Компенсация расходов по найму жилья в командировке при отсутствии подтверждающих документов: последние разъяснения порядка налогообложения НДФЛ

М.В. Панов, консультант по бухгалтерскому учету
и налогообложению «РУСКОНСАЛТИНГ ГРУПП»

Стоит сказать, что в настоящее время деятельность очень многих организаций вышла на региональный и международный уровень. Следствием этого является рост числа командировок сотрудников в тот или иной регион или за рубеж и связанных с ними расходов. И, конечно, многим бухгалтерам знакома ситуация, когда возвратившийся из командировки сотрудник не привозит документов, подтверждающих осуществленные в служебной поездке расходы. Нередко такая ситуация случается в отношении расходов, связанных с наймом жилья. Это вызывало немало вопросов в части налогообложения НДФЛ сумм компенсаций таких неподтвержденных документально расходов, так как в налоговом законодательстве сохранялась определенная неясность.

Указанная неясность была связана с тем, что в прежней редакции п.3 ст.217 НК РФ было прямо указано – оплата неподтвержденных расходов на жилье освобождается от обложения НДФЛ в пределах норм, установленных законодательством. При этом сами нормы законодательством установлены не были. В результате большинство бухгалтеров облагали НДФЛ выплачиваемые компенсации расходов по найму жилого помещения в период служебной командировки сотрудника, чтобы избежать претензий со стороны налоговых органов.

Но с 01 января 2008 года ситуация изменилась. Это изменение связано с новой редакцией п.3 ст.217 НК РФ (Федеральный закон от 24.07.2007г. №216-ФЗ), в которой были установлены нормы, в пределах которых компенсации командировочных расходов не облагаются НДФЛ, а именно:

- если сотрудник находился в командировке в пределах России, указанная норма составляет 700 рублей в день;

- если сотрудник находился в заграничной командировке – 2500 рублей в день.

И совсем недавно Минфин РФ в Письме от 05.02.2008 г. №03-04-06-01/30 также выразил свое однозначное мнение: в случае непредставления документов работником документов, подтверждающих оплату жилья во время командировки, суммы денежных средств, выданных ему организацией для оплаты найма жилого помещения, освобождаются от налогообложения НДФЛ в пределах указанных выше норм.