Александра Симонова, аудитор

Журнал «Учет в бюджетных учреждениях»

Новый порядок выдачи денег под отчет

Выдача средств под отчет с 1 июня 2014 года ведется по-новому. Скорректированный порядок выдачи денег под отчет связан с применением новых правил ведения кассовых операций. Как оформляется выдача денежных средств под отчет, как подотчетные лица представляют авансовые отчеты, как учреждение проверяет подтверждающие документы по подотчетным суммам, рассказывает эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

При ведении кассовых операций организации с 1 июня 2014 года руководствуются Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами...». Положение Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации», которое регулировало порядок ведения кассовых операций с 2012 года, утратило силу.

Отметим, что получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций также применяют Указания № 3210-У, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств (п. 1 Указания № 3210-У). Аналогичная норма содержалась и в Положении № 373-П. Поэтому в некоторых случаях бюджетникам нужно обращаться к  приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами...».

Выдача денежных средств под отчет

Раньше для выдачи наличных под отчет работнику нужно было написать заявление в произвольной форме с просьбой выдать средства. Руководитель указывал на заявлении сумму наличных денег, которую следует выдать подотчетному лицу, и срок, на который эти наличные выдавались (п. 4.4 Положения № 373-П).

Теперь ситуация иная. В заявлении о выдаче подотчетных сумм сотрудник может сам указать сумму и срок, на который он хочет получить деньги, а руководитель только подписывает документ (п. 6.3 Указания № 3210-У). Впрочем, руководитель вправе написать сумму и от руки. Ведь он может посчитать, что подотчетному лицу следует выдать меньше (или, наоборот, больше) средств по сравнению с запрошенной подотчетной суммой.

При этом учтите важный момент: выдача наличных денег под отчет проводится только при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученным под отчет денежным средствам.

Подотчетные суммы: авансовый отчет

Как и ранее, подотчетное лицо обязано не позднее, чем через три рабочих дня после истечения срока, на который произведена выдача денежных средств под отчет, собственно, отчитаться по полученным суммам. Если сотрудник выходит на работу позднее указанной даты, три рабочих дня для предъявления авансового отчета отсчитываются со дня выхода подотчетного лица на работу. Форма авансового отчета ( ф. 0504049) приведена в приказе № 173н.

Авансовый отчет представляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, при их отсутствии – руководителю. К авансовому отчету работник обязан приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы из подотчетных сумм (командировочное удостоверение, квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т. д.). Перечень оправдательных документов подотчетное лицо указывает на оборотной стороне авансового отчета.

Главный бухгалтер (или бухгалтер) проверяет авансовый отчет в срок, установленный локальным нормативным актом учреждения (например, положением о документообороте). Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель учреждения. После этого товары (работы, услуги), приобретенные подотчетным лицом, принимаются к учету.

Важно запомнить

Согласно новым правилам, подотчетное лицо может самостоятельно указать в заявлении о выдаче подотчетных сумм то количество наличных денег, которое этот работник просит выдать ему под отчет.