного расчета с работником организации

Авансовый отчет передается в бухгалтерию, где он проверяется, далее его утверждает руководитель организации и производится окончательный денежный расчет с работником организации в срок, установленный в ЛНА или приказом. 

Срок, в течение которого проверяется и утверждается авансовый отчет, а также проходит окончательный расчет, устанавливается руководителем (абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У).

При окончательном расчете с работником сотрудник или возвращает неизрасходованную часть денег или наоборот: ему выплачивают сумму перерасхода, если пришлось потратить больше запланированного и руководство это уже утвердило.

Бухгалтерские проводки по авансовому отчету

Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма N АО-1).

Неизрасходованные деньги, т.е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.

Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.

В бухучете эти операции отражаются так:

Проводка

Операция

На дату выдачи денег под отчет

Дебет 71 - Кредит 50

Работнику выданы деньги под отчет

На дату утверждения авансового отчета

Дебет 10 (08, 20, 26, 44) - Кредит 71

Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы

Дебет 50 - Кредит 71

От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег

Дебет 71 - Кредит 50

Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету

Расчеты с использованием пластиковой карты

Дебет 55 - Кредит 51,52

Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте

Дебет 71 - Кредит 55

Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет)

Дебет 73- Кредит 55

Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами

Дебет 50 - Кредит 73

Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов

Дебет 70 - Кредит 73

Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях

В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника. Проводки будут такие:

Проводка

Операция

Д 94 - К 71

Отражены подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

Д 70 - К 94

Из зарплаты работника удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок

 




Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Авансовый отчет: подробности для бухгалтера
  • Сотрудник в командировке пользовался услугами "Яндекс.Такси", можно ли компенсировать затраты?
    ... Можно ли принять приложенные к авансовому отчету документы, полученные при использовании ... произведенные им расходы, к авансовому отчету прикладывает имеющиеся у него документы ... и утверждением авансового отчета. Организация может принять приложенные к авансовому отчету документы, полученные ... руководителем организации надлежащим образом оформленный авансовый отчет с приложенными к нему ... . Последнее достигается проверкой и утверждением авансового отчета (смотрите также Энциклопедию решений . ...
  • Спор о документах, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ и материалов
    ... НДФЛ. Расходы на ГСМ Согласно авансовым отчетам организация компенсировала сотрудникам расходы на ... несколько. Адрес доставки – квартира Согласно авансовым отчетам строительные материалы закупались в гипермаркете ... Запчасти приобретены, но куда установлены? Авансовые отчеты свидетельствуют о компенсации сотрудникам затрат ... организации, обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему все ... расходы. На оборотной стороне формы авансового отчета подотчетное лицо отражает перечень документов ...
  • Учет расчетов с подотчетными лицами в автономном учреждении
    ... расчет по ним. Обратите внимание: авансовый отчет (ф. 0504505) представляется работником ... 216 Инструкции № 157н). Порядок заполнения авансового отчета (ф. 0504505) установлен Приказом Минфина ... осуществленные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету (ф. 0504505), нумеруются подотчетным ... расходов на основании утвержденного руководителем авансового отчета (ф. 0504049) с приложенными ... произведена безналичным расчетом. Работник представил авансовый отчет с приложением первичных документов ( ...
  • Расчеты с подотчетными лицами
    ... (или уполномоченным им лицом) авансового отчета (ф. 0504505) и прилагаемых ... отчет и возмещение перерасхода по авансовому отчету; по кредиту – принятие произведенных ... командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета: – суточные 2 109 80 ... 18 Приняты на основании авансового отчета и подтверждающих документов суммы ... покупку банковской картой. К авансовому отчету он приложил товарный и кассовый ... учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица ...
  • Осуществляем контроль расчетов с подотчетными лицами
    ... в наличии приложенных к авансовому отчету документов, подтверждающих произведенные расходы ... авансовых отчетов и приложенных к ним документов. Следует убедиться, что авансовый отчет ... ) авансовый отчет с подтверждающими документами. Установление учреждением срока для представления авансового отчета, ... подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих ... служебной командировки работник представляет авансовый отчет и железнодорожные билеты, согласно ...
  • К чему приведет невозврат аванса, выданного перед командировкой?
    ... срок относится только к представлению авансового отчета, поскольку об окончательном расчете ... – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или ... руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный ... представленного работником в установленном порядке авансового отчета исходя из фактического времени ... денежные средства, по которым авансовый отчет работник своевременно не представил, ...
  • Расчеты с подотчетными лицами с использованием карты «Мир»
    ... , по которым наступил срок представления авансового отчета (ф. 0504505) (п. 214 ... сумм на банковскую карту. Авансовый отчет также надо составить подотчетному лицу ... расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке ... в отчете. На оборотной стороне авансового отчета графы 7 – 10, содержащие ...  указанием даты их получения. Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или лицом ... через банкомат. На основании авансового отчета канцелярские товары приняты к учету ...
  • Налоговый учет расходов на зарубежную командировку
    ... на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого ... сведению: Если прилагаемые к авансовому отчету оправдательные документы составлены на иностранном ... реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету нужно приложить документы, подтверждающие ... командировками, будет день утверждения авансового отчета (п. 3 ПБУ 3 ... будут учитываться на дату утверждения авансового отчета. Если сотрудник не представил ... Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету (900 евро x 70 ...
  • Возмещение расходов работника, не согласованных с работодателем
    ... согласия руководителя головной организации, все авансовые отчеты с платежными документами и служебными ... истца в интересах работодателя, поскольку: авансовые отчеты содержали служебные записки, платежные документы ... как с директором филиала организации авансовые отчеты, подтверждающие задолженность работодателя, в ... истца о взыскании задолженности по авансовым отчетам как неосновательного обогащения в ... представленные в подтверждение произведенных расходов авансовые отчеты не признаны судом надлежащими и ...
  • Расходы на командировку при УСН: особенности их признания
    ... » сможет только на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации в части ... момент начала командировки неправомерно, поскольку авансовый отчет предоставляется только после ее окончания ... т. д.) и подтвержден документально (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов). Перед ... командировочные расходы на дату утверждения авансового отчета работника руководителем компании, то есть ... в служебных командировках, а также авансовые отчеты в общеустановленном порядке. В части ...
  • Подотчетник принес кассовый чек без QR-кода: можно ли его включить в расходы для целей налогообложения?
    ... придерживаемся следующей позиции: Приложенный к авансовому отчету документ о произведенном расчете, позволяющий ... продавца, в совокупности с самим авансовым отчетом, утвержденным руководителем организации, может быть ... без QR-кода, приложенный к авансовому отчету, позволяющий идентифицировать продавца, в совокупности ... с самим авансовым отчетом может подтверждать факт осуществления расхода ...
  • Порядок расчетов с подотчетными лицами на предприятиях в 2019 году
    ... отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или ... руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем ... . Бухгалтер или кассир проверяет полученные авансовый отчет и первичные документы на предмет ...
  • Подготовка к составлению годовой бухгалтерской отчетности
    ... на командировку); на правильность оформления авансовых отчетов (ф. 0504505), приложенных к журналу ... граф и строк авансового отчета, а также приложения к авансовому отчету (ф. 0504505), документов ... ); на соответствие документов, приложенных к авансовому отчету (ф. 0504505), записям, отраженным на ... обратной стороне авансового отчета (ф. 0504505); на соблюдение сроков оформления авансовых отчетов (ф. 0504505 ... месяц, например в марте, а авансовый отчет составлен и представлен в бухгалтерию ...
  • Суточные - 2017 в разрезе налогов
    ... сверхнормативных суточных является день утверждения авансового отчета. А значит, суточные, которые ... календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет работника. Напомним, что по ... трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи ... день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. А удержание исчисленного налога ... Признают их на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как ... к учету на дату утверждения авансового отчета руководителем компании. Пример В ...
  • Простой учет командировок в «1С:Бухгалтерия 3.0»
    ... с подотчетным лицом и оформлялись авансовым отчетом. При этом приобретение билетов ... «СМАРТВЭЙ», что упрощает ведение документооборота. Авансовый отчет по командировки предусматривает простой сценарий ... изменить. Основные расходы в авансовом отчете заполняются автоматически при взаимодействии с ... умолчанию » необходимо выбрать документ « Авансовый отчет по командировке »). Несмотря на данные ... также использовать «классический вариант» авансового отчета, где помимо командировочных расходов отражаются ...

Отключить мобильную версию