Безупречная Книга учета. В Книге учета отражают не весь НДФЛ с зарплаты

Светлана Князева, эксперт «УНП»

Газета "Учет. Налоги. Право" № 34/2011

Сумма НДФЛ, которую компания на «упрощенке» может списать в расходы и отразить в Книге, зависит от выплаты, с которой удержан налог. В Минфине нам подтвердили, что если выплата учитывается в затратах, то НДФЛ, удержанный из нее, также является расходом. Если же компания удержала и перечислила налог с материальной помощи, непроизводственной премии и других выплат, которые не включают в затраты, то и налог тоже не списывают.

Но сложность в том, что налог обычно перечисляют общей суммой одним платежным поручением. Если в платежку попала неучитываемая часть налога, то надо определить сумму НДФЛ, которая включается в расходы. И именно ее записать в графу 5 Книги учета «Расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы».

Допустим, сумма удержанного и перечисленного со всех сотрудников НДФЛ по данным платежного поручения от 05.09.11 № 1000 составила 205 000 рублей. При этом сумма в размере 5000 рублей удержана с материальной помощи к отпуску, которая в расходах не учитывается (п. 23 ст. 270 , ст. 346.16 НК РФ). Таким образом, в графе 5 Книги надо отразить ту же платежку, но на уже меньшую сумму, а именно в размере 200 000 рублей (205 000 – 5000) (см. образец).

Конечно, ничто не запрещает перечислять НДФЛ несколькими платежками. Тогда проблем с заполнением Книги можно избежать. Достаточно настроить бухгалтерскую программу так, чтобы она автоматически формировала платежки по учитываемым и неучитываемым выплатам. Однако когда есть обособленные подразделения, это наверняка приведет к увеличению документооборота и возможным ошибкам. Так что проще не менять порядок перечисления налога, а для распределения НДФЛ разработать свой регистр либо бухгалтерскую справку. А в ней расписать облагаемые и необлагаемые выплаты, а также сумму налога, учитываемого и не учитываемого в затратах.

КСТАТИ. Страховые взносы компания вправе списать независимо от того, на какие выплаты они начислены. Это связано с тем, что компания платит взносы сама и из своих средств, а не удерживает из доходов работника, как НДФЛ. Причем не имеет значения, учитываются в расходах сами выплаты, на которые начислены платежи в фонды, или нет (письмо Минфина России от 15.03.11 № 03-03-06/1/138).

Пример заполнения Книги учета доходов и расходов (фрагмент)

I. Доходы и расходы