Компания, занимающаяся перевозками, выдала в подотчет директору денежные средства на хозяйственные нужды в размере 12 млн рублей. В обоснование расходования компания представила авансовый отчет с приложением расчета расходов на дизельное топливо за 2009 - 2011 годы. Документы, подтверждающие приобретение, оплату ТМЦ и их оприходование в ходе выездной проверки не обнаружены, и ИФНС доначислила НДФЛ, пени и штраф.

Представители фирмы пояснили, что дизельное топливо для автомобилей приобреталось за наличный расчет на АЗС водителями. Ими было утрачено большое количество кассовых чеков, поэтому расчет расхода дизтоплива для списания подотчетной суммы был произведен директором по фактическому пробегу и по норме расходов.

Обращаясь в суд (дело № А26-5684/2013), организация указывает, что инспекцией не доказано использование спорных денежных средств на личные нужды директора.

Суд первой инстанции удовлетворил требования компании. Апелляция и кассация, отменяя его решение, указали на постановление президиума ВАС от 03.02.2009 № 11714/08, в соответствии с которым не являются объектом обложения НДФЛ денежные суммы, выданные работникам организации под отчет для приобретения ТМЦ, при условии, что работники документально подтвердили понесенные расходы, а ТМЦ приняты организацией на учет.

Работник организации, получивший денежные средства в подотчет, после покупки ГСМ обязан представить в бухгалтерию авансовый отчет (в спорный период - еще по по унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчет»), к которому должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (в частности, чеки контрольно- кассовой машины, товарные чеки и другие).

В рассматриваемом случае к авансовому отчету не приложено ни одного первичного документа о закупке топлива за наличный расчет. Оно в установленном порядке не оприходовано. По мнению судов, представленные компанией доказательства с бесспорностью не свидетельствуют о расходовании подотчетных денежных средств именно на производственные нужды.

Суды также указывают на постановления ВАС от 05.03.2013 № 14376/12 и 13510/12, согласно которым при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, а также оприходования организацией ТМЦ в установленном порядке, указанные денежные средства согласно статье 210 НК являются доходом подотчетного лица и включаются в налоговую базу по НДФЛ.

Следовательно, по мнению судов, спорная сумма правомерно расценена инспекцией как доход подотчетного лица.