Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит
Регистрация
Подписка на новости

Путевой лист

28.03.2019 Печать Email

Путевой лист – это основной первичный документ учёта работы водителя и пробега, маршрута автомобиля, который выдается ежедневно водителям автотранспортных средств. С помощью путевого листа организация, владеющая автопарком, контролирует работу водителей, а также осуществляет учет расходов на ГСМ.

Кто обязан вести путевые листы

Согласно приказу Минтранса № 152 путевые листы «применяют юридические лица и ИП, эксплуатирующие легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи».

Для каких целей используется путевой лист

Показания из путевого листа используются в качестве основания для начисления заработной платы водителю.

Кроме этого, путевые листы необходимы для подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы, включаемых в себестоимость продукции, работ, услуг и  учитываемых при исчислении налога на прибыль.

Форма путевого листа и законодательство

Форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 21.12.2018) "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов". Кроме этого, ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, в котором были даны формы путевых листов для различного вида транспорта. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.

Если организация примет решение разработать форму путевого листа самостоятельно, то за основу можно взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Обязательные поля в таком путевом листе это:

  • наименование и номер путевого листа;

  • сведения о сроке действия путевого листа;

  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

  • сведения о транспортном средстве;

  • сведения о водителе.

При этом самостоятельно разработанную  форму путевого листа обязательно нужно утвердить в учётной политике организации в виде приложения.

Порядок заполнения путевого листа

Рассмотрим порядок заполнения путевого листа.

Лицевая сторона путевого листа

Так как путевой лист должен отражать всю имеющуюся информацию о рейсе, то бланк включает довольно много граф. Все они заполняются в определенном порядке:

  1. В первую очередь записывают номер документа.

  2. При заполнении типографских бланков указывают их серию.

  3. Дата совершения поездки. Для однодневных поездок это формат «день/месяц/год», для командировок – временной промежуток между началом и концом поездки.

  4. Полное название предприятия, а также его контактные данные (адреса, номера телефонов).

  5. Код ОКПО. Он присваивается всем организациям, занимающимся транспортировкой грузов и легковыми перевозками.

  6. Название и марка автомобиля. В том случае, когда транспортное средство не является собственностью предприятия, в графу для марки вносят номер договора о прокате. Также вписывают дату и серию документа.

  7. Полный номерной знак авто: цифры и буквы.

  8. В том случае, когда предприятие владеет несколькими автомобилями, каждому из них должен быть присвоен собственный гаражный номер. Его также указывают в путевом листе. Если в распоряжении фирмы только один автомобиль, графа может оставаться незаполненной.

  9. Данные о водителе: фамилия, инициалы, табельный номер, а также номер его водительского удостоверения и водительский класс. Закон требует, чтобы эта информация была записана разборчиво.

  10. Графа, которая называется «Лицензионная карта», актуальна для тех организаций, которые практикуют пассажирские перевозки (то есть им разрешено перевозить восемь и больше людей).

  11. При сдаче авто в аренду в соответствующей графе указывают предприятие, которое будет им распоряжаться.

  12. Адресом подачи называют то место, куда посылают авто.

  13. Чч:мм –это формат времени выезда автомобиля из гаража или стоянки.

  14. Графа «Диспетчер-нарядчик» заполняется ответственным лицом (указывается фамилия, инициалы, ставится подпись).

  15. Данные механика и его подпись. Это необходимо в качестве доказательства исправности транспортного средства.

  16. Ориентировочное время возвращения авто из рейса диспетчер. Если речь идет о командировке, то кроме времени прибытия диспетчер пишет и дату.

  17. записи об опоздании или повреждении транспортного средства.

  18. Водитель, использовавший и вернувший автомобиль, вписывает свои данные в графу «Транспортное средство сдал».

Инструкция о том, как заполнять путевой лист, предусматривает также наличие подписи медработника, который выпустил водителя в рейс.

Раздел «Расход топлива»

Объем израсходованного бензина или газа также указывают в отдельном месте бланка путевого листа. Здесь размещают информацию о марке топлива, его количестве (то, что было выдано и то, что пришлось докупать на заправках), остаток горючего в баке перед поездкой, а также объем, оставшийся после окончания рейса.

Диспетчер перед тем, как заполнять путевой лист, сверяется с плановыми показателями расхода бензина (газа, солярки), которые приведены в одном из распоряжений Министерства транспорта РФ.

Сопоставив данные о фактическом и плановом расходе, вычисляют сумму экономии или перерасхода. Полученные данные записывают.

Оборотная сторона путевого листа

Здесь должны быть указаны следующие сведения:

  • маршрут транспортного средства.

  • номер рейса, который присваивается каждой поездке и заносится в журнал путевых листов.

  • места отправления и прибытия транспортного средства.

  • фактический километраж поездки и подпись водителя.

Разновидности путевых листов

На практике наиболее часто используют такие три вида путевых листов:

  • N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.

  • N 4-п. Такие путевые листы применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.

  • N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).

Журнал регистрации путевых листов ИП

Эта форма документа была утверждена приказом Министерства транспорта РФ от 30.06.2000 № 68.

Предназначена она для регистрации путевых листов водителей, работающих на индивидуального предпринимателя.

В журнале указываются:

  • номер и дата выдачи путевого листа;

  • ФИО водителя;

  • государственный регистрационный номер ТС;

  • дата выезда и время возвращения транспортного средства.

Срок хранения путевых листов

Путевой лист относится к первичным документам, поэтому срок его хранения регламентируют:

  • Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24 (не менее 4 лет);

  • закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно статья 29. (не менее 5 лет);

  • приказ Минтранса РФ № 152, а именно пункт 18 (не менее 5 лет).

Таким образом,  путевые листы необходимо хранить не менее 5 лет.

Какие организации могут проверить путевые листы и при каких обстоятельствах

Все путевые листы следует заполнять аккуратно и без исправлений.

Работник, составляющий документ, обязан использовать только достоверные и актуальные сведения.

В противном случае водитель может быть оштрафован проверяющими органами.

Путевые листы имеют право проверять следующие организации:

трудовая инспекция проверяет путевые листы, чтобы выявить, не нарушаются ли права работника предприятия.

– сотрудники ФНС проверяет путевые листы, чтобы выявить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает налог на прибыль.

– налоговые инспекторы проверяют путевые листы в рамках проведения выездных и камеральных проверок.

– сотрудники ГИБДД и Транснадзора проверяет путевые листы в целях обеспечения безопасности дорожного движения.




Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Путевой лист: подробности для бухгалтера
  • Можно ли оформить путевой лист на месяц и другие нюансы заполнения путевых листов
    ... автотранспорта. Для целей налогообложения путевой лист является одним из документов, ... Неприменение или неправильное заполнение путевого листа может послужить причиной привлечения налогоплательщика ... Периодичность составления путевых листов Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом ... на который оформляется путевой лист. По новым правилам путевой лист должен быть составлен: ... состояния транспортного средства. Следовательно, путевой лист может выдаваться на срок ...
  • Риски при неправильном составлении путевого листа
    ... Неприменение или неправильное заполнение путевого листа может послужить причиной привлечения ... налогообложения. Типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России ... порядок оформления путевых листов (обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом ... на который оформляется путевой лист. По новым правилам путевой лист должен быть составлен: ... служебного транспорта; - Примерная форма путевого листа грузового автомобиля, разработанная с ...
  • С какой периодичностью нужно оформлять путевые листы легкового автомобиля, используемого директором организации
    ... автотранспортной. Какова периодичность оформления путевых листов легкового автомобиля, используемого директором ... автотранспортной. Какова периодичность оформления путевых листов легкового автомобиля, используемого директором ... оформления путевых листов (обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены ... на который оформляется путевой лист. По новым правилам путевой лист должен быть составлен ... ведения месячных путевых листов? Или надо переходить на ежедневные путевые листы? (ответ ...
  • Как оформлять путевые листы по новым правилам
    ... успевает выполнить несколько рейсов. Оформлять путевые листы продолжительностью более одного дня можно ... упростить ведение путевых листов Для упрощения процесса создания и ведения путевых листов есть специальные ... «Победасофт». Кроме того автоматизация учета путевых листов предусмотрена в «коробочных» решениях « ... относятся маршруты поездок. Для налоговой путевой лист является документом, подтверждающим, что ... на даты в путевом листе, поскольку с текущими поправками путевой лист выписывается на каждую ...
  • Снова изменился порядок оформления путевых листов
    ... , осуществляющих транспортные перевозки, является путевой лист. Даже его неправильное заполнение может ... , осуществляющих транспортные перевозки, является путевой лист. Даже его неправильное заполнение может ... отслеживать изменения в порядке заполнения путевых листов, которые в последнее время ... порядка заполнения путевых листов» (далее – Приложение) в число обязательных реквизитов путевых листов входят сведения ... данной норме теперь указывается, что путевой лист оформляется: до начала выполнения ...
  • Путевые листы в деятельности АУ
    ... , обязанность по оформлению путевого листа определена Уставом автомобильного транспорта. Путевой лист входит в разрешительную ... указанные требования, включая оформление путевых листов. Какую форму путевого листа выбрать бухгалтеру АУ? В ... каких целей еще может понадобиться путевой лист? Оказывается, путевой лист может служить одним из ... внимание заполнению путевого листа. Формально за сами ошибки в заполнении путевого листа штрафные санкции ...
  • Руководитель лично управляет служебным автомобилем: обязательны ли путевые листы и предрейсовые медицинские осмотры
    ... оформлять и выдавать путевые листы в рассматриваемой ситуации. Путевой лист следует оформлять на ... законодательством случаях. Обязательность оформления путевого листа на каждое транспортное средство при ... необходимость оформления и выдачи водителю путевого листа отсутствует (решение Новосибирского областного ... и выдавать путевые листы в рассматриваемой ситуации. Отметим, что путевой лист следует оформлять ... административной ответственности за оформление указанного путевого листа на более длительный срок. ...
  • Варианты компенсации директору, использующему личный автомобиль в производственных целях
    ... реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от ... , поэтому она может использовать путевой лист по форме, утвержденной постановлением ... quot;. По вопросу оформления путевых листов также советуем ознакомиться с рекомендуемым ... пользование транспортным средством; - Энциклопедия решений . Путевой лист; - Вопрос : Работники организации (генеральный ... автотранспортной. Какова периодичность оформления путевых листов легкового автомобиля, используемого директором ...
  • Теперь «1С:Бухгалтерия» может и так
    ... на приобретение топлива по путевым листам для нетранспортных предприятий, возврат ... на приобретение топлива по путевым листам для нетранспортных предприятий, возврат ... на приобретение топлива по путевым листам для нетранспортных предприятий. Эта ... путевых листов настраивается в разделе « Администрирование» – « Функциональность программы» – «Запасы ». Сами путевые листы ... оформляются в разделе « Покупки» – «Путевые листы ». Для корректного заполнения путевого листа пользователю ...
  • Списание ГСМ: нормы расхода, оформление и отражение в учете
    ... и списания ГСМ является путевой лист. К учету принимаются путевые листы, оформленные надлежащим образом ... номер путевого листа В наименовании отражается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист ... легкового автомобиля, путевой лист грузового автомобиля и т. п.). Номер путевого листа указывается ... лица, ответственного за выдачу путевых листов. 2 Оформленные путевые листы должны храниться не менее ...
  • ГСМ: организация учета и списание
    ... (муниципальные) учреждения применяли форму путевых листов, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ ... быть составлен путевой лист? Перечень обязательных реквизитов путевых листов утвержден Приказом ... заполнения путевых листов): наименование и номер путевого листа; сведения о сроке действия путевого листа; ... сведения о сроке действия путевого листа. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов ... отраженная в путевом листе. Например, дата, на которую составлен путевой лист, позволяет ...
  • Учет ГСМ в «1С»
    ... необходимость в автоматизации выписки путевых листов и корректного списания горюче ... и агрегатов ». Журнал путевых листов и таксировки путевых листов расположен в пункте меню ... если работа транспортного средства по путевому листу является лицензируемой деятельностью. На ... на основании путевого листа вводится документ « Таксировка путевых листов ». Основная информация о путевом листе, транспорте, ... операции « Списание ГСМ по путевому листу » документ « Таксировка путевого листа » записывается и проводится, ...
  • Особенности учета ГСМ в 2019 году
    ... ГСМ должно подтверждаться путевым листом, соответствием расхода бензина установленным нормам. Путевой лист – документ, служащий ... содержит положений, утверждающих обязательное применение путевого листа и его форму, однако сам ... обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные ... указать на применение документа – путевого листа в своей учетной политике в ... решению руководителя учреждения. Вопросам заполнения путевых листов и установления норм расхода ГСМ ...
  • Ошибки в первичке: данные о компании и контрагенте
    ... ОГРН в путевом листе С 2017 г. в типовую форму путевых листов добавлены новые ... .11.2017 № 476). Теперь в путевом листе нужно указывать ОГРН компании или ... данных не будет в бланке путевого листа, это может навести инспектора на ...
  • Компания приобрела автомобиль бизнес-класса для директора: как оформить для целей налогообложения
    ... управленческих нужд организации, могут быть путевые листы, должностная инструкция директора и ... нетранспортные компании могут разработать форму путевого листа самостоятельно с учетом требований ... 3/25186 отмечено, что помимо путевых листов документами, которые подтверждают использование ... могут быть оформленные должным образом путевые листы и должностная инструкция директора (например ... содержание служебного транспорта; - Энциклопедия решений. Путевой лист; - Энциклопедия решений. Признание расходов в ...

Отключить мобильную версию