Автор: Л. Магурина

Журнал "Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений" № 2/2107

Проанализированы особенности оформления отношений между централизованными бухгалтериями и обслуживаемыми ими учреждениями, а также рассмотрены нарушения законодательства РФ, которые в своей деятельности допускаются централизованными бухгалтериями при ведении бухгалтерского учета обслуживаемых учреждений.

Любой субъект РФ, а также муниципальное образование вправе принять решение о создании специализированного учреждения (централизованной бухгалтерии), предметом и целями деятельности которого являются ведение бухгалтерского учета, формирование отчетности созданных ими учреждений (ст. 31 БК РФ, п. 2 ст. 26.3 Федерального закона № 184‑ФЗ). При этом функции и полномочия по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета и составлению отчетности государственных (муниципальных) учреждений подлежат передаче указанному специализированному учреждению. Отношения между учреждением и централизованной бухгалтерией регламентируются заключаемыми между ними договорами (соглашениями) (п. 5 Инструкции № 157н, ст. 7 Закона о бухгалтерском учете). В рамках данной статьи рассмотрены особенности оформления отношений между централизованными бухгалтериями и обслуживаемыми ими учреждениями, а также нарушения законодательства РФ, которые в своей деятельности допускают централизованные бухгалтерии при ведении бухгалтерского учета обслуживаемых учреждений.

План мероприятий по передаче функций централизованной бухгалтерии, как правило, включает:

  • издание распорядительного акта о передаче функций по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности;
  • заключение соглашения о передаче ведения бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии;
  • определение лиц, наделенных правом подписания первичных учетных документов и отчетности;
  • утверждение правил документооборота между централизованной бухгалтерией и обслуживаемым учреждением;
  • назначение контактных лиц обслуживаемого учреждения и куратора учреждения в централизованной бухгалтерии;
  • создание копии учетных данных с составлением соответствующего акта передачи;
  • оформление доверенностей на представление интересов обслуживаемого учреждения в государственных органах (при необходимости);
  • инвентаризацию;
  • передачу дел от бухгалтерии обслуживаемого учреждения куратору учреждения централизованной бухгалтерии.

Деятельность централизованных бухгалтерий является таким же объектом проведения проверок контрольно-ревизионных органов, как и деятельность любых других государственных (муниципальных) учреждений. Работа этих учреждений должна быть организована и проводиться в соответствии с требованиями законодательства РФ.

Соглашение о передаче ведения бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии.

Достаточно часто между централизованной бухгалтерией и обслуживаемыми ею учреждениями не заключается соглашение (договор) о передаче ведения бюджетного (бухгалтерского) учета централизованной бухгалтерии. Ведение бухгалтерского учета производится на основании распоряжения учредителя «О передаче функций по ведению бухгалтерского учета и отчетности муниципальных образовательных учреждений». Однако распоряжения в данном случае недостаточно. Требование о наличие соглашения (договора) о передаче учреждением ведения бюджетного (бухгалтерского) учета централизованной бухгалтерии содержится в п. 5 Инструкции № 157н, ст. 7 Закона о бухгалтерском учете. Распоряжение органа власти субъекта РФ, муниципалитета о передаче функций по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности централизованной бухгалтерии является основанием для заключения такого соглашения (договора), а не исключает создание названного документа. Наличие договора (соглашения) о передаче функций ведения бюджетного (бухгалтерского) учета централизованной бухгалтерии обязательно. В нем следует установить (письма Минфина РФ от 11.03.2016 № 02‑07‑05/13954, от 18.02.2016 № 02‑07‑05/9219):

  • регламент взаимодействия руководителя учреждения с централизованной бухгалтерией, содержащий обязательные гарантии по предоставлению своевременной, качественной, достоверной и оперативной информации в соответствии с законодательством РФ, в том числе по требованию руководителя учреждения;
  • порядок информационного взаимодействия между руководителем (ответственными лицами) учреждения и централизованной бухгалтерией;
  • порядок обмена электронными документами и сведениями;
  • порядок оформления и принятия к учету первичных учетных документов;
  • регламентацию организации взаимодействия централизованной бухгалтерии и руководителя (ответственных лиц) учреждения по иным вопросам, необходимым для принятия экономических и хозяйственных решений субъектом учета;
  • ответственность централизованной бухгалтерии за исполнение обязательств по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета, хранению документов, осуществлению внутреннего контроля за правильностью совершения хозяйственных операций и (или) по оформлению первичных учетных документов, по своевременности сроков формирования бюджетной (бухгалтерской) и налоговой отчетности, за подготовку платежных документов и иные функции, предусмотренные переданными полномочиями;
  • требования к уровню квалификации работников централизованной бухгалтерии, осуществляющих ведение бюджетного (бухгалтерского) учета и составление отчетности по переданным полномочиям (устанавливаются в соответствии с Законом о бухгалтерском учете и Приказом Минтруда РФ от 22.12.2014 № 1061н «Об утверждении профессионального стандарта «Бухгалтер»).

При проверке финансово-хозяйственной деятельности централизованной бухгалтерии работники контрольных органов запрашивают соглашения о функциях ведения бюджетного (бухгалтерского) учета централизованной бухгалтерии.

Лица, наделенные правом подписания первичных учетных документов.

Правом первой подписи первичных учетных документов обладает руководитель учреждения, обслуживаемого централизованной бухгалтерией, поскольку именно он несет предусмотренную законодательством РФ ответственность за совершение хозяйственных операций и организацию бухгалтерского учета. Требование о подписании им первичных учетных документов установлено п. 7 ст. 3 Закона о бухгалтерском учете и п. 8 Инструкции № 157н. Так, из п. 8 Инструкции № 157н следует, что первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченного им на то лица. Документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя субъекта учета и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.

Поскольку законодательством РФ не установлены правила и порядок наделения правом подписи первичных учетных документов иных лиц учреждения, централизованной бухгалтерии, это прописывается:

  • либо в соглашении (договоре) о передаче учреждением ведения бюджетного (бухгалтерского) учета централизованной бухгалтерии;
  • либо в положении о централизованной бухгалтерии (при этом в соглашении (договоре) о передаче учреждением функций по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета централизованной бухгалтерии идет отсылка к данному положению).

Отметим, что работа централизованной бухгалтерии регламентируется положением, в котором устанавливаются:

  • задачи и обязанности;
  • функции и структура;
  • права и ответственность;
  • взаимоотношения с обслуживаемыми учреждениями.

Обычно положение о централизованной бухгалтерии содержит следующую информацию:

За руководителями обслуживаемых учреждений сохраняется право:

  • разрешать выдачу зарплаты работникам учреждений, стипендий учащимся;
  • утверждать документы инвентаризации, авансовые отчеты, первичные учетные документы;
  • получать авансы на хозяйственные и другие нужды;
  • расходовать материалы;
  • решать другие вопросы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности.

Обслуживаемые учреждения обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые документы по графику документооборота, составленному главным бухгалтером и утвержденному руководителем учреждения.

Требования главного бухгалтера централизованной бухгалтерии в части порядка оформления и представления в бухгалтерию документов являются обязательными для всех работников обслуживаемых учреждений.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель обслуживаемого учреждения по согласованию с главным бухгалтером централизованной бухгалтерии.

Бухгалтерские документы подписываются руководителями обслуживаемых учреждений и иными лицами, уполномоченными на то руководителем учреждения по согласованию с главным бухгалтером централизованной бухгалтерии.

При проведении проверки деятельности централизованной бухгалтерии и выполнения ее работниками норм законодательства в части ведения бухгалтерского учета и составления отчетности работниками контрольных органов, проводящих проверку, обращается внимание на оформление первичных учетных документов и наличие в них подписи руководителя обслуживаемого учреждения и других лиц, перечень которых установлен руководителем обслуживаемого учреждения по согласованию с главным бухгалтером централизованной бухгалтерии.

Лица, наделенные правом подписания бухгалтерской (финансовой) отчетности.

В соответствии с п. 8 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной после подписания ее экземпляра на бумажном носителе руководителем экономического субъекта. В соответствии с п. 6 Инструкции № 191н и п. 5 Инструкции № 33н в случае передачи получателем бюджетных средств, администратором доходов бюджета, администратором источников финансирования дефицита бюджета, бюджетным (автономным) учреждением полномочий по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета централизованной бухгалтерии бухгалтерская (бюджетная) отчетность составляется и представляется в порядке, предусмотренном инструкциями № 191н и 33н и соглашением о передаче полномочий по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета. При этом бухгалтерская (бюджетная) отчетность, составленная централизованной бухгалтерией, подписывается руководителем учреждения, передавшего ведение учета, руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером-специалистом) централизованной бухгалтерии, осуществляющей ведение бухгалтерского (бюджетного) учета (Письмо Минфина РФ от 16.11.2016 № 02‑08‑07/67181).

Проверка деятельности централизованной бухгалтерии.

Объекты проверки финансово-хозяйственной деятельности централизованной бухгалтерии в целом такие же, как и у любого другого юридического лица. Среди них:

  • соблюдение кассовой дисциплины;
  • правильность расчетов с поставщиками и подрядчиками;
  • правильность ведения расчетов с подотчетными лицами;
  • правильность проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств;
  • правильности начисления и выплаты заработной платы;
  • соответствие годового отчета об исполнении бюджета данным бухгалтерского учета.

В ходе контрольных мероприятий в отношении деятельности централизованных бухгалтерий выявляются нарушения, обычно характерные для деятельности любого государственного (муниципального) учреждения. Приведем некоторые из них.

Проверка расчетов с подотчетными лицами. В ходе выборочной проверки расчетов с подотчетными лицами часто выявляются следующие нарушения законодательства РФ.

В нарушение п. 214 Инструкции № 157 было выявлено, что при наличии за подотчетным лицом задолженности по ранее выданным денежным средствам ему были выданы под отчет денежные средства.

В нарушение положений учетной политики отдельных учреждений, обслуживаемых централизованной бухгалтерии, авансовые отчеты по израсходованным подотчетным суммам составлялись и представлялись в централизованную бухгалтерию с нарушением срока. Например, согласно п. 3.1 учетной политики Комитета культуры (приказ от 31.12.2014 № 25‑р) за выданные под отчет наличные деньги материально-ответственные лица отчитываются в течение 20 дней. Проверкой установлено нарушение установленного срока отчета за выданные под отчет средства. Авансовый отчет по израсходованным суммам был представлен на два дня позже установленного срока сдачи. При этом сами авансовые отчеты оформлены с нарушением требований Приказа Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н (отсутствуют данные о выдаче аванса, израсходованной подотчетным лицом сумме).

В соответствии с п. 11 Инструкции № 157н регистры бухгалтерского учета (журналы операций) подписываются лицом, ответственным за его формирование. В нарушение данного пункта инструкции не подписан журнал операций расчетов с подотчетными лицами. Поскольку журнал операций составляет работник централизованной бухгалтерии, в нем должна стоять его подпись.

Проверка инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Согласно Приказу Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 перед сдачей годовой отчетности в учреждениях должна быть проведена инвентаризация активов и обязательств (расчетов). При инвентаризации расчетов проверяются обоснованность сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского (бюджетного) учета учреждения, и состояние дебиторской и кредиторской задолженностей. Как показывают результаты проверки, централизованной бухгалтерией не всегда оформляются акты расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. При проверке актов сверок выяснилось, что по большинству контрагентов они не оформлены.

В нарушение ст. 9 Закона о бухгалтерском учете имеет место принятие централизованной бухгалтерией к учету недооформленных документов (на актах выполненных работ, оказанных услуг отсутствуют подписи и печать заказчика – обслуживаемого централизованной бухгалтерией учреждения).

Формы, заполняемые при инвентаризации, соответствуют формам, утвержденным Приказом Минфина РФ № 52н. При проведении проверки документации о проведенной в обслуживаемых централизованной бухгалтерии учреждениях инвентаризации достаточно часто выявляются следующие нарушения:

  • в инвентаризационных описях отсутствует расписка материально-ответственного лица, оформляемая до начала проведения инвентаризации (нарушение п. 2.4 методических указаний, утвержденных Приказом Минфина РФ № 49);
  • в инвентаризационных описях отсутствует общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице (прописью) (нарушение п. 2.9 вышеупомянутых методических указаний). Также не указано значение «на сумму фактически» (прописью), предусмотренное формами описей.

Проверка правильности начисления и выплаты заработной платы. Выборочная проверка правильности начисления и выплаты заработной платы показала, что при начислении заработной платы допускаются следующие нарушения:

  • выплата материальной помощи на лечение без наличия документов, медицинского учреждения, подтверждающих необходимость лечения. Согласно п. 3.5 положения о порядке предоставления материальной помощи одного из обслуживаемых централизованной бухгалтерий учреждений материальная помощь выплачивается при проведении лечения, требующего госпитализации, хирургического вмешательства в отношении как самого работника, так и его детей (в возрасте до 18 лет), находящихся на иждивении, при предъявлении медицинской справки. В нарушение данного положения на основании приказа руководителя учреждения была выплачена материальная помощь на лечение без наличия справок с лечебного учреждения. Ввиду отсутствия каких‑либо оправдательных документов лечебных учреждений указанные выплаты являются переплатой по заработной плате, которая должна быть удержана в установленном действующим законодательством порядке;
  • выплата материальной помощи в связи с тяжелым материальным положением работника учреждения при отсутствии такого основания в положении о порядке предоставления материальной помощи, действующего в обслуживаемом учреждении. Такие выплаты не обусловлены правовыми основаниями и являются переплатой по заработной плате, которая должна быть удержана в установленном действующим законодательством порядке;
  • неправильный расчет отпускных, в результате которого была произведена переплата. При расчете отпускных в расчет была взята излишне выплаченная сотруднику в результате счетной ошибки заработная плата, которая в последующем была удержана у него.

* * *

В завершение отметим основные нарушения, которые могут быть выявлены работниками контрольных органов при проведении проверки финансово-хозяйственной деятельности централизованной бухгалтерии:

1) отсутствует соглашение о передаче ведения бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии;

2) отсутствует подпись руководителя учреждения и (или) иных уполномоченных на то лиц в первичных учетных документах;

3) присутствуют нарушения в оформлении первичных учетных документов;

4) не соблюдается график документооборота между централизованной бухгалтерией и обслуживаемым учреждением;

5) не проводится инвентаризация перед составлением годовых форм бухгалтерской (бюджетной) отчетности;

6) к учету принимаются недооформленные акты сверок расчетов;

7) показатели бухгалтерской (бюджетной) отчетности не соответствуют данным бухгалтерского (бюджетного) учета;

8) наличные денежные средства выдаются под отчет при наличии за подотчетным лицом задолженности по ранее выданным денежным средствам;

9) отсутствуют акты приема-передачи материальных ценностей при увольнении материально-ответственных лиц;

10) не соблюдаются сроки сдачи авансовых отчетов;

11) материальная помощь выплачивается на цели, не предусмотренные положениями о выплате материальной помощи;

12) материальная помощь выплачивается при отсутствии документального подтверждения основания для ее выплаты;

13) присутствуют ошибки в расчете отпускных.