Автор: Дмитрий Шумейко, бухгалтер, эксперт по налогам, компания «Шумейко и партнеры»
Поговорим об управлении дебиторской задолженностью. Это на первый взгляд довольно прозрачная тема, совершенно будничная для каждого бухгалтера или владельца бизнеса, однако, есть вопросы, ответы на которые со временем нужно актуализировать или освежать в памяти.
Почему 10 лет назад налоговая не заинтересовалась вашей дебиторкой, а сейчас может и имеет право? Откуда берётся кассовый разрыв, если все идет своим чередом? И как эффективно обслуживать ДЗ, не теряя прибыль и не привлекая внимание органов?
Дебиторская задолженность: кто, за что и почему должен
Дебиторская задолженность (ДЗ, дебиторка) – это сумма всех долговых обязательств перед компанией: их могут иметь и клиенты (как юр-, так и физлица), и сотрудники, и даже государство. В учете в эту категорию будет внесена и переплата по налогам, и предоплата за услугу, и заём
Каждый, кто имеет перед компанией задолженность или невыполненное обязательство, именуется дебитором. Компания же в этих финансовых отношениях становится кредитором.
По основанию возникновения ДЗ можно разделить так:
| Задолженность покупателей (счет 62) | Услуга оказана – оплата еще не поступила |
| Задолженность поставщиков (счет 60) | Перевели предоплату – услуга еще не оказана; Неустойка со стороны поставщика |
| Задолженность работников (счет 70) | Заём, переплата по ЗП, подотчетные средства |
| Задолженность бюджета (счет 68) | Положительное сальдо ЕНС (переплата по налогам и взносам) |
| Задолженность учредителей (счет 75) | Не перечислен взнос в уставный капитал |
Формирование и движение дебиторки – естественная ситуация для любой компании. В клиентских отношениях задолженность возникает, когда стороны договора не могут выполнить его условия одновременно.
-
То есть, поставщик, работающий по предоплате, привезёт вам новые столы в офис не в момент получения аванса, а через неделю. До тех пор у него перед вами дебиторский долг, а у него перед вами – кредиторский.
-
Вы же, уже в качестве поставщика, отправили клиенту 400 кубов вагонки с возможностью постоплаты. При составлении договора был выдвинут срок, в который клиент может внести средства за товар – например, два месяца. Весь этот период дебиторка считается срочной (то есть не просроченной) и не требует особых операций.
Что делать с просроченной задолженностью и просрочившими ее должниками, разберем позднее.
Какие ещё критерии дебиторки выделяют?
По срокам погашения задолженность бывает краткосрочной (до года) и долгосрочной (от года соответственно.
По дате платежа – срочной (или нормальной) и просроченной.
По степени риска можно, помимо текущей дебиторки, платежи по которой поступают в срок, не нарушают условия договора и не вызывают вопросов, можно выделить сомнительную ДЗ и безнадежную. Сомнительной называется задолженность, которая ничем не обеспечена, то есть не имеет поручительства или гарантии от банка. Обычно к сомнительной относят уже просроченную задолженность. Безнадежная ДЗ – задолженность, получить которую нет никаких шансов. Например, это долги с истекшим сроком исковой давности, долги ликвидированной или исключенной из ЕГРЮЛ организации, долги, по которым закончено исполнительное производство в связи с невозможностью их взыскания и другие.
Критерии безнадежных долгов приводятся в ч. 2 ст. 266 НК РФ.
Минфин в письме от 11 декабря 2020 № 03-03-06/1/108754 указывает, что эти критерии соотносятся с положениями Гражданского кодекса РФ. А также подтверждает, что безнадежные долги можно списать в расходы по налогу на прибыль. Однако, уменьшить налоговую базу могут только компании на ОСНО.
Последствия невнимательности к дебиторке:
Так как для многих контрагентов возможность отсроченной оплаты является важным условием для сотрудничества, и компания, как правило, идет на такие условия во имя дальнейшего развития, особенно важно фиксировать движение задолженности по каждому дебитору. Это поможет обезопасить себя от внезапной необходимости в бюджете.
Поскольку ДЗ – это еще не выручка компании, а только потенциальный актив, этими средствами невозможно распоряжаться до поступления.
-
Рассчитывать на этот ресурс тоже нужно с осторожностью: к примеру, если ваш клиент просрочит задолженность за поставку вагонки, вы сами не сможете своевременно обеспечить плановое ТО оборудования, так как рассчитывали реинвестировать в это прибыль от конкретной сделки.
Подобные несостыковки могут привести к кассовому разрыву – ситуации, когда компания, работая в штатном режиме и имея прибыль, временно остается без денег на обязательные расходы. Чем выше общая дебиторка, тем более вероятен риск такого разрыва.
Поэтому дебиторской задолженностью важно правильно управлять, вести подробный учет и добиваться своевременного погашения.
Что значит «управлять»?
Понятия «управления» и «работы» с дебиторкой рождают образы, в которых лично вы всей бухгалтерией идете по контрагентам собирать накопившиеся долговые обязательства. Однако, речь в первую очередь о корректной фиксации дебета и кредита и некоторых моментах, которые нужно изучить до вступления в финансовые отношения с дебиторами.
Обобщенно, можно выделить следующие направления работы с дебиторкой:
-
оперативный контроль текущей задолженности
-
анализ дебиторской задолженности
-
взыскание и реструктуризация дебиторской задолженности
Меры взаимодействия с дебиторкой можно разделить на:
-
юридические – предварительная проверка контрагентов на стадии заключения договора, оформление договора с индивидуальными условиями для каждого клиента, претензионная работа и взыскание задолженности через суд;
-
экономические – оперативный контроль за дебиторской задолженностью, достоверный бухгалтерский учет, своевременная инвентаризация дебиторской задолженности, сверка расчетов с контрагентами, взыскание финансовых санкций, применение различных мер обеспечения платежа, приостановление поставок при неоплате;
-
физические – наложение ареста на имущество должника.
По всем направлениям необходимо утвердить документы, которые будут регламентировать процесс и которыми будут руководствоваться работники.
При чем тут налоговая: почему важно уменьшать ДЗ
Отдельно затронем УСН. В последнее время участились случаи подозрительного отношения проверяющих органов к компаниям на упрощенке – а не пытаются ли они сохранить режим путем махинаций с бухучетом? Поэтому органы могут запросить у вас расшифровки ДЗ и КЗ, если посчитают нужным – например, в случае, если показатели слишком большие.
При упрощенке доходы включаются в налогооблагаемую базу по мере поступления денег или иного погашения задолженности (поставка товара). Дебиторка — ещё не выручка, поэтому в качестве дохода ее можно не декларировать. Таким образом, кто-то может воспользоваться этой схемой для уменьшения налога.
Однако, как мы знаем, п. 5 Обзора, утв. Президиумом Верховного суда 04.07.2018 определил такую стратегию возможной только в случае, когда между компанией и её дебитором не прослеживается взаимосвязи.
-
Если же есть признаки взаимозависимости и вытекающей из нее согласованной манипуляции – ИФНС обязательно совершит перерасчет для получения реальных данных. А это станет веским основанием не только для обнуления спецрежима, но и для начисления допналога по причине, например, превышения дохода для применения УСН, что является целью, противоположной преследуемой.
Поэтому важно достоверно вести операционку и не подавать поводов для беспокойства инспекции – особенно странно навлечь на себя проверку по причине невнимательности в учете или несвоевременной актуализации данных.
Что позволяет налоговикам и судьям заподозрить компанию в целенаправленной хитрости для сохранения права на спецрежим:
-
Компания и ее покупатель взаимозависимые. Например, у них одни учредители, руководители, работники и т. д.
-
Компания не предпринимает никаких действий по получению оплаты
-
Продавец продолжает отгружать товар или оказывать услуги должнику, несмотря на то что тот не платит
-
Взаимозависимый покупатель основной или даже единственный для компании на УСН
-
Поставщик вопреки договору не требует с взаимозависимого покупателя неустойку или штраф за неоплату
-
На счетах покупателя есть деньги, чтобы погасить долг, однако оплата от него все равно не поступает
-
Нет разумных и объективных экономических причин задержки оплаты.
Что хочет видеть налоговая?
Когда налоговая запрашивает расшифровку дебиторской и кредиторской задолженности с указанием всех сумм долговых обязательств по датам их образования и контрагентам, можно заполнить особый отчёт. В нем нужно указать список контрагентов и документы, которые являются основаниями возникновения задолженности, не разбивая суммы по счетам бухучета.
Например, это может выглядеть так:
| Дебиторская задолженность Сумма (тыс. руб.) | |
| Остаток на 01.01.2023 г., в т.ч.: | 5 000 |
| Поступило за 2022 г., в т.ч.: | 3 200 |
| Выбыло за 2022 г., в т.ч.: | 4 300 |
| Остаток на 31.12.2022 г., в т.ч.: | 3 900 |
Учёт дебиторской задолженности:
В бухгалтерском учёте ДЗ отражается на счетах расчётов: 60 (с поставщиками), 62 (с покупателями и заказчиками), 68 и 69 (с государством по налогам и взносам), 70 (с работниками), 71 (с подотчётными лицами), 75 (с учредителями).
Как это выглядит:
-
Компания перечислила поставщику 200 000 рублей в качестве аванса за материалы:
ДТ 60, КТ 51
Дебиторская задолженность компании увеличилась на 200 000 рублей.
-
Поставщик отгрузил материалы на всю сумму аванса:
ДТ 10, КТ 60
Дебиторская задолженность компании уменьшилась на 200 000 рублей.
В балансе ДЗ отражается в составе оборотных активов по строке 1230. К ней рекомендуется сделать пояснение: ввести отдельные строки 1231 и 1232 для краткосрочной и долгосрочной задолженности.
Правила работы с ДЗ, которые помогут себя обезопасить на этапе возникновения просрочки:
1. Проверьте платежеспособность должника. В идеале – проверить статус и риски компании/ИП до вступления в финансовые отношения. Порталы, которые могут в этом помочь:
В картотеке арбитражных дел можно посмотреть, не подан ли иск о банкротстве контрагента. Посмотреть, не находится ли он уже в какой-либо стадии банкротства — в Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юрлиц. Проверить, не находится ли должник в стадии ликвидации или реорганизации, можно в сервисе ФНС «Прозрачный бизнес».
2. Инвентаризуйте долги и делайте сверки – это помогает как можно раньше выявить сомнительную и безнадежную дебиторскую задолженность.
Компания может провести инвентаризацию задолженности в любое время по своей инициативе, но есть случаи, когда ее надо проводить обязательно — например, если обнаружена кража на предприятии или собственники решили ликвидировать организацию. Кроме того, инвентаризацию проводят перед оформлением годового отчета. Инвентаризацию расчетов с дебиторами, покупателями и поставщиками оформляют специальным актом, а по ее итогам бухгалтерия составляет специальную справку.
3. Напоминайте контрагентам о датах погашения долгов, согласованных в договоре.
Более чем допустимо разослать партнерам письма с напоминанием о предстоящей оплате.
4. Оцените трудозатраты для взыскания долга при его возникновении.\
Возможно, стоимость работы по взысканию не сопоставима с суммой долга — оплата юристов и судебные издержки будут больше, чем деньги, которые удастся вернуть. Поэтому можно установить минимум, ради которого стоит организовывать работу по взысканию, и контролировать только ту задолженность, что выше этой суммы.
