Компания ГАРАНТ

Организация применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов" и осуществляет деятельность по регулярным пассажирским перевозкам маршрутными такси. В процессе осуществления своей деятельности производится приобретение ГСМ для маршрутных такси, а также производятся другие материальные расходы, связанные с эксплуатацией автомобилей. Как и на основании каких документов должны учитываться данные виды расходов? Чем они должны быть подтверждены?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

По нашему мнению, расходы на приобретение ГСМ в организации, применяющей упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, должны учитываться на основании должным образом оформленных путевых листов с применением норм расхода ГСМ, утвержденных Минтрансом России, или норм, самостоятельно разработанных и утвержденных организацией.

 Прочие затраты, связанные с эксплуатацией автомобилей (запчасти и т.д.), в случае их соответствия ст. 252 НК РФ, учитываются в составе расходов на основании документов, свидетельствующих об оплате.

Обоснование вывода:

Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения (далее - УСН) и выбравшие в качестве объекта налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов", могут учесть затраты, которые указаны в закрытом перечне п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

 В частности, указанная категория налогоплательщиков может учесть в составе материальных расходов затраты, связанные с приобретением горюче-смазочных материалов (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).

 В соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ материальные расходы учитываются в составе расходов в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности - в момент такого погашения.

 С 1 января 2009 года из указанной нормы закона исключено условие о том, что расходы по приобретению сырья и материалов учитываются в составе расходов по мере их списания в производство (п. 10 ст. 1 Федерального закона от 22.07.2008 N 155-ФЗ "О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации").

 Таким образом, в настоящее время расходы на приобретение горюче-смазочных материалов признаются после оплаты независимо от даты списания их в производство.

 Однако в силу п. 2 ст. 346.16 НК РФ указанные расходы принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть экономически оправданными и документально подтвержденными.

Документальное подтверждение списания ГСМ 

 Документальным подтверждением расходов на ГСМ являются:

- путевые листы (иные документы аналогичного характера) (письмо Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77);

- кассовые чеки, подтверждающие оплату ГСМ (при безналичном расчете - накладные, платежные поручения на оплату ГСМ), талоны на топливо;

- документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (приказ о командировке, авансовые отчеты, из которых можно установить характер командировки, ее продолжительность, а также маршрут следования).

Для обоснованного отнесения затрат на приобретение ГСМ прежде всего необходимо вести путевые листы, в которых должна быть указана информация о работе транспортного средства. Путевой лист является первичным документом по учету работы автомобильного транспорта. Унифицированные формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78 и являются первичными учетными документами обязательными к применению организациями всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств.

 Юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи, для подтверждения произведенных расходов в виде горюче-смазочных материалов должны составлять путевые листы согласно требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов". В силу письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, поименованные в приказе N 152, является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

 Следует учесть, что для подтверждения расходов первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об экономической оправданности и обоснованности произведенных расходов в производственных целях.

Нормы списания ГСМ 

Налоговым законодательством расходы на ГСМ прямо не отнесены к нормируемым, но в целях соблюдения требований ст. 252 НК РФ представители контролирующих органов считают, что расходы на ГСМ необходимо списывать согласно утвержденных норм расхода топлива.

 Нормы расхода ГСМ утверждены распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (далее - Нормы расхода ГСМ N АМ-23-р). При этом необходимо отметить, что действие данного документа распространяется на индивидуальных предпринимателей и организации независимо от того, относятся ли они к автотранспортным предприятиям или нет.

 В соответствии с п. 3 указанного документа нормы расхода топлива предназначены для расчетов по налогообложению предприятий. Ввиду того, что нормы НК РФ не изменены и ограничения по учету ГСМ в налоговом законодательстве отсутствуют, организация вправе разработать собственные нормы расхода ГСМ, размеры которых необходимо обосновать и утвердить приказом.

 Однако в этом случае следует учесть возможность возникновения споров с представителями проверяющих органов, так как при определении налогооблагаемой базы они рекомендуют применение норм расхода ГСМ, утвержденных Минтрансом России.

 ФНС России выпустила письмо от 15.04.2008 N СК-6-5/281 "О направлении методических рекомендаций", в котором ФНС направляет для руководства в работе Методические рекомендации "Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введенные в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р, взамен Руководящего документа от 29.04.2003 N Р3112194-0366-03.

Следует отметить, что в арбитражной практике имеются решения судей, как поддерживающие налогоплательщиков, принявших в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы на ГСМ на основании собственных норм, утвержденных в организации приказом руководителя (постановления ФАС Московского округа от 28.09.2007 N КА-А41/9866-07, ФАС Центрального округа от 04.04.2008 N А09-3658/07-29), так и вынесенные в пользу фискальных органов, которые считают возможным включать в состав расходов в целях налогообложения расходы на топливо для автотранспортных средств на основании норм, утвержденных Минтрансом России (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.12.2008 N Ф04-7500/2008(16942-А27-37)).

 В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены Минтрансом России, при определении норм расхода топлива налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля (письма Минфина России от 14.01.2009 N 03-03-06/1/15 и от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6, УФНС России по г. Москве от 30.01.2009 N 19-12/007413@).

 Таким образом, если организация будет руководствоваться нормами Минтранса России, ей необходимо в учетной политике для целей налогообложения указать это, а также привести размеры поправочных коэффициентов, сроки действия зимних надбавок.

 В том случае, если организация самостоятельно разрабатывает нормы расхода ГСМ, поправочные коэффициенты и сроки действия зимних надбавок, она должна их обосновать и утвердить приказами, а в учетной политике нужно сослаться на применение собственных норм.

 При принятии решения о том, будет ли организация основываться на нормах Минтранса России или разработает свои, следует учесть возможность возникновения споров с налоговиками и необходимость отстаивать свои интересы в суде.

 Что касается прочих расходов на содержание транспортных средств, то затраты на обслуживание, приобретение запасных частей, а также на ремонт учитываются в составе расходов при УСН на основании пп. 3 и пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

 В качестве подтверждения понесенных затрат должны быть представлены документы, свидетельствующие об оплате услуг по обслуживанию, ремонтных работ, акты приемки-передачи выполненных работ, а при осуществлении ремонта собственными силами - документы, подтверждающие оплату использованных деталей. Аналогичный вывод сделан в письме УФНС России по г. Москве от 30.01.2009 N 19-12/007413@.

 Напоминаем, что и в этом случае любые расходы, связанные с эксплуатацией автомобилей, должны быть экономически обоснованы.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Молчанов Валерий 

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Мягкова Светлана 

  28 мая 2010 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.