Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Регистрация
Подписка на новости

Расходный кассовый ордер

29.04.2016 Печать Email

Расходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится выдача наличных денежных средств из кассы организации.

Форма расходного кассового ордера

Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:

  • когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»; 

  • при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается; 

  • при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, командировочные расходы или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка — «Для личных нужд»; 

  • когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».

Оформление расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер оформляет:

  • главный бухгалтер;

  • бухгалтер или другой работник (в том числе кассир), определенный руководителем по согласованию с главным бухгалтером путем издания распорядительного документа;

  • руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

При этом расходный кассовый ордер подписывает руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель, кассир.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Расходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

Если расходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.

Расходный кассовый ордер оформляется всегда днем фактической выдачи денег.

Исправлений в расходном кассовом ордере не допускается.

Порядок заполнения расходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер заполняется в единственном экземпляре.

При заполнении расходного кассового ордера следует учитывать следующие моменты:

  • поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» -  его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
  • в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация;
  • графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
  • строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса»;
  • в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
  • в поле «Сумма, руб. коп.» — указывается расходуемая из кассы сумма цифрами;
  • строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
  • строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.;
  • сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Сумма выдачи указывается прописью с начала строки с заглавной буквы в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
  • поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.

После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками.

Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства.

В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица. 

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы.

Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой.

Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты.

После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4).

Заполнение расходного кассового ордера при выплате заработной платы

  При выдаче зарплаты наличными по расчетно-платежной либо платежной ведомости также нужно составлять расходный кассовый ордер.

При этом следует придерживаться следующего порядка:

  • РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;

  • в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию.

Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись.

И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. При этом датой составления РКО будет дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты.

Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге.

Если зарплату в кассе получает только один работник или у в организации не много работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику.

В этом случае расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам - с указанием Ф.И.О. и паспортных данных работника и получением его подписи.

Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Журнал регистрации кассовых документов КО-3 - предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров. 

Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.

Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая - для расходных (графы 5-8).

Штрафные санкции

Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится расходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.

Также отсутствие первичных кассовых документов у организации может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения (объект налогообложения - доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).

Сроки хранения расходных кассовых ордеров

Сроки хранения расходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.




Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Расходный кассовый ордер: подробности для бухгалтера
  • Можно ли внести исправления в расходно-кассовый ордер?
    ... quot;исправленному верить"? В расходно-кассовом ордере неверно указан номер бухгалтерского счета ... к следующему выводу: В расходные кассовые ордера не допускается внесение изменений. ... , при обнаружении ошибки в расходном кассовом ордере в части неверного указания корреспондирующего ... кассира (бухгалтера) целесообразно приложить к расходному кассовому ордеру. Напомним, что в бухгалтерской ... ответственности за внесение исправлений в расходный кассовый ордер отметим следующее. Ответственность за ...
  • Изменения в Инструкции № 157н
    ... кассового ордера, расходного кассового ордера, либо скан-копии приходного кассового ордера, расходного кассового ордера, содержащего собственноручные ... в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, проставляется при формировании квитанции к ... ордеру или расходному кассовому ордеру, зарегистрированному в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в статусе ... «аннулирован»). Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров формируется в виде электронного документа ...
  • Изменения в Инструкции № 157н
    ... кассового ордера, расходного кассового ордера либо скан-копии приходного кассового ордера, расходного кассового ордера, содержащего собственноручные ... в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, в статусе «исполнен» осуществляется ... по приходному (расходному) кассовому ордеру, зарегистрированному в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в статусе ... «аннулирован»). Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров формируется в виде электронного документа ...
  • Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы
    ... кассового ордера, расходного кассового ордера либо скан-копии приходного кассового ордера, расходного кассового ордера, содержащего собственноручные ... как: журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (код формы 0504093) (применяется бухгалтерским ... кассовых ордеров (ф. 0310001) и расходных кассовых ордеров (ф. 0310002), созданных в форме ...
  • Новшества в правилах ведения кассовых операций в 2021 году
    ... основании кассовых документов – приходных и расходных кассовых ордеров. Помимо этого, обособленным подразделениям раньше ... доверенности». Доверенность кассир прикладывал к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости. После внесенных ... выдает деньги лицу, указанному в расходном кассовом ордере или платежной ведомости. Требование запрашивать ...
  • Порядок ведения кассовых операций: перезагрузка
    ... денег осуществляется лицу, указанному в расходном кассовом ордере 0310002 (расчетно-платежной ведомости 0301009 ... загрузки автоматического устройства, осуществляется по расходному кассовому ордеру. Депонирование наличных денег. Отдельные коррективы ... деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер должен оформляться согласно распорядительному документу ...
  • Движение денег в кассе
    ... кассовым ордером (ф. 0310001), выдача - Расходным кассовым ордером (ф. 0310002) и Ведомостью на ... лицам (ф. 0504501). Приходный и расходный кассовые ордера, Ведомости (ф. 0504501) выписываются в ... отчет нескольким лицам (взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров по каждому подотчетному лицу) и ... Ведомости (ф. 0504501) необходимо оформить Расходный кассовый ордер. Кассир должен вести Журнал регистрации ... деньги на лицевой счет (документ « Расходный кассовый ордер »). Пример 4. На лицевой счет ...
  • Учет денежных документов
    ... кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием на ... . 0310003) отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами ...
  • Изменения в Инструкции № 157н, вступающие в силу с 2021 года
    ... кассового ордера, расходного кассового ордера либо скан-копии приходного кассового ордера, расходного кассового ордера, содержащего собственноручные ...
  • Новшества в правилах ведения кассовых операций
    ... основании кассовых документов – приходных и расходных кассовых ордеров. Кроме того, обособленным подразделениям прежде ... они выдаются лицу, указанному в расходном кассовом ордере (новая редакция пп. 6.1 ...
  • Учет почтовых расходов
    ... кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием «Фондовый ... документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами ...
  • Обзор изменений в «первичке» и регистрах бухгалтерского учета
    ... формы: Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. 0504093). Ведомость дополнительных доходов ... даже скан-копии приходных и расходных кассовых ордеров. По сути, применение скан-копий ...
  • Депонирование зарплаты, стипендий и иных выплат
    ... . Внесение средств осуществляется на основании расходного кассового ордера (ф. 0310002), квитанции к объявлению ... ). Выдача депонированных сумм осуществляется по расходному кассовому ордеру. Его реквизиты вносятся в соответствующую ...
  • Прокат спортивного инвентаря
    ... получен. Возврат денежных средств оформляется расходным кассовым ордером. В случае если при приемке ...
  • Инкассация денежной наличности
    ... кассы учреждения инкассаторам необходимо оформить расходный кассовый ордер (ф. 0310002) (далее – РКО). При ...

Отключить мобильную версию