Вячеслав Шинкарев, руководитель разработки проекта «Контур-Зарплата» компании ЗАО «ПФ “СКБ Контур”»

Журнал "Семинар для бухгалтера" № 7/2013

План семинара:

  1. Когда придется составить справку.
  2. Какую форму использовать и по каким правилам заполнять.
  3. Где взять сведения, если предыдущий работодатель сотрудника закрылся.

Сейчас все без исключения пособия нужно рассчитывать исходя из заработка сотрудника за два последних календарных года. Причем по всем местам работы. Кроме того, для декретных и пособий по уходу нужны также данные об исключаемых периодах. Это, например, время болезни или прошлых детских отпусков. Если сотрудник все эти два года работал в вашей компании и сейчас трудится в ней же, то с подсчетом его дохода у вас проблем не возникнет. В противном случае бумажной волокиты прибавится. Нужны будут справки с каждого прошлого места работы.

Когда придется составить справку

Во-первых, вы обязаны выдавать документ о заработке и об исключаемых периодах каждому уходящему работнику в день его увольнения. Это правило четко прописано в законе (подп. 3 п. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).

Во-вторых, за справкой могут обращаться ваши бывшие работники, которым вы выдали справку по прежней форме. Напомню, что раньше в ней отражали только сведения о доходах. Строки для данных об исключаемых периодах там отсутствовали. Поэтому, получив заявление от бывшего работника, в течение трех рабочих дней подготовьте справку.

В свою очередь, те сотрудники, которые пришли в вашу компанию за последние пару лет, будут приносить справки с прошлых мест работы. Ведь только при наличии такого документа доходы от бывших работодателей можно будет учесть при расчете пособий.

Какую форму использовать и по каким правилам заполнять

Новая форма справки утверждена приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н. Надо сказать, что этот документ ждали с начала года. Но разрабатывали бланк значительно дольше. Связано это во многом с неудачной формулировкой в пункте 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ. Там прописано, что в справке достаточно отразить количество дней, исключаемых из расчетного периода. Поэтому в первоначальном проекте были только строчки для общего числа таких дней в каждом году.

Но тогда получалось, что сотрудница могла принести две справки, в одной из которых, к примеру, за 2012 год было бы указано 40 дней, а в другой 47. И непонятно, это один и тот же период или разные, складывать показатели или брать лишь один из них? Сейчас исправили этот недостаток, добавив строки для дат начала и окончания исключаемого периода.

Но и на этом правки не закончились. Ведь для каждого периода еще необходим комментарий. То есть нужно указывать, что именно исключать – декрет, отпуск по уходу, дни болезни или другие периоды. Это необходимо для корректной замены лет. Раньше женщинам приходилось приносить дополнительные справки, подтверждающие, что в прошлых годах они находились в декрете или отпуске по уходу. В нынешнем варианте такие документы уже не понадобятся, так как эта информация будет видна.

О лекторе

Вячеслав Владимирович Шинкарев окончил в 1997 году Уральский госуниверситет им. А. М. Горького. С 1996 года работает в компании ЗАО «ПФ “СКБ Контур”». Занимает должность руководителя группы разработки программы «Контур-Зарплата». Параллельно работает консультантом на портале «Бухгалтерия Онлайн».

Несколько слов о том, как заполнять справку. Данные в нее впишите черными или синими чернилами (шариковой ручкой). Или вбейте на компьютере, заверив документ подписью руководителя и главбуха, а также поставьте круглую печать. При этом подчищать и исправлять ничего нельзя.

И вот еще что: укажите в справке только те доходы работника, на которые были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. А такие взносы начисляют в пределах лимита, действовавшего в конкретном году. Таким образом, за 2012 год можно указать сумму не более 512 000 руб. А за 2011 год максимум составляет 463 000 руб.

До того как утвердили единую форму справки, вы либо заполняли два документа: одну по утвержденной форме о заработке, и вторую в свободном виде об исключаемых периодах. Либо разрабатывали собственный единый бланк. Так вот, переделывать уже выданные документы не обязательно.

Пример

Расчет пособия по беременности и родам, если работница трудилась в разных компаниях

Сотрудница ООО «Вектор» Соловьева А.С. принесла больничный лист на отпуск по беременности и родам на 140 календарных дней начиная с 11 июля 2013 года. Общий страховой стаж Соловьевой более семи лет. В ООО «Вектор» она трудится с 10 января 2012 года.

Расчетный период – 2011–2012 годы (731 календарный день). В 2011 году сотрудница трудилась в ООО «Метеор». Устраиваясь в ООО «Вектор», Соловьева предъявила справку о заработке из ООО «Метеор» по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 17 января 2011 г. № 4н. Но в ней прописана только информация о заработке. Поэтому в начале июля Соловьева запросила у своего бывшего работодателя справку по новой форме, которую ей выдали 5 июля (см. образец ниже. – Примеч. ред.). Согласно этому документу Соловьева в 2011 году заработала 275 630,18 руб., а исключить нужно 18 календарных дней, которые она проболела.

Уже в ООО «Вектор» сотруднице за 2012 год начислили 415 874,78 руб., а проболела она в общей сложности 22 дня.

Суммы за каждый год меньше лимитов. Значит, размер дневного пособия равен:

(275 630,18 руб. + 415 874,78 руб.) : (731 – 18 – 22) = 1000,73 руб.

Это меньше максимально возможной 1335,62 руб. ((463 000 + 512 000) : 730). Значит, сумма декретных составит:

1000,73 руб. × 140 дн. = 140 102,20 руб.

И помните, что исключать дни Федеральный закон № 255-ФЗ разрешает только при расчете декретных и пособий по уходу. При подсчете больничных заработок за расчетный период во всех случаях нужно делить на 730.

Вопрос участника

– Работница принесла несколько справок, и исключаемые периоды в них пересекаются. Как быть в таком случае?

– Действуйте так. Либо возьмите количество календарных дней с начала первого периода до конца последнего. Либо просуммируйте количество всех календарных дней и вычтите из полученной суммы количество календарных дней, общее для этих периодов.

Где взять сведения, если предыдущий работодатель сотрудника закрылся

Вот особая ситуация: работник не может подтвердить свой заработок в прежней компании. Скажем, она ликвидирована или просто фактически не работает. В этом случае сотрудник имеет право написать вам специальное заявление, на основании которого вы будете обязаны запросить сведения о его работе в прежней компании в своем отделении ПФР.

Формы как такого заявления, так и письма от имени компании утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 21н. При этом запрос вам следует подготовить не позднее двух рабочих дней со дня, когда получено заявление от работника.

Вопрос участника

– Как рассчитать пособие, если работник не принес никаких справок?

– Исходя из тех данных, что есть у вас в компании. То есть возьмите только те суммы, которые сотрудник получил в течение расчетного периода на нынешнем месте работы. И разделите на 730 (при расчете больничных) или на фактическое число дней в расчетном периоде за минусом исключаемых периодов (при выплате декретных или пособий по уходу).

Что, если сведения работник вам предоставил, но в их достоверности вы сомневаетесь? Тогда направьте уточняющий запрос в свое отделение ФСС РФ. Форма такого запроса приведена в приказе Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 20н.

Конспект подготовил Сергей Шилкин

О семинаре

Место проведения: г. Москва
Тема: «Новая форма справки
о заработке»

Длительность: 6 часов
Стоимость: 9000 рублей
Компания-организатор: Учебный центр СКБ «Контур»,
тел. (495) 660-06-17,
uc-skbkontur.ru