Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Регистрация
Подписка на новости

Расходный кассовый ордер

29.04.2016 Печать Email

Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации.

Форма расходного кассового ордера

Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:

  • когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»; 

  • при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается; 

  • при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, командировочные расходы или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка — «Для личных нужд»; 

  • когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».

Оформление расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер оформляет:

  • главный бухгалтер;

  • бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;

  • руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

При этом расходный кассовый ордер подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель, кассир.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Расходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

Если расходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.

Расходный кассовый ордер оформляется всегда днем фактической выдачи денег.

Исправлений в расходном кассовом ордере не допускается.

Порядок заполнения расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется в единственном экземпляре.

При заполнении расходного кассового ордера следует учитывать следующие моменты:

  • поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» -  его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
  • в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация;
  • графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
  • строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса»;
  • в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
  • в поле «Сумма, руб. коп.» — указывается расходуемая из кассы сумма цифрами;
  • строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
  • строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.;
  • сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Сумма выдачи указывается прописью с начала строки с заглавной буквы в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
  • поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.

После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками.

Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства.

В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица. 

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы.

Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой.

Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты.

После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4).

Заполнение расходного кассового ордера при выплате заработной платы

  При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной либо платежной ведомости также нужно составлять расходный кассовый ордер.

При этом следует придерживаться следующего порядка:

  • РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;

  • в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию.

Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись.

И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. При этом датой составления РКО будет дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты.

Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге.

Если зарплату в кассе получает только один работник или у в организации не много работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику.

В этом случае расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам - с указанием Ф.И.О. и паспортных данных работника и получением его подписи.

Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Журнал регистрации кассовых документов КО-3 - предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров. 

Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.

Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая - для расходных (графы 5-8).

Штрафные санкции

Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится расходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.

Также отсутствие первичных кассовых документов у организации может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения (объект налогообложения - доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).

Сроки хранения расходных кассовых ордеров

Сроки хранения расходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.



Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Расходный кассовый ордер: подробности для бухгалтера
  • Организация наличных расчетов в автономном учреждении
    ... производиться по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. Согласно внесенным изменениям вести кассовую ... выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам. Выдача наличных для выплаты заработной ... осуществляется по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. При получении расходного кассового ордера (расчетно ... при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, подлежащую ...
  • Возврат денег покупателю при использовании онлайн-кассы
    ... услуг. Раньше возврат оформлялся по расходным кассовым ордерам (далее - РКО) и ... ). Что касается необходимости оформления расходного кассового ордера (форма КО-2 утверждена ... формирования приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров) целесообразно обратиться в Банк ... расходными кассовыми ордерами 0310002 (далее - кассовые документы). Приходный кассовый ордер 0310001, расходный кассовый ордер 0310002 ... содержания: "6.6. Расходный кассовый ордер 0310002 может оформляться по окончании ...
  • Изменен порядок оформления кассовых операций и выдачи средств под отчет
    ... приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001); расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002). Указанием № 4416- ... кассовому ордеру (ф. 0310001), расходному кассовому ордеру (ф. 0310002), оформленному на ... 0310004) своей подписью. Приходные и расходные кассовые ордера (ф. 031001, 0310002), прилагаемые ... форме. Аналогичная ситуация в отношении расходного кассового ордера (ф. 031002). Наличие подписи ... с осуществлением деятельности юридическим лицом, расходный кассовый ордер (ф. 0310002) оформляется согласно: ...
  • Внесены изменения в порядок ведения кассовых операций
    ... должны оформляться отдельными приходными и расходными кассовыми ордерами. Заметим, что в связи ... производиться по каждому приходному и расходному кассовым ордерам. При этом в Указании ... выдача наличных денег проводится по расходным кассовым ордерам. Выдача наличных для выплат ... по расходным кассовым ордерам, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. При получении расходного кассового ордера (расчетно ... при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир подготавливает сумму наличных, ...
  • Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет
    ... кассовыми документами: приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера. С введением в силу поправок ... кассовой книге. Оформление приходных и расходных кассовых ордеров Если кассир оформляет приходный кассовый ... коснулись и расходных кассовых ордеров. Проверка кассиром наличие подписей уполномоченных лиц на расходном кассовом ордере, расчетно ... , связанные с осуществлением деятельности компании, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительному документу юридического ...
  • Новшества в части кассовых операций
    ...  том, что приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, возможно, будут оформляться по окончании ... такое предложение. В случае оформления расходного кассового ордера в электронном виде получателем наличных ...
  • Можно ли в расходнике напечатать сумму прописью в строке "Получил" или только собственноручно писать?
    ... расходному кассовому ордеру 0310002 кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает расходный кассовый ордер ... кассиром или выдача уже заполненного расходного кассового ордера, сформированного с использованием средств автоматизации ... получателя денежных средств проставления в расходном кассовом ордере только личной подписи, положений, обязывающих ... злоупотреблений, связанных с отражением в расходном кассовом ордере недостоверных данных. Каких-либо официальных ...
  • Разменный фонд в кассе организации: порядок и требования
    ... (центральной) кассы на основании расходного кассового ордера и ежедневный возврат остатка размена ... обычном порядке - с оформлением расходного кассового ордера. Суды данный метод хранения ... по каждому приходному кассовому ордеру (расходному кассовому ордеру), оформленному на полученные (выданные) ... качестве разменного фонда приходными и расходными кассовыми ордерами не оформлялись. Смотрите также ... денежных средств кассиру подтверждается приказом, расходным кассовым ордером, вкладным листом кассовой книги. ...
  • Кассовая книга и журнал кассира-операциониста у ИП
    ... приходному кассовому ордеру (ф. 0310001), расходному кассовому ордеру (ф. 0310002), оформленному соответственно на ... книге (то есть приходные и расходные кассовые ордера). Что касается журнала кассира-операциониста ...
  • Выплата заработной платы третьим лицам
    ... » при выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих ... кассиром непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости ...
  • Утрата права на применение ЕНВД в соответствии с п. 2.3 ст. 346.26 НК РФ: спорные вопросы
    ... книгу, не оформлял приходные и расходные кассовые ордера (это допустимо согласно Указанию Банка ...
  • Как исправляется ошибка неверно указанного вида оплаты при использовании ККТ нового типа (онлайн-кассы)?
    ... был осуществляться кассиром на основании расходного кассового ордера (РКО) в соответствии с пп ...
  • Правильный бухучет канцтоваров
    ... 50 Выданы подотчетные суммы сотрудникам Расходный кассовый ордер 10.01 71 Канцтовары приняты ...
  • Возврат средств в доход бюджета
    ... 560 1 201 34 610 Расходный кассовый ордер Денежные средства оприходованы на лицевой ...
  • Беспроцентный займ участнику общества невыгоден
    ... , выдача займа подтверждается договором и расходными кассовыми ордерами. При этом компанией ранее были ... договора займа документы: договор и расходные кассовые ордера, констатировал факт состоявшегося заключения и ...

Отключить мобильную версию