График отпусков. Оформление документа.

Журнал "Современный предприниматель"

• Что указывается в графике отпусков?
• Когда вносятся изменения в график отпусков?
• Как часто следует менять график отпусков?
• Можно ли предоставлять отпуск, не оформляя график?

Ольга Мищенко, эксперт журнала

Опубликовано в журнале "Современный предприниматель" № 1 (январь 2008 года)

Вынужденная необходимость

График отпусков требует составлять статья 123 Трудового кодекса. Напоминает об обязательности кадровых бумаг, в том числе и графика для предпринимателя-работодателя Роструд в письме от 31 октября 2007 г. № 4414-6.

В документе отражаются данные о распределении отпусков сотрудников. Он составляется ежегодно и утверждается бизнесменом не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года. То есть график на 2008-ой год должен быть подписан не позднее 17 декабря 2007 года. Поэтому если вы составили его уже в 2008 году, дату лучше поставить «задним числом».

Распределяя сроки ухода в отпуск, коммерсант исходит из пожеланий сотрудников (устных или письменных) и производственных возможностей. При этом не забывайте, что отдельным категориям отпуск предоставляется в удобное для них время (таблица).

Таблица. Лица, имеющие право на выбор времени использования отпуска

№ п/п	Категория лиц	Норма законодательства
1	Работники в возрасте до 18 лет	ст. 267 ТК РФ
2	Совместителям предоставляется отпуск одновременно с отпуском по месту основной работы	ст. 286 ТК РФ
3	Работник-мужчина вправе получить ежегодный отпуск в период отпуска по беременности и родам его жены	ст. 123 ТК РФ
4	Родители (опекуны, попечители), работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях вправе получить ежегодный оплачиваемый отпуск или часть его (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности	ст. 322 ТК РФ
8	Участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе и инвалиды	ст. 14 - 20 Федерального закона «О ветеранах» от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ
10	Лица, награжденные знаком «Почетный донор России»	ст. 11 Закона РФ «О донорстве крови и ее компонентов» от 9 июня 1993 г. № 5142-1
11	лица, получившие или перенесшие лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации ее последствий и т. п.	ст. 14 Закона РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-1
12	Другим категориям работников, в случаях указанных в федеральных законах и иных нормативных актах	ст. 123 ТК РФ

Коллективным договором может предусматриваться отпуск без сохранения зарплаты продолжительностью до 14 календарных дней работникам, имеющим 2-х или более детей в возрасте до 14 лет, либо ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, а также одинокой матери (отцу), воспитывающему ребенка в возрасте до 14 лет (ст. 263 ТК РФ). Если коллективный договор оговаривает подобный отпуск, сотрудники вправе взять его в удобное для них время.

Заполнение бланка

Образец

					Код
			Форма по ОКУД		0301020
Индивидуальный предприниматель Комаров А. С.				по ОКПО
	(наименование организации)

Мнение выборного профсоюзного органа

УТВЕРЖДАЮ

от “___

”

20

__

г. №

_____

учтено

Руководитель

_предприниматель_

(должность)

Номер документа

Дата составления

На год

_Комаров_

_Комаров А. С._

ГРАФИК ОТПУСКОВ

1

14.12.2007

2008

(личная подпись)

(расшифровка подписи)

“

_14_

”

_декабря_

20

_07_

г.

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию	Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	ОТПУСК					Примечание
				количество календарных дней	дата		перенесение отпуска
					запланированная	фактическая	основание (документ)	дата предполагаемого отпуска
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
	Продавец-консультант	Кривоносов Л. М.	0008	20	26 мая				8 дней использованы в 2007-году.
					1 сентября
	Продавец-консультант	Пахомова Т. Г.	0009	28	9 июня				Отпуск разделяется на 2 части по 14 дней
					29 сентября
	Водитель	Якушев А. Г	0011	28	1 июля

Для графика отпусков предусмотрена унифицированная форма № Т-7 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). В ней перечисляются все сотрудники, в том числе и совместители (графа 3), их должности согласно штатному расписанию (графа 2), указываются табельные номера (графа 4). Если ИП не присваивает их, то графа 4 останется пустой.

В графе 5 проставляется число календарных дней предстоящего отпуска. Ежегодно работнику предоставляется 28 календарных дней отдыха (ст. 115 ТК РФ).

По соглашению с сотрудников, его отпуск разделяется на части. При этом одна из частей не может быть менее 14 дней (ст. 125 ТК РФ). Все они могут быть внесены в график по отдельности.

У некоторых работников могут остаться неиспользованные дни отпуска за предыдущий год, либо наоборот дни, взятые в счет предстоящего отпуска. Все это учитывается при составлении графика. И если кто-то не отгулял отпуск, то для него следует запланировать два отпуска. Напомним, перенесение отпуска полностью на следующий год допускается, но только в исключительных случаях, когда уход сотрудника может неблагоприятно сказаться на работе (ст. 124 ТК РФ). При этом у коммерсанта должно быть согласие подчиненного. В любом случае положенные 28 дней должны быть использованы не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который он предоставляется. То есть переносить отпуск 2 года подряд нельзя.

В графе 6 «Дата запланированная» указывается дата начала отпуска. Вписывать сюда день окончания отпуска необязательно. Хотя, если отпуск разделяется на части, стоит указать временные отрезки.

А вот проставлять только месяц предполагаемого отдыха, без точной даты, не рекомендуется, чтобы избежать разногласий с сотрудниками.

Остальные графы (7-9) заполняются в течение года. Графа 7 «Фактическая дата отпуска» заполняется после фактического окончания периода отдыха. А графы 8 и 9, в случае перенесения отпуска на другой период. Графа 10 «Примечания» предназначена для любых пометок.

Информация для работника

Закон не обязывает коммерсанта знакомить сотрудников с документом до его утверждения. Нужно ли доводить до сведения работников утвержденный график? Трудовой кодекс такой обязанности коммерсанта тоже не содержит. Бизнесмен самостоятельно решает, будет ли это делать и каким способом. Вполне достаточно вывесить документ в удобном для ознакомления месте.

Другой вариант - дополнить форму № Т-7, например, графой «С графиком ознакомлен», где сотрудники поставят свою подпись. Во избежание споров, наверное, стоит заручиться подписью каждого из сотрудников.

Учтите, ознакомление сотрудников с графиком не исключает обязанность работодателя сообщать каждому сотруднику о времени начала его отпуска не позднее, чем за 2 недели.

Исправление графика

На практике графики часто нарушаются. По просьбе работника ИП может отпустить его в иные сроки, чем указаны в графике. Отступление от графика, тем более при согласии обоих сторон, не может повлечь за собой санкций, тем не менее, стоит оформить правку. Для чего сотрудник подает заявление с новыми сроками отдыха и составляется приказ о внесении изменений в график отпусков.

Если в течение года принимается новый работник, возможно 2 варианта. Первый - внести дополнения в график отпусков. Второй - не корректировать документ, ведь сотрудник имеет право на отпуск спустя 6 месяцев с начала работы, при планировании на очередной календарный год, он уже попадет в график.

Если по соглашению с ИП он решит уйти раньше, то просто подаст заявление и уйдет на отдых вне общего графика. Когда сотрудники постоянно смещают утвержденные графики, требуя передвинуть ранее установленные сроки, коммерсант может пойти навстречу. Но также бизнесмен вправе сослаться на часть 2 статьи 123 Трудового кодекса, где сказано, что утвержденный график обязателен как для работодателя, так и для работника. Кроме того, в пункте 17 правил об очередных и дополнительных отпусках (утверждены НКТ ССР от 30 апреля 1930 г. № 169) говорится, что работодатель имеет право требовать от сотрудника предоставления документов, доказывающих невозможность использования отпуска в оговоренные ранее сроки. Хотя документ очень древний, он не отменен и действует в части, не противоречащей кодексу. Кстати, статья 124 Трудового кодекса говорит, что перенос отпуска возможен только в случае временной нетрудоспособности, исполнения во время отпуска государственных обязанностей, если для этого законодательством предусмотрено освобождение от работы (например, военные сборы), других случаях предусмотренных законодательством и внутренними положениями на предприятии.

Штрафы

Если работников не много, график отпусков обычно не составляется. Сотрудник подает заявление и нередко на следующий день может уйти в отпуск. В подобной ситуации возникают сразу несколько нарушений. Во-первых, уйти в отпуск на следующий день после подачи заявления сотрудник не сможет. Дело в том, что он обязан получить отпускные не позднее, чем за 3 дня до ухода (ст. 136 ТК РФ). То есть приказ о предоставлении отпуска, а также бухгалтерские документы должны быть изданы заранее. Во-вторых, наличие графика отпусков оговаривается Трудовым кодексом, при этом не делаются исключения для предпринимателей-работодателей с небольшим штатом.

Отдельно санкций за несоблюдение или отсутствие графика не предусмотрено. Поэтому отсутствие документа, как и несвоевременная выплата отпускных, будут расценены трудовой инспекцией, как нарушение законодательства о труде. Возможный штраф для предпринимателя: от 1 до 5 тыс. рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Штрафовать предпринимателя за нарушения трудового законодательства вправе трудовая инспекция. Вопрос о штрафе рассматривается судьями, только если ИП обратился оспорить решение проверяющих или руководитель (заместитель руководителя) инспекции решил передать дело в суд. Наказание в виде административного приостановления деятельности, как более строгое, может быть назначено только судом. В то же время, если дело попало к судьям, они вполне могут ограничиться штрафом (обзор законодательства и судебной практики за IV квартал 2006 года, утвержденный постановлением президиума Верховного суда РФ от 7 марта 2007 г.).