Организация применяет общую систему налогообложения. При переезде была потеряна папка с авансовыми отчетами за I квартал 2011 года. Восстановить документы практически невозможно, так как там чеки и билеты по командировкам в другие города, кассовые чеки магазинов. Что делать в такой ситуации? Какие документы оформить?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В случае пропажи первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов и охраны. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. По нашему мнению, применительно к Вашей ситуации в процессе расследования причин пропажи документов, необходимо получить от лиц, ответственных за сохранность потерянных документов, письменные объяснения (докладные записки).
Организации необходимо принять меры по восстановлению утраченных документов.
При отсутствии документов, необходимых для исчисления налогов, организацию могут привлечь к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ (за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения) и по ст. 126 НК РФ (за непредставление документов, необходимых для налогового контроля). Наличие акта, подтверждающего отсутствие документов, а также принятие мер по восстановлению утраченных документов могут быть весомыми аргументами в пользу того, что основания для применения штрафа, предусмотренного ст. 126 НК РФ, отсутствуют.
Если документы, подтверждающие расходы и вычеты НДС, не будут восстановлены, Вашей организации необходимо будет представить уточненные декларации по налогу на прибыль и НДС за I квартал 2011 года и уменьшить суммы расходов и налоговых вычетов по НДС соответственно.
Если Ваша организация не готова к спорам с территориальными отделениями ФСС и ПФР, подотчетные суммы, списанные с работников при отсутствии оправдательных документов, необходимо включить в базу для начисления страховых взносов и представить уточненные расчеты по форме-4 ФСС РФ и РСВ-1 ПФР за I квартал 2011 года в соответствующие территориальные отделения внебюджетных фондов.
По НДФЛ организация может принять решение об удержании НДФЛ с работников, однако, на наш взгляд, налогооблагаемого дохода у них не возникло.
Обоснование вывода:
Действия организации при обнаружении пропажи документов
Налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
В соответствии с п. 1 ст. 17 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.1996 N 129-ФЗ (далее - Закон 129-ФЗ) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель юридического лица (п. 3 ст. 17 Закона 129-ФЗ).
НК РФ и данный Закон не уточняет, как должна поступить организация в случае утери документов. Не содержится таких уточнений и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Поэтому необходимо обратиться к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 N 105, далее - Положение). Оно регламентирует порядок хранения первичных документов и применяется в части, не противоречащей действующему законодательству.
В п. 6.8 Положения предусмотрено, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.
По нашему мнению, применительно к Вашей ситуации в процессе расследования причин пропажи документов необходимо получить от лиц, ответственных за сохранность потерянных документов, письменные объяснения (докладные записки).
В письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411 подтверждено, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации, договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д.
Таким образом, потерянные документы организации необходимо по возможности восстановить. Так, например, по командировочным расходам организация может запросить копии проездных документов у перевозчика (например, у ОАО "РЖД" и др.), если известны номер поезда, места и дата отправления. Восстановление проездного документа (билета) производится в пунктах приобретения проездных документов (билетов) или в железнодорожных билетных кассах железнодорожной станции отправления пассажира (п. 28 Правил оказания услуг по перевозкам на железнодорожном транспорте пассажиров, а также грузов, багажа и грузобагажа для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности (утверждены постановлением Правительства РФ от 02.03.2005 N 111)). По гостиничным услугам следует сделать запросы в места проживания командированных. Также, по нашему мнению, следует попытаться восстановить командировочные удостоверения (форма N Т-10) и служебные задания для направления в командировку и отчеты об их выполнении (форма N Т-10а). Формы утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.
Налог на прибыль и НДС
Одно из условий признания расходов по налогу на прибыль - их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому при отсутствии документов, подтверждающих произведенные затраты, расходы по налогу на прибыль учесть нельзя (постановление ФАС Дальневосточного округа от 26.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3562).
Кроме того, для принятия к вычету НДС налогоплательщику необходим счет-фактура, а если налог предъявлен по командировочным расходам, - то бланки строгой отчетности с выделенными в них суммами налога (п. 1 ст. 172 НК РФ). Если же такие документы утеряны, то оснований для вычета НДС не имеется.
Как установлено ст. 81 НК РФ, при обнаружении налогоплательщиком в поданной им в налоговый орган декларации факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы налога, подлежащей уплате, налогоплательщик обязан внести необходимые изменения в декларацию и представить в налоговый орган уточненную декларацию в порядке, установленном ст. 81 НК РФ.
Таким образом, в случае если документы, подтверждающие расходы и вычеты НДС, не будут восстановлены, Вашей организации необходимо будет представить уточненные декларации по налогу на прибыль и НДС за I квартал 2011 года и уменьшить суммы расходов и налоговых вычетов по НДС соответственно.
НДФЛ и страховые взносы
По вопросам обложения НДФЛ подотчетных сумм в отсутствие оправдательных документов, а также начисления на эти суммы страховых взносов в ПФР, ФСС, ФФОМС, ТФОМС не исключены споры с налоговыми органами и территориальными отделениями ПФР и ФСС РФ.
Не исключено, что при проверке контролирующие органы посчитают подотчетные суммы выплатами, начисленными в рамках трудовых договоров (ст. 7 Федерального Закона N 212-ФЗ от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" и ст. 20.1 Федерального закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"), и доначислят страховые взносы на суммы, выплаченные подотчетным лицам.
Кроме того, от НДФЛ освобождаются суточные не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, расходы по найму жилья и др. (п. 3 ст. 217 НК РФ). Также не признаются доходом подотчетного лица выданные ему подотчетные суммы.
Однако в отсутствие оправдательных документов по командировкам (в том числе и командировочных удостоверений) велик риск того, что выплаченные работникам суммы будут квалифицированы налоговыми органами как их доходы, и отстаивать иную точку зрения придется в судебном порядке.
Суды, рассматривающие вопросы об обложении НДФЛ выплат работникам в отсутствие оправдательных документов по командировочным расходам, часто встают на сторону налогоплательщиков. Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 07.09.2007 N А05-12673/2006-19 указал, что утрата проездных билетов не вызывает оснований для начисления НДФЛ. Правда, в этом случае у организации, помимо приказов о командировке сотрудников, имелись авансовые отчеты и справки о стоимости проезда, выданные транспортной компанией.
ФАС Дальневосточного округа, установив факт нахождения работников в командировке и ее производственный характер, также пришел к выводу, что объекта обложения НДФЛ нет даже при отсутствии документа, подтверждающего расходы на проезд (постановление ФАС Дальневосточного округа от 26.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3562).
По вопросам обложения НДФЛ подотчетных сумм в случае приобретения товарно-материальных ценностей при отсутствии оправдательных документов судебная практика не сложилась. По нашему мнению, у работников организации облагаемого НДФЛ дохода возникать не должно, если Ваша организация подтвердит факт оприходования приобретенных "подотчетниками" товаров (работ, услуг). Акт о пропаже документов может быть еще одним аргументом в пользу неначисления НДФЛ.
Таким образом, если Ваша организация не готова к спорам с налоговыми органами и территориальными отделениями ФСС и ПФР, подотчетные суммы, списанные с работников при отсутствии оправдательных документов, необходимо включить в базу для начисления страховых взносов и представить уточненные расчеты по форме-4 ФСС РФ и РСВ-1 ПФР за I квартал 2011 года в соответствующие территориальные отделения внебюджетных фондов.
По НДФЛ организация может принять решение об удержании НДФЛ с работников, однако, на наш взгляд, налогооблагаемого дохода у них не возникает.
Налоговая ответственность
При отсутствии документов, необходимых для исчисления налогов, организацию могут привлечь к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ (за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения) и по ст. 126 НК РФ (за непредставление документов, необходимых для налогового контроля).
Наличие акта, подтверждающего отсутствие документов, а также принятие мер по восстановлению утраченных документов, могут быть весомыми аргументами в пользу того, что основания для применения штрафа, предусмотренного ст. 126 НК РФ, отсутствуют.
В соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ непредставление налогоплательщиком сведений (документов), необходимых для осуществления налогового контроля, влечет взыскание штрафа в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.
Арбитражная практика показывает, что при утере или уничтожении документов привлечение к ответственности по ст. 126 НК РФ является правомерным, только если документы имеются у налогоплательщика в наличии. Если же документы на момент истребования отсутствовали по объективным причинам, в действиях налогоплательщика нет состава правонарушения, предусмотренного данной нормой (постановления ФАС Центрального округа от 23.10.2008 N А36-686/2008, ФАС Северо-Западного округа от 17.07.2008 N А56-5570/2007, от 24.06.2008 N А21-7879/2007 и др.). Однако есть несколько судебных решений (2001-2002 годов), где суд посчитал, что кража или умышленное уничтожение документов неустановленными лицами в силу ст. 111 НК РФ не являются обстоятельствами, исключающими вину в совершении налогового правонарушения (постановления ФАС Северо-Западного округа от 08.10.2002 N А56-18064/02, ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.01.2001 N А33-4281/00-С3-Ф02-2824/00-С1).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Варламова Виктория
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Мельникова Елена
3 мая 2011 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
