Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Регистрация
Подписка на новости

Расходный кассовый ордер

29.04.2016 Печать Email

Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации.

Форма расходного кассового ордера

Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:

  • когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»; 

  • при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается; 

  • при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, командировочные расходы или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка — «Для личных нужд»; 

  • когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».

Оформление расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер оформляет:

  • главный бухгалтер;

  • бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;

  • руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

При этом расходный кассовый ордер подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель, кассир.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Расходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

Если расходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.

Расходный кассовый ордер оформляется всегда днем фактической выдачи денег.

Исправлений в расходном кассовом ордере не допускается.

Порядок заполнения расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется в единственном экземпляре.

При заполнении расходного кассового ордера следует учитывать следующие моменты:

  • поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» -  его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
  • в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация;
  • графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
  • строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса»;
  • в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
  • в поле «Сумма, руб. коп.» — указывается расходуемая из кассы сумма цифрами;
  • строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
  • строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.;
  • сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Сумма выдачи указывается прописью с начала строки с заглавной буквы в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
  • поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.

После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками.

Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства.

В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица. 

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы.

Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой.

Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты.

После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4).

Заполнение расходного кассового ордера при выплате заработной платы

  При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной либо платежной ведомости также нужно составлять расходный кассовый ордер.

При этом следует придерживаться следующего порядка:

  • РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;

  • в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию.

Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись.

И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. При этом датой составления РКО будет дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты.

Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге.

Если зарплату в кассе получает только один работник или у в организации не много работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику.

В этом случае расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам - с указанием Ф.И.О. и паспортных данных работника и получением его подписи.

Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Журнал регистрации кассовых документов КО-3 - предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров. 

Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.

Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая - для расходных (графы 5-8).

Штрафные санкции

Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится расходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.

Также отсутствие первичных кассовых документов у организации может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения (объект налогообложения - доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).

Сроки хранения расходных кассовых ордеров

Сроки хранения расходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.



Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Расходный кассовый ордер: подробности для бухгалтера
  • Организация наличных расчетов в автономном учреждении
    ... производиться по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. Согласно внесенным изменениям вести кассовую ... выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам. Выдача наличных для выплаты заработной ... осуществляется по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. При получении расходного кассового ордера (расчетно ... при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, подлежащую ...
  • Возврат денег покупателю при использовании онлайн-кассы
    ... услуг. Раньше возврат оформлялся по расходным кассовым ордерам (далее - РКО) и ... ). Что касается необходимости оформления расходного кассового ордера (форма КО-2 утверждена ... формирования приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров) целесообразно обратиться в Банк ... расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее - кассовые документы). Приходный кассовый ордер 0310001, расходный кассовый ордер 0310002 ... содержания: "6.6. Расходный кассовый ордер 0310002 может оформляться по окончании ...
  • Изменен порядок оформления кассовых операций и выдачи средств под отчет
    ... приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001); расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002). Указанием № 4416- ... кассовому ордеру (ф. 0310001), расходному кассовому ордеру (ф. 0310002), оформленному на ... 0310004) своей подписью. Приходные и расходные кассовые ордера (ф. 031001, 0310002), прилагаемые ... форме. Аналогичная ситуация в отношении расходного кассового ордера (ф. 031002). Наличие подписи ... с осуществлением деятельности юридическим лицом, расходный кассовый ордер (ф. 0310002) оформляется согласно: ...
  • Внесены изменения в порядок ведения кассовых операций
    ... должны оформляться отдельными приходными и расходными кассовыми ордерами. Заметим, что в связи ... производиться по каждому приходному и расходному кассовым ордерам. При этом в Указании ... выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам. Выдача наличных для выплат ... по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. При получении расходного кассового ордера (расчетно ... при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, ...
  • Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет
    ... кассовыми документами: приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера. С введением в силу поправок ... кассовой книге. Оформление приходных и расходных кассовых ордеров Если кассир оформляет приходный кассовый ... коснулись и расходных кассовых ордеров. Проверка кассиром наличие подписей уполномоченных лиц на расходном кассовом ордере, расчетно ... , связанные с осуществлением деятельности компании, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительному документу юридического ...
  • Инвентаризация расчетов с персоналом
    ... (расчетно-платежных) ведомостях и расходных кассовых ордерах. После того как установлено наличие ... средства выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру или перечисляются в безналичной ... определяют на основании договора займа, расходного кассового ордера на выдачу займа, приходных ... денег под отчет производится по расходному кассовому ордеру или путем перечисления безналичных ... денег работнику на хозяйственные расходы расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного ...
  • Новшества в части кассовых операций
    ...  том, что приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, возможно, будут оформляться по окончании ... такое предложение. В случае оформления расходного кассового ордера в электронном виде получателем наличных ...
  • Можно ли в расходнике напечатать сумму прописью в строке "Получил" или только собственноручно писать?
    ... расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер ... кассиром или выдача уже заполненного расходного кассового ордера, сформированного с использованием средств автоматизации ... получателя денежных средств проставления в расходном кассовом ордере только личной подписи, положений, обязывающих ... злоупотреблений, связанных с отражением в расходном кассовом ордере недостоверных данных. Каких-либо официальных ...
  • Разменный фонд в кассе организации: порядок и требования
    ... (центральной) кассы на основании расходного кассового ордера и ежедневный возврат остатка размена ... обычном порядке - с оформлением расходного кассового ордера. Суды данный метод хранения ... по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) ... качестве разменного фонда приходными и расходными кассовыми ордерами не оформлялись. Смотрите также ... денежных средств кассиру подтверждается приказом, расходным кассовым ордером, вкладным листом кассовой книги. ...
  • Проверка соблюдения кассовой дисциплины
    ... кассовые ордеры (ф. 0310001); расходные кассовые ордеры (ф. 0310002); журнал регистрации ... соответствие проставленных в доверенности и расходном кассовом ордере фамилии, имени, отчества (при ... По доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной или платежной ... наличных денег прилагается к расходному кассовому ордеру. Выявление фактов несоблюдения ограничений ... , содержащейся в журнале регистрации расходных кассовых ордеров; проверку обоснованности включения лиц ...
  • Кассовая книга и журнал кассира-операциониста у ИП
    ... приходному кассовому ордеру (ф. 0310001), расходному кассовому ордеру (ф. 0310002), оформленному соответственно на ... книге (то есть приходные и расходные кассовые ордера). Что касается журнала кассира-операциониста ...
  • Утрата права на применение ЕНВД в соответствии с п. 2.3 ст. 346.26 НК РФ: спорные вопросы
    ... книгу, не оформлял приходные и расходные кассовые ордера (это допустимо согласно Указанию Банка ...
  • Учет расходов на офисную технику, в частности, картриджи и их заправку
    ... 71 50-1 15 000 Расходный кассовый ордер Отражена стоимость работ по заправке ...
  • Как исправляется ошибка неверно указанного вида оплаты при использовании ККТ нового типа (онлайн-кассы)?
    ... был осуществляться кассиром на основании расходного кассового ордера (РКО) в соответствии с пп ...
  • Оформление возврата товара, проданного через ККТ
    ... из кассы нужно на основании расходного кассового ордера с обязательным внесением записи о ... из главной кассы организации составляется расходный кассовый ордер (форма КО-2 утверждена постановлением ... должен осуществляться кассиром на основании расходного кассового ордера в соответствии с п.п ...

Отключить мобильную версию