В какой момент пересчитать валютные командировочные в рубли?

Если работник произвел расходы в командировке в иностранной валюте, то их стоимость пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета. Об этом говорится в недавно обнародованном письме Минфина России от 07.04.2011 № 03−03−06/1/324.

Организация направляет сотрудников в загранкомандировки. Авансы на командировки не выдаются (согласно положению о командировках). Авансовые отчеты по затратам, выраженным в иностранной валюте, составляются в рублях по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета. Справки об обмене валюты сотрудники не предоставляют. Возмещение сотрудникам по перерасходу производится в рублях.

По какому курсу следует производить возмещение перерасхода сотрудникам:

- на момент утверждения авансового отчета;- на момент осуществления расходов по датам чеков;

- на момент перечисления перерасхода?

С таким вопросом обратился налогоплательщик в Минфин России.

Специалисты этого ведомства ответили, что в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся командировочные расходы. К командировочным расходам предъявляются общие для всех расходов требования об их экономической обоснованности и документальном подтверждении, предусмотренные пунктом 1 статьи 252 НК РФ.

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах (пункт 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749)

К авансовому отчету прилагаются:

- командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом,

- документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей)

- документы об иных расходах, связанных с командировкой;

- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.