Автор: Попова М., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В преддверии новогодних праздников учреждения спорта производят закупку новогодних подарков для детей своих сотрудников. В материале расскажем о бюджетной классификации расходов на их приобретение, а также о документальном оформлении и бухгалтерском учете хозяйственных операций, связанных с приобретением и выдачей новогодних подарков детям сотрудников учреждения спорта. Ответим на вопрос: нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы со стоимости новогоднего подарка, врученного ребенку работника учреждения спорта?

Основание осуществления расходов на приобретение новогодних подарков для детей работников учреждения спорта

Приобретение детских новогодних подарков за счет средств бюджетного (автономного) учреждения спорта должно быть предусмотрено коллективным договором.

Кроме того, осуществление расходов на приобретение детских новогодних подарков возможно только в том случае, если данный вид расходов прописан в плане финансово-хозяйственной деятельности бюджетного (автономного) учреждения спорта по соответствующему источнику финансового обеспечения. Как правило, бюджетные (автономные) учреждения спорта осуществляют закупку детских новогодних подарков для детей своих работников за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности.

Закупку детских новогодних подарков целесообразно производить на основании распоряжения руководителя учреждения спорта, оформленного, например, в виде приказа. Приведем пример приказа руководителя бюджетного (автономного) учреждения спорта на приобретение детских новогодних подарков для их выдачи работникам учреждения спорта.

Государственное бюджетное учреждение
«Областное училище олимпийского резерва»
(ГБУ «Областное училище олимпийского резерва»)

ПРИКАЗ № 218-Р
от 12 декабря 2022 года
о приобретении детских новогодних подарков для детей сотрудников

В связи с подготовкой к встрече нового 2023 года во исполнение п. 10.2 Коллективного договора (на 2020–2024 гг.) на основании:

– списка детей работников учреждения в возрасте от 0 до 14 лет (включительно), составленного начальником отдела кадров О. Н. Федоровой и согласованного с первичной профсоюзной организацией (дата согласования: 09.12.2022);
– служебной записки заместителя директора по экономическим вопросам Г. В. Туманиной

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Юрисконсульту В. Г. Широковой в срок до 14.12.2022 подготовить в соответствии с Федеральным законом № 44-ФЗ и предоставить мне на подпись договор на приобретение сладких детских новогодних подарков на следующих условиях:

– источник финансового обеспечения – средства учреждения, полученные от предпринимательской деятельности;
– количество подарков – 53 штуки;
– цена за один подарок – не более 1 500 руб.;
– срок поставки – не позднее 20.12.2022.

2. Заведующему складом З. Н. Борисову осуществить:

– приемку детских новогодних подарков на склад учреждения;
– проверку детских новогодних подарков на предмет соответствия условиям заключенного договора и санитарно-эпидемиологическим требованиям, предъявляемым к продовольственным товарам в соответствии с законодательством РФ;
– безопасное хранение детских новогодних подарков до момента их вручения детям сотрудников учреждения.

3. Начальнику отдела кадров О. Н. Федоровой не позднее 27.12.2022 вручить по согласованному с профсоюзной организацией списку новогодние подарки сотрудникам учреждения, являющимся родителями детей в возрасте от 0 до 14 лет, под роспись. Вручение оформить актом по форме, установленной учетной политикой учреждения для целей бухгалтерского учета, который передать в бухгалтерскую службу учреждения не позднее дня его составления.

4. Главному бухгалтеру О. Г. Абрамовой осуществить проверку документов, подтверждающих закупку и вручение детских новогодних подарков, и обеспечить:

– своевременное отражение первичных документов в бухгалтерском учете;
– своевременную оплату поставленных детских новогодних подарков в соответствии с условиями заключенного договора.

5. Делопроизводителю Н. Н. Родионовой ознакомить с приказом ответственных лиц под роспись.

6. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора по общим вопросам П. К. Фадейкина.

Директор

(Арбузов)

О. Е. Арбузов

С приказом ознакомлены:

Заместитель директора

   

по общим вопросам

(Фадейкин)

П. К. Фадейкин

Главный бухгалтер

(Абрамова)

О. Г. Абрамова

Начальник отдела кадров

(Федорова)

О. Н. Федорова

Юрисконсульт

(Широкова)

В. Г. Широкова

Начальник склада

(Борисов)

З. Н. Борисов

Документальное оформление приобретения детских новогодних подарков

При поступлении детских новогодних подарков на склад бюджетного (автономного) учреждения спорта оформляется приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207), который служит основанием для принятия детских новогодних подарков к бухгалтерскому учету и их отражения на балансе учреждения (Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н).

Обратите внимание: при наличии надлежаще оформленных первичных учетных документов, которые предусмотрены условиями заключенного договора поставки детских новогодних подарков (например, счет-фактура, товарная накладная), приходный ордер по форме 0504207 составлять не требуется (Письмо Минфина России от 07.12.2016 № 02-07-10/72795).

Документальное оформление вручения новогодних подарков детям работников учреждения спорта

Факт вручения детских новогодних подарков должен быть подтвержден документально. Поскольку форма такого документа не утверждена, учреждению спорта необходимо предусмотреть ее в рамках учетной политики с соблюдением требований к реквизитам неунифицированных форм первичных документов, установленных п. 25, 26 СГС «Концептуальные основы», пп. «г» п. 9 СГС «Учетная политика», п. 6 Инструкции № 157н.

В соответствии с разъяснениями Минфина, доведенными Письмом от 26.04.2019 № 02-07-07/31230 (далее – Письмо Минфина России № 02-07-07/31230), документом, подтверждающим факт вручения подарка, может быть акт о вручении.

Приведем образец неунифицированной формы акта о вручении детских новогодних подарков.

Муниципальное бюджетное учреждение
«Комплексная спортивная школа «Олимпиец»
(МБУ «Комплексная спортивная школа «Олимпиец»)

УТВЕРЖДАЮ
Директор МБУ «Комплексная
спортивная школа «Олимпиец»
_______________ Д. Е. Никонов
27 декабря 2022 года

Акт о вручении
детских новогодних подарков
от 27 декабря 2022 года № 1

Настоящий Акт составлен о том, что на основании Приказа от 15.12.2022 № 175-Р «О приобретении детских новогодних подарков для детей сотрудников» произведено вручение работникам учреждения, являющимся родителями детей в возрасте от 0 до 14 лет (включительно), сладких новогодних подарков, приобретенных по договору поставки от 15.12.2022 № 2022-117:

Сотрудник

Ребенок

Подарок получен

Ф. И. О.

Должность

Ф. И. О.

Дата рождения

Дата

Подпись

Н. Н. Воронина

Бухгалтер

Д. В. Воронин

15.05.2015

27.12.2022

(Воронина)

С. Н. Шабалина

Экономист

У. Н. Шабалина

08.07.2010

27.12.2022

(Шабалина)

С. В. Миронов

Водитель

Д. С. Миронова

12.04.2012

27.12.2022

(Миронов)

Д. Н. Богданов

Кладовщик

Д. Д. Богданов

22.09.2021

27.12.2022

(Богданов)


Всего по настоящему акту вручено: 4 (четыре) детских новогодних подарка.

Вручение произвел:

начальник отдела кадров

(Ульянова)

О. Н. Ульянова


Отметка бухгалтерии

Акт получен:

Бухгалтер по учету

   

материальных запасов

(Лисина)

Д. В. Лисина

   

27.12.2022

Списание детских новогодних подарков с балансового учета бюджетного (автономного) учреждения спорта осуществляется на основании акта о списании материальных запасов (ф. 0504230) (п. 9 СГС «Учетная политика»).

По общему правилу акт о списании материальных запасов, подтверждающий выбытие детских новогодних подарков, составляется постоянно действующей комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов и утверждается руководителем учреждения.

Обратите внимание: Приказом № 52н установлено, что в случае если выдача детских новогодних подарков производится на основании документов, утвержденных руководителем учреждения спорта, указанные документы должны быть приложены к акту о списании материальных запасов (ф. 0504230).

Бухгалтерский учет и бюджетная классификация расходов на приобретение новогодних подарков для детей работников учреждения спорта

Порядок ведения бюджетными и автономными учреждениями спорта бухгалтерского учета регулируется:

  • федеральными стандартами бухгалтерского учета государственных финансов;

  • Инструкцией № 157н;

  • Инструкцией № 174н – для бюджетных учреждений спорта;

  • Инструкцией № 183н – для автономных учреждений спорта.

Бухгалтерский учет приобретенных детских новогодних подарков организуется на счете 0 105 36 000 «Прочие материальные запасы» (п. 98, 118 Инструкции № 157н, п. 31 Инструкции № 174н, п. 31 Инструкции № 183н, п. 5 разд. 2 Методических рекомендаций по применению СГС «Запасы» (Письмо Минфина России от 01.08.2019 № 02-07-07/58075)).

Расходы бюджетного (автономного) учреждения спорта на приобретение детских новогодних подарков относятся на подстатью 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ в увязке с подстатьей 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» КВР (п. 11.4.8 Порядка № 209н, п. 48.2.4.4 Порядка № 85н, абз.1 п. 5 разд. 2 Методических рекомендаций по применению СГС «Запасы», Письмо Минфина России от 14.03.2019 № 02-06-10/16864).

При поступлении приобретенных детских новогодних подарков на склад учреждения спорта хозяйственные операции, связанные с их приобретением, хранением и вручением, отражаются в бухгалтерском учете бюджетного (автономного) учреждения спорта следующими корреспонденциями счетов (поскольку по сложившейся практике закупка детских новогодних подарков чаще всего производится за счет средств учреждения, полученных от предпринимательской деятельности, приведены корреспонденции счетов, применяемые по КФО 2):

Содержание операции

Дебет

Кредит

Обоснование

Приняты к учету приобретенные детские новогодние подарки*

2 105 36 349

2 302 34 73х

Пункт 34 Инструкции № 174н, п. 34 Инструкции № 183н

Отражена сумма НДС, предъявленного поставщиком детских новогодних подарков

2 210 12 561

2 302 34 73х

Пункты 112, 128 Инструкции № 174н, п. 115 Инструкции № 183н

Погашена задолженность перед поставщиком детских новогодних подарков

2 302 34 83х

2 201 11 610
2 201 34 610
Забалансовый счет 18
(КВР 244, подстатья 349 КОСГУ)

Пункт 73 Инструкции № 174н, п. 73, 78 Инструкции № 183н, п. 367 Инструкции № 157н

Отражена выдача детских новогодних подарков со склада учреждения лицу, ответственному за их вручение:

     

– учтена в расходах учреждения стоимость детских новогодних подарков

2 401 20 272
2 109 60 272

2 105 36 449

Пункт 37 Инструкции № 174н, п. 37 Инструкции № 183н

– приняты к забалансовому учету детские новогодние подарки до момента их вручения*

Забалансовый счет 07

Пункт 345 Инструкции № 157н

Списаны врученные детские новогодние подарки*

Забалансовый счет 07

Пункт 345 Инструкции № 157н

Начислен НДС к уплате

2 401 20 291

2 303 04 731

Пункт 131 Инструкции № 174н, п. 159 Инструкции № 183н

Принята к вычету сумма НДС, предъявленного поставщиком детских новогодних подарков

2 303 04 831

2 210 12 661

Пункт 113 Инструкции № 174н, п. 116 Инструкции № 183н

Удержан из заработной платы соответствующего работника НДФЛ со стоимости детского новогоднего подарка**, ***

2 302 11 837

2 303 01 731

Пункт 131 Инструкции № 174н, п. 159 Инструкции № 183н

* На сумму без учета НДС, предъявленного поставщиком детских новогодних подарков.

** С учетом суммы НДС, предъявленного поставщиком детских новогодних подарков.

*** Если суммарная стоимость подарков, выданных работнику с начала года, превышает 4 000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ).

В случае если приобретенные детские новогодние подарки сразу (без поступления на склад учреждения спорта) передаются для вручения, в бухгалтерском учете бюджетного (автономного) учреждения спорта формируются следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Обоснование

Приняты к забалансовому учету детские новогодние подарки до момента их вручения*

Забалансовый счет 07

Пункт 345 Инструкции № 157н

Приняты к учету приобретенные детские новогодние подарки*

2 105 36 349

2 302 34 73х

Пункт 34 Инструкции № 174н, п. 34 Инструкции № 183н

Отражена сумма НДС, предъявленного поставщиком детских новогодних подарков

2 210 12 561

2 302 34 73х

Пункты 112, 128 Инструкции № 174н, п. 115 Инструкции № 183н

Погашена задолженность перед поставщиком детских новогодних подарков

2 302 34 83х

0 201 11 610
Забалансовый счет 18
(КВР 244, подстатья 349)

Пункт 73 Инструкции № 174н, п. 73, 78 Инструкции № 183н, п. 367 Инструкции № 157н

Списаны врученные детские новогодние подарки*

2 401 20 272
2 109 60 272

2 105 36 449

Пункт 37 Инструкции № 174н, п. 37 Инструкции № 183н, разд. 2 Методических рекомендаций по применению СГС «Запасы»

Начислен НДС к уплате

2 401 20 291

2 303 04 731

Пункт 131 Инструкции № 174н, п. 159 Инструкции № 183н

Принята к вычету сумма НДС, предъявленного поставщиком детских новогодних подарков

2 303 04 831

2 210 12 661

Пункт 113 Инструкции № 174н, п. 116 Инструкции № 183н

Удержан из заработной платы соответствующего работника НДФЛ со стоимости детского новогоднего подарка**, ***

2 302 11 837

2 303 01 731

Пункт 131 Инструкции № 174н, п. 159 Инструкции № 183н

* На сумму без учета НДС, предъявленного поставщиком детских новогодних подарков.

** С учетом суммы НДС, предъявленного поставщиком детских новогодних подарков.

*** Если суммарная стоимость подарков, выданных работнику с начала года, превышает 4 000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ).

При одновременном представлении документов, подтверждающих приобретение и вручение детских новогодних подарков, информация о них на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» не отражается (п. 345 Инструкции № 157н, разд. 2 Методических рекомендаций по применению СГС «Запасы», Письмо Минфина России № 02-07-07/31230). В этом случае стоимость детских новогодних подарков по факту поступления одномоментно относится на расходы текущего финансового периода по дебету счета 0 401 20 272 «Расходы материальных запасов текущего финансового года» (Письмо Минфина России от 19.08.2022 № 02-07-10/81608).

Обложение НДФЛ стоимости детских новогодних подарков

В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении облагаемой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме.

Перечень доходов, не подлежащих обложению НДФЛ, содержится в ст. 217 НК РФ.

При установлении необходимости обложения стоимости детских новогодних подарков НДФЛ нужно руководствоваться следующим.

Пунктом 28 ст. 217 НК РФ определено: в случае если стоимость подарков, полученных налогоплательщиком за налоговый период (налоговым периодом по НДФЛ является календарный год (ст. 216 НК РФ)), не превышает 4 000 руб., их стоимость не облагается НДФЛ (письма Минфина России от 24.08.2022 № 03-04-06/82478, от 15.10.2021 № 03-01-10/83519, от 28.02.2020 № 03-04-06/14371, от 18.11.2016 № 03-04-06/67922, ФНС России от 02.07.2015 № БС-4-11/11559@).

Если же общая стоимость подарков, врученных одному работнику за календарный год, превысит 4 000 руб., то с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ как с дохода, не удовлетворяющего положениям ст. 217 НК РФ. При этом не имеет значения, кто является получателем подарка: сам работник учреждения спорта или его ребенок. Освобождение от обложения НДФЛ стоимости подарка, врученного ребенку работника учреждения, Налоговым кодексом не предусмотрено.

В этом случае сумма налога, которую следует удержать из денежной выплаты в пользу работника и перечислить в бюджет (Письмо ФНС России от 22.08.2014 № СА-4-7/16692), рассчитывается по формуле:

НДФЛ = (∑подарков 4000 руб.) х Ставканалога, где:

НДФЛ сумма НДФЛ, подлежащая уплате в бюджет, исчисленная с превышения стоимости подарков, врученных работнику с начала налогового периода, суммы 4 000 руб.;

подарков – общая сумма подарков, врученных работнику с начала налогового периода, руб.;

Ставканалога – ставка НДФЛ, установленная п. 1 ст. 224 НК РФ в размере:

  • 13% – для работников учреждения спорта, являющихся налоговыми резидентами РФ;

  • 30% – для работников – не резидентов РФ.

При этом если до календарного года, в котором вручен подарок, денежных выплат в пользу работника не будет (или их будет недостаточно для того, чтобы удержать полную сумму исчисленного налога), о невозможности удержать НДФЛ нужно проинформировать работника и ИФНС по месту учета учреждения не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (п. 5 ст. 226 НК РФ).

На основании п. 5.8 Приказа ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ сумма врученного подарка отражается в справке о доходах и суммах налога физического лица (ф. 6-НДФЛ) за календарный год, в котором физическому лицу был вручен подарок, следующим образом:

Вид дохода

Код

В виде общей стоимости подарка

Код дохода 2721

В виде стоимости подарка в размере 4 000 руб., не подлежащей обложению НДФЛ

Код вычета 501

Обложение стоимости детских новогодних подарков страховыми взносами

Исходя из нормы, установленной п. 1 ст. 420 НК РФ и п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ, стоимость новогодних подарков, врученных детям работников учреждения спорта, не облагается страховыми взносами, поскольку их вручение производится не в рамках трудовых (или гражданско-правовых) отношений, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг) (Письмо Минтруда России от 08.07.2015 № 17-3/В-335).

Пример.

В соответствии с коллективным договором и на основании приказа руководителя ГБУ «Спортивная школа олимпийского резерва по фигурному катанию» произвело закупку 50 сладких новогодних подарков для их вручения детям своих работников в связи с празднованием Нового 2023 года. Закупка произведена на основании договора, заключенного с коммерческой организацией, за счет средств учреждения, полученных от предпринимательской деятельности, по цене 1 200,00 руб. за один подарок. На основании товаросопроводительных документов подарки поступили на склад учреждения.

Согласно учетной политике учреждения расходы на приобретение детских новогодних подарков формируют себестоимость оказываемых учреждением платных услуг.

В 2022 году вручение иных видов подарков работникам учреждения не производилось.

На основании Инструкции № 174н в бухгалтерском учете бюджетного учреждения спорта сформированы следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Приняты к учету приобретенные детские новогодние подарки

2 105 36 349

2 302 34 734

50 000

Отражена сумма НДС, предъявленного поставщиком детских новогодних подарков

2 210 12 561

2 302 34 734

10 000

Погашена задолженность перед поставщиком детских новогодних подарков

2 302 34 834

2 201 11 610
Забалансовый счет 18
(КВР 244, подстатья 349 КОСГУ)

60 000

Отражена выдача детских новогодних подарков со склада учреждения лицу, ответственному за их вручение:

     

– учтена в расходах учреждения стоимость детских новогодних подарков

2 109 60 272

2 105 36 449

50 000

– приняты к забалансовому учету детские новогодние подарки до момента их вручения

Забалансовый счет 07

50 000

Списаны врученные детские новогодние подарки

Забалансовый счет 07

50 000

Начислен НДС к уплате

2 401 20 291

2 303 04 731

10 000

Принята к вычету сумма НДС, предъявленного поставщиком детских новогодних подарков

2 303 04 831

2 210 12 661

10 000

* * *

В заключение сформулируем основные нормы.

Детские новогодние подарки учитываются в составе прочих материальных запасов на счете 0 105 36 000 «Прочие материальные запасы».

При этом расходы на их приобретение относятся на подстатью 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ в увязке с подстатьей 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» КВР.

Обложение НДФЛ и страховыми взносами стоимости детских новогодних подарков, врученных детям работников учреждения спорта, осуществляется в следующем порядке:

  • НДФЛ удерживается и перечисляется в бюджет с суммы превышения общей стоимости всех подарков, врученных работнику с начала года, 4 000 руб.;

  • страховые взносы не начисляются.