Источник: ООО "Небо"

В 2022 году лишь 37% работников планируют взять отпуск летом, а остальные предпочитают остаться на рабочем месте из-за финансовых проблем, сложностей с безналичными расчетами за рубежом и другими ограничениями. Однако подобное трудолюбие может принести немало проблем работодателю. Расскажем, как не нарушить закон и договориться с работниками.

Отпуск по закону: как правильно все организовать

Всем сотрудникам, работающим по трудовому договору, положен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Для некоторых категорий граждан предусмотрены и более длительные отпуска: например, для несовершеннолетних – 31 день, для инвалидов – 30 дней, для педагогов – 42 или 56 дней (зависит от должности работника и вида образовательного учреждения). По своей инициативе работодатель вправе увеличить продолжительность отпуска для любых категорий работников.

Чтобы претендовать на отпуск, сотрудник должен отработать не менее 6 месяцев, однако по договоренности с руководством отправиться на отдых работник может и раньше.

Что же нужно сделать, чтобы организовать отпуска работников правильно?

  1. В конце года, не позднее чем за две недели до его окончания, нужно составить и утвердить график отпусков. В 2022 году это нужно сделать до 17 декабря. 

  2. Ознакомить под подпись всех сотрудников с этим документом, так как график обязателен к исполнению для обеих сторон – и работодателя, и работников.

  3. В случае изменений (перенос, отмена отпуска по производственной необходимости) график корректируют, а работников, которых затронули перемены, повторно знакомят с документом под подпись.

  4. За две недели до наступления отпуска работодатель должен письменно предупредить об этом работника. Если сотрудник уходит в отпуск по графику, то заявление от него не требуется: достаточно оформить приказ о предоставлении отпуска и ознакомить с ним работника под подпись. Форму и способ уведомления об отпуске работодатель вправе выбирать самостоятельно.

  5. Не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска организация должна выплатить отпускные. Иногда сотрудники просят отпустить их в отпуск пораньше  – в этом случае работодатель рискует попасть на штрафы от трудовой инспекции: если бухгалтерия не выплатит отпускные минимум за три дня до начала отдыха, то нарушит установленные законом сроки выдачи денег. Именно поэтому подобных ситуаций лучше избегать.

  6. В табеле учета рабочего времени все дни отпуска нужно отразить кодом «ОТ» или «09». 

При составлении графика, в первую очередь, следует опросить льготные категории работников, которые имеют право пойти на отдых в удобное для них время:

  • несовершеннолетние (до 18 лет);

  • совместители – они должны выйти в отпуск в то же время, что и по основному месту работы;

  • многодетные, имеющие трех или более несовершеннолетних детей;

  • почетные доноры;

  • жены военных – они имеют право уйти в отпуск в то же время, что и мужья;

  • усыновители детей младше 3 месяцев;

  • мужья, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам;

  • женщины, уходящие в отпуск перед декретом или сразу после него.

Пожелания остальных работников учитывать можно, но не обязательно. 

Что делать, если работник отказывается от отпуска?

Если работник не хочет уходить в отпуск и отказывается подписывать график отпусков, работодатель должен зафискировать отказ. Для этого составляется акт в произвольной форме с указанием всех обстоятельств отказа. При этом сам факт отказа не является основанием для пересмотра или изменения уже составленного графика, а также не снимает с работника обязанности по его соблюдению.

Составить акт придется и в том случае, если сотрудник откажется подписывать уведомление об отпуске. Точно так же можно подтвердить факт ознакомления выплатой отпускных. 

Теперь, если сотрудник все же придет на рабочее место во время отпуска, то работодатель может на законных основаниях поставить в табеле учета «ОТ»  и, соответственно, не начислять зарплату. 

Альтернативой принудительного отправления в отпуск могут стать следующие решения.

Разделение отпуска на части

Иногда работнику не нужен отпуск целиком и сразу. В этом случае сотрудник может «отгулять» обязательные 14 дней, а остальные дни распределить как удобно. Например, взять несколько дней отпуска перед праздничными датами или семейными праздниками.

Иванов И.И. очень не хочет отвлекаться на отпуск из-за важного проекта. Поэтому он решил взять отпуск с выходных и по выходные (с 16 по 31 июля 2022 года). Таким образом, он будет отсутствовать на рабочем месте только 10 рабочих дней, хотя фактически «отгуляет» 16 дней отпуска. И, наоборот, если Иванову потребуется увеличить время отдыха за счет неоплачиваемых выходных, он сможет распределить оставшиеся дни отпуска только на рабочие дни. Такое решение будет уместным, к примеру, при запланированной туристической поездке с большей продолжительностью, чем срок отпуска.

Денежная компенсация

Если сотрудник работает на вредном производстве, то ему положены дополнительные 13 дней к отпуску.

 Например:

Иванову И.И. в 2021 году положено к 28 дням основного ежегодного отпуска 13 дополнительных. В 2022 году он ушел в отпуск по графику на 28 дней, а за оставшиеся, сверх этого, 13 дней попросил денежную компенсацию. Расчет в этом случае выглядит так:

  1. Рассчитываем средний дневной заработок работника по формуле: Фактический заработок за расчетный период ÷ 12 месяцев ÷ 29,3. Последнее число — среднемесячное число календарных дней . В нашем примере у Иванова фактический заработок составил 703200 р. Сумму делим на 12, получается, что среднемесячный заработок составил 58600 р., а средний дневной — 2000 р. (58600 ÷ 29,3 = 2000). 

  2. Умножаем количество накопленных дней отпуска (сверх положенных 28 дней) на полученную величину среднего дневного заработка: 13 × 2000 = 26 000 р. Это и есть сумма компенсации.

  3. Чтобы получить деньги, работник должен подать заявление. 

Увольнение на один день

Если работник принципиально не хочет уходить в отпуск, либо ситуация не позволяет отпустить сотрудника на отдых, можно договориться об увольнении по соглашению сторон. Работодатель должен оформить все документы и рассчитать необходимые выплаты, включая компенсацию за неиспользованные дни отпуска. В случае увольнения считаются не только накопленные сверх положенного по закону срока, но и обязательные 28 дней. 

На следующий день после увольнения сотрудника можно снова нанять на тех же условиях. Ограничений для этого нет. 

Совместительство – не выход

Иногда работники работают по совместительству в рамках одной организации. В этом случае возникает соблазн отправить специалиста в отпуск по основной должности, чтобы он продолжал выполнять работу по совместительству. Например:

Иванов И.И. работает программистом по основной специальности, а в свободное время — тестировщиком в той же организации. Согласно ст. 286 ТК РФ, работодатель обязан предоставить отпуск одновременно по двум должностям. Если Иванов выйдет на работу в период отпуска и начнет выполнять задачи тестировщика, работодатель будет вправе не оплачивать эту деятельность.

Если на второй (неосновной) должности работник отработал менее 6 месяцев, то отпуск ему предоставляют авансом. Если срок отпуска на основной должности больше, чем у работы по совместительству, то работник должен подать заявление о предоставлении ему отпуска без сохранения заработной платы на недостающие дни:

По трудовому договору отпуск программистов в компании составляет 30 дней, а у тестировщиков – 28 дней. Иванов И.И. должен написать заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью 2 дня (30 дней – 28 дней = 2 дня).

Чем рискует работодатель, если сотрудник не уходит в отпуск?

Работник имеет право «отгулять» отпуск не полностью, а сохраненные дни перенести на следующий год. Однако, если сотрудник два года подряд не уходит в отпуск, работодателю могут выписать штраф. Непредоставление отпуска считается грубым нарушением вне зависимости от того, по чьей инициативе работник продолжает трудиться.

Санкции за нарушение прописаны в ст. 5.27 КоАП РФ:

  • для руководителей (должностных лиц) — от 1000 до 5000 р.;

  • для ИП —от 1000 до 5000 р.;

  • для компаний (юридических лиц) — от 13 000 до до 50 000 р.

Если нарушение зафиксировали в первый раз, оштрафуют по минимуму. За повторное непредставление отпуска суммы штрафов возрастают:

  • от 10 000 до 20 000 р. или дисквалификация на 1-3 года для руководителей и должностных лиц;

  • от 10 000 до 20 000 р. для ИП;

  • от 50 000 до 70 000 рублей для юридических лиц.

Отдельное наказание ждет работодателей, которые вовремя не выплачивают отпускные (напомним, их нужно выплатить не позднее чем за 3 дня до начала отпуска):

  • руководители, должностные лица – от 10 000 до 20 000 р.;

  • ИП – от 1000 до 5000 р.;

  • юридические лица – от 13 000 до 50 000 р.

При этом штрафы назначаются за каждый подтвержденный факт нарушения:

В ООО «Березка» перенесли сроки отпусков двум работникам без их согласия. Работники подали жалобу в трудовую инспекцию. В результате компания получила два штрафа: 30 000 р. (минимальный штраф за первое нарушение) и 70 000 р. (максимальный штраф за повторное несоблюдение требований ТК РФ).

Помимо штрафов, накопление работником отпускных дней сулит неприятные последствия в будущем: если сотрудник захочет уйти на длительный срок (а он имеет на это полное право), то у компании может появиться большой перерыв в рабочем процессе, который придется закрывать за счет других работников. 

К тому же если трудовая инспекция выявит сразу несколько нарушений, связанных с предоставлением отпуска, то компанию могут обязать отправить всех ущемленных в правах работников в отпуск принудительно, в течение месяца. В этом случае проблема кадрового голода лишь усилится.