Автор: Дарья Волохова, методист Линии консультаций ГЭНДАЛЬФ

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», декабрь 2022

В декабре многие предприятия подводят итоги календарного года, как в целом по предприятию, так и в части работы отдельных сотрудников, но важно в этот период не забыть определиться с планами на будущий год. Одним из плановых документов, который должен быть разработан именно в декабре является График отпусков. В статье рассмотрим методику работы с Графиком, а также правила его заполнения в программе «1С:ЗУП», (ред. 3.1).

Особенности формирования Графика отпусков

График отпусков представляет собой документ, определяющий очередность предоставления сотрудникам предприятия ежегодных оплачиваемых отпусков в течение года (ст. 123 ТК РФ).

Таким образом, график должен включать в себя информацию о времени и длительности дней отпуска каждого сотрудника, с которым у организации заключен трудовой договор.

Федеральная служба по труду и занятости для ведения документа рекомендует использовать унифицированную форму Т-7, дополненную графой «С графиком ознакомлен» для подтверждения плановых отпусков со стороны сотрудников.

По итогу согласования и утверждения графика необходимо:

  • хранить документ в бухгалтерской и кадровой службах;

  • выложить график на общий для сотрудников ресурс для ознакомления;

  • копию документа направить в подразделения предприятия.

Изменение Графика отпусков в течение года

При внесении корректировок в плановые отпуска сотрудников важно помнить, что график – это плановый документ, как для предприятия, так и для его сотрудников. В связи с этим при изменении графика, требуется получить согласие сторон.

Если организация использует унифицированную форму, то для этого следует внести дополнения в Графы 7-9:

  • фактическая дата отпуска;

  • основание переноса;

  • дата предполагаемого отпуска с учетом переноса.

Также в форме есть дополнительная графа 10 «Примечание», она заполняется в случае, если перенос отпуска состоялся из-за того, что отсутствие сотрудника может отрицательно сказаться на нормальном ходе работы предприятия или при переносе отпуска на следующий календарный год.

Новый сотрудник в утвержденном графике

Работодатели часто задаются вопросом о том, как включить нового сотрудника в утвержденный график отпусков. Роструд на этот счет предлагает работодателям два варианта, которые не будут перечить законодательству:

  • внести корректировки в имеющийся график отпусков;

  • сформировать отдельный график на нового сотрудника и приобщить его к основному.

Ответственность за отсутствие Графика отпусков

Несмотря на то, что График отпусков – это не ключевой документ в части регулирования работы сотрудников, но Трудовые инспекции считают его весьма важным. В случае отсутствия данного документа предприятию положено предупреждение или же наложение административного штрафа в следующих размерах:

  • 1 000 – 5 000 руб. для должностных лиц;

  • 1 000 – 5 000 руб. для ИП;

  • 30 000 – 50 000 руб. для юридических лиц.

Поэтому лучше заранее заняться подготовкой и формированием Графика – в помощь бухгалтеру в «1С: Зарплата и управление персоналом» реализован специализированный функционал, поддерживающий составление документа по унифицированной форме.

Составление Графика отпусков в «1С»

Для того чтобы сформировать График отпусков в «1С: Зарплата и управление персоналом», перейдите в Раздел «Кадры» - Журнал «Графики, переносы отпусков».

Далее, воспользуйтесь Командой «Создать» и выберете «График отпусков». В шапке открывшегося документа укажите название предприятия и дату формирования Графика – напоминаем, по общему правилу, документ должен быть составлен не менее, чем за две недели до начала календарного года.

После указания основных реквизитов заполните табличную часть одним из следующих способов:

  • с помощью Команды «Подбор», выбрав сотрудников из предлагаемого списка. Чтобы включить в график всех сотрудников, наберите на клавиатуре комбинацию «Ctrl+A» и после нажмите «Выбрать», закрыв в форму в документе будут отражены все работники;

  • с помощью Команды «Добавить», внося в документ отдельных лиц, работающих в организации»

  • загрузив данные из внешнего файла.

После переноса сотрудников в табличную часть остается внести периоды плановых отпусков в Графы «Начало» и «Окончание».

После проведения документа, его можно распечатать, воспользовавшись командой «График отпусков (Т-7)» в верхней части формы.

Дополнительно, в течение календарного года из Графика отпусков можно оформлять фактические отпуска.

Для того, чтобы отразить перенос планового отпуска, в Журнале «Графики, переносы отпусков» при создании выберете «Перенос отпуска», в котором после подбора сотрудника, укажите новые даты отпусков.