Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Регистрация
Подписка на новости

Подотчетные лица

24.07.2017 Печать Email

Подотчетные лица – это сотрудники фирмы, которым разрешено получать денежные средства организации через кассу и (или) безналичным путем с целью оплаты расходов для осуществления предприятием своей деятельности и непосредственно связанных с деятельностью работодателя.

Кто является подотчетным лицом

При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Список лиц, имеющих право получать денежные средства  под отчет

При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ - инструкция по расчетам с подотчетными лицами, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Оформление операции по выдаче денежных средств под отчет

Для выдачи денег бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (п. 6 Указания N 3210-У).

Отметим, что Форма N КО-2 расходного кассового ордера обязательна к применению.

Срок выдачи денежных средств  под отчет

Ограничений для срока выдачи денег под отчет не установлено.

Как правило, его фиксируют в ЛНА (например, в упомянутых ранее положении о документообороте в организации или инструкции по составлению авансового отчета). Сформулировать норму об этом можно так.

Пример. Ограничение срока, на который выдаются деньги под отчет, в ЛНА.

Лицам, направляемым в командировку, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок командировки.

Лицам, осуществляющим хозяйственные и иные расходы в интересах организации, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок 30 рабочих дней.

Подотчетные деньги и "зарплатные" налоги

Выданные под отчет деньги не являются доходом работника, следовательно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Однако на практике все не так просто.

Так, согласно разъяснениям контролирующих органов, если деньги, полученные работником под отчет, не будут возвращены в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму необходимо начислить страховые взносы (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В609, от 19.12.2014 N 17-3/В-618).

В дальнейшем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или вернуть при условии, что работник вернет деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

Что касается НДФЛ, включение в налогооблагаемую базу денежных средств, полученных под отчет, возможно при отсутствии доказательств их расходования (отсутствие подтверждающих первичных документов).

К таким выводам пришел Президиум ВАС в Постановлениях от 05.03.2013 N 14376/12 по делу N А53-8405/2011, N 13510/12 по делу N А53-270/11.

В Определении ВС РФ от 09.03.2016 N 302-КГ16-450 арбитры также пришли к выводу, что при наличии ошибок в товарных чеках, приложенных к авансовым отчетам, подотчетные суммы необходимо включить в доход работника.

К ошибкам, в частности, судьи отнесли отсутствие информации, позволяющей определить, кто подписал чеки, отсутствие даты составления, незаполнение граф "Количество", "Цена товара", "Подпись продавца".

Отметим, что судебная практика по вопросу удержания НДФЛ в ситуации, когда первичные документы оформлены с нарушениями, неоднозначна.

В частности, в Постановлении ФАС ПО от 01.04.2013 N А55-15647/2012 указано, что налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные обществом своим работникам под отчет, в доходы работников, тем более что не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.

Однако, учитывая позицию высших судебных инстанций, работодателям следует требовать от работников своевременного представления авансовых отчетов, а также быть внимательными при проверке прилагаемых к ним подтверждающих первичных документов.

На практике встречается (хоть и нечасто) ситуация, когда работодатель принимает решение не удерживать из зарплаты работника подотчетные суммы, по которым он не представил авансовый отчет.

В этом случае не возвращенные работником подотчетные суммы признаются его доходом и, следовательно, облагаются:

- страховыми взносами (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609);

- НДФЛ (ст. 210 НК РФ, Постановление ФАС ЗСО от 19.02.2014 N А45-25321/2012).

Если организация на  УСН

Для плательщиков УСН с объектом "доходы минус расходы" в налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы.

А они будут считаться оплаченными, когда у фирмы нет задолженности (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

При перерасходе у организации возникает задолженность перед работником.

Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.

Расходы считаются оплаченными, когда организация выдала сумму перерасхода работнику.

Это подтверждает также Минфин России в Письме от 17.01.2012 N 03-11-11/4.

Как отмечено в Письме Минфина России от 17 января 2012 г. N 03-11-11/4, при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.

Поэтому если организация рассчиталась с подотчетником, выполнила прочие условия и имеет подтверждающие документы, то можно списать всю сумму расходов.




Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Подотчетные лица: подробности для бухгалтера
  • Прощение долга подотчетному лицу: НДФЛ, страховые взносы
    ... об израсходованных суммах Напомним, что подотчетными лицами организации признаются работники, которым выданы ... и услуг в интересах организации. Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем ... все предусмотренные законодательством меры. Долг подотчетного лица Долгом работника перед организацией по ...
  • Учет расчетов с подотчетными лицами
    ... учета расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством ... с подотчетными лицами по социальному обеспечению»; 90 «Расчеты с подотчетными лицами по ... учету суммам произведенных подотчетным лицом расходов, не востребованным подотчетными лицами 1 208 00 ... расчетов с подотчетными лицами При проверке расчетов с подотчетными лицами Федеральное казначейство ... под отчет, своевременность представления подотчетными лицами авансовых отчетов, наличие документов, ...
  • Расходы подотчетного лица не по онлайн-чеку
    ... . Документальное подтверждение расходов, произведенных через подотчетное лицо Ценности, приобретенные сотрудником для организации ... ЕНВД, за наличный расчет через подотчетное лицо без кассового чека, оформленного с ...
  • Порядок выдачи и расходования подотчетных сумм
    ... счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п ... для учета расчетов с подотчетными лицами? Учет расчетов с подотчетными лицами ведется казенными учреждениями ...  вести учет расчетов с подотчетными лицами? Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в ... на основании письменного заявления подотчетного лица. Сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету ...
  • Об электронных первичных документах для оформления командировки
    ... направляется. Расходы по командированию работника (подотчетного лица) на территорию иностранного государства рассчитываются ... исключением справочной информации), подписывается работником (подотчетным лицом) или уполномоченным лицом, руководителем структурного ... при направлении работника (подотчетного лица) в командировку. В нем работник (подотчетное лицо) указывает цель ... котором работает сотрудник (подотчетное лицо), и подписывается ЭЦП. Подотчетному лицу заполнять электронный отчет (ф ...
  • В какие сроки работник должен вернуть неиспользованную в командировке сумму?
    ... кассы нельзя. При этом возвращенные подотчетным лицом наличные денежные средства могут храниться ... У исключено положение об обязанности подотчетного лица отчитаться за выданные ему ... устанавливает срок, в течение которого подотчетное лицо обязано предъявить главному бухгалтеру или ... иным распорядительным документом. Положений, обязывающих подотчетное лицо возвращать неизрасходованные подотчетные суммы непосредственно ... 3210-У). Таким образом, возвращенные подотчетным лицом наличные денежные средства в виде ...
  • Новшества в правилах ведения кассовых операций
    ... Указания № 3210-У выдача денег подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением ... , имени и отчества (при наличии) подотчетного лица, суммы наличных денег и срока ... . И. О. и должностей всех подотчетных лиц, суммы, целей и срока ее ... Указания № 3210-У возлагала на подотчетное лицо обязанность по представлению авансового отчета ... . 6 Указания № 3210-У. Если подотчетное лицо не представит в установленный срок ...
  • Порядок проведения инвентаризации расчетов по доходам и обязательствам учреждения
    ... расчетов с подотчетными лицами В ходе инвентаризации расчетов с подотчетными лицами проводится проверка ... 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (по каждому подотчетному лицу), в том числе: ... документов под отчет, своевременность представления подотчетными лицами авансовых отчетов, наличие документов, ... бухгалтерского учета по расчетам с подотчетными лицами и первичных учетных (оправдательных) ... осуществляться на основании: письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. ...
  • Порядок ведения кассовых операций: перезагрузка
    ... , индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица. Но если ранее было уточнено ... предельный срок, в течение которого подотчетное лицо обязано было представить авансовый отчет ... наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам с указанием данных работников, суммы ...
  • Отправление почтовой корреспонденции: учет марок и конвертов
    ... № 157н). Марки и конверты выдаются подотчетному лицу по мере необходимости для отправки ... конверты и почтовые марки, приобретенные подотчетным лицом, на основании авансового отчета с ... вышеприведенных корреспонденций счетов. Пример 1. Подотчетное лицо автономного учреждения приобрело маркированные конверты ... обратил внимание на следующее. Если подотчетным лицом приобретаются почтовые марки на почте ... руб. Все они были выданы подотчетному лицу для почтовых отправлений. Израсходованные марки ...
  • Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы
    ... Она заполняется работником учреждения (подотчетным лицом), которому в соответствии с законодательством ... нужд». Заполняется работником учреждения (подотчетным лицом), который осуществляет закупки товаров, ... расходов подотчетного лица (отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520)). Этот документ формируется подотчетным лицом ... и применяется для учета расчетов с подотчетными лицами на ... отчет применяется для расчетов с подотчетными лицами, при условии его оформления ...
  • Рекомендации Минфина по представлению бюджетной отчетности за 2021 год
    ... погашения (оплаты). Дебиторская задолженность подотчетных лиц по возвратам предоставленных им средств ... задолженности в случае нарушения подотчетным лицом сроков возврата средств в ... Кредиторская задолженность субъекта учета перед подотчетными лицами, отнесенная на соответствующие счета ... задолженность заявительного характера перед подотчетным лицом не относится к просроченной задолженности ... 000 «Расчеты с подотчетными лицами» выявлена задолженность (дебетовый остаток) подотчетного лица, с которым ...
  • О прослеживаемости ноутбука, приобретенного для бухгалтерии организации связи
    ... прослеживаемости, приобретается организацией через подотчетное лицо при отсутствии надлежащим образом оформленной ... доверенности на подотчетное лицо. При приобретении организацией товара через подотчетное лицо на него ... товаров, подлежащих прослеживаемости, поскольку подотчетное лицо выступает от имени организации, обязан ... ситуация, когда товар приобретается подотчетным лицом в интересах организации, не ... организация, приобретающая товары через подотчетное лицо, должна оформить на него доверенность ...
  • Госпошлина: особенности уплаты и учета
    ... 291 Уплата через подотчетное лицо Учет таких расчетов через подотчетное лицо ведется с применением ... счета 208.91 «Расчеты с подотчетными лицами по ... расчеты по уплате госпошлины через подотчетно лицо отражаются в бюджетном учете следующими ...
  • Изменения в Инструкции № 157н
    ... 50 000 Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным перечислениям 0 ... 52 000 Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям наднациональным организациям ... 53 000 Расчеты с подотчетными лицами по перечислениям международным организациям ... выплат (по необходимости). Расчеты с подотчетными лицами. В пункт 217 Инструкции № ... учета 50 «Расчеты с подотчетными лицами по безвозмездным перечислениям бюджетам». ... 00 000 ведется в разрезе подотчетных лиц (сотрудников, контрагентов), видов расчетов ...

Отключить мобильную версию