Как выявить и пресечь хищения в гостинице?

Автор: Борисова К. О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Если должностные лица организации недобросовестны, их можно привлечь к ответственности и взыскать убытки, причиненные компании. Однако прежде нужно подготовить доказательную базу, чтобы не быть голословным в суде. Как действовать при появлении подозрений о хищении, рассмотрим на примере небольшого гостиничного бизнеса и судебного прецедента (Постановление АС УО от 15.05.2017 № Ф09-1431/17 по делу № А60-57007/2015 (Определением ВС РФ от 31.07.2017 № 309-ЭС17-11385 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам ВС РФ для пересмотра в порядке кассационного производства)).

Причины и следствия

Отсутствие достаточного и оперативного внутреннего контроля деятельности организации создает условия для злоупотреблений ее должностных лиц. К примеру, допущение такого варианта расчета за услуги, как перечисление средств на личную банковскую карту директора, следует считать провокационным в этом смысле, поскольку выручка общества выводится из-под контроля учредителей со всеми вытекающими последствиями для учета и налогообложения.

Важно: при таком способе хищения кассовая дисциплина общества формально соблюдается, поскольку убытки причиняются не присвоением уже оприходованных денежных средств, а в ситуации, когда денежные средства, полученные от постояльцев за оказываемые услуги, изначально не вносятся в кассу (на расчетный счет) юридического лица.

Подобный род махинаций трудно реализуем в гостиницах с правильно и безопасно поставленным аналитическим и синтетическим учетом по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (подробнее об этом – в консультации Е. В. Емельяновой «Учет доходов от оказания гостиничных услуг»). Как известно, Инструкция по применению Плана счетов требует ведения аналитического учета по каждому покупателю (заказчику), которому предъявлен счет на оплату. В организациях с большой и постоянно меняющейся клиентской базой такой аналитический учет ведется в отдельных программах, данные которых не всегда подгружаются в основную бухгалтерскую программу, с помощью которой непосредственно ведется учет и составляется отчетность организации. Если это так, то организация находится в зоне высокого риска, связанного с вероятностью хищений и злоупотреблений со стороны должностных лиц.

В случае, когда информационный обмен между программами организован надлежащим образом, данные об оказании услуг и их оплате (в том числе о способах оплаты) выгружаются в бухгалтерскую программу и могут быть оперативно проанализированы. Так, наличие миллионной выручки за период и отсутствие поступлений в кассу и на расчетный счет в том же объеме (при условии, что услуги оказываются только по факту 100%-ной предоплаты) сразу же станет заметным для финансовых работников компании. В учете появится запись Дебет 62 Кредит 90-1. Тем самым будет сформирована дебиторская задолженность покупателей. Предметный анализ возникшей дебиторской задолженности позволит установить, достоверны ли сведения о задолженности гостей или оплата от них все-таки поступала, а если поступала, то каким способом. Если в ходе внутреннего расследования будет установлено, что оплата услуг перечислялась гостями на личную карту директора общества, и в доказательство этого будут получены копии квитанций о совершенных клиентами банковских переводах, то у организации появится повод предъявить иск к данному должностному лицу о взыскании причиненных обществу убытков.

Если же речь идет о хищении «налички» без ее оприходования в кассу организации и выдачи каких-либо документов гостям в подтверждение оплаты, собрать доказательную базу будет сложнее. Равно как и если информационный обмен между клиентской и бухгалтерской программами отсутствует.

Последовательность действий

Согласно п. 3 ст. 53 ГК РФ лицо, которое в силу закона или учредительных документов юридического лица выступает от его имени, должно действовать в интересах представляемого им юридического лица добросовестно и разумно (информация о том, какие действия директора следует расценивать как недобросовестные и неразумные, приведена далее). Такое лицо обязано по требованию учредителей (участников) компании возместить убытки, причиненные их юридическому лицу (см. п. 1, 6 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 62).

Если учредители убеждены, что директор действовал недобросовестно и (или) неразумно, для обращения в суд о взыскании убытков они должны представить доказательства, свидетельствующие о наличии таковых и о том, что причиной их возникновения послужили действия (бездействие) директора.

Важно: в свою очередь, директор может дать пояснения относительно своих действий (бездействия) и указать на причины возникновения убытков (например, неблагоприятная рыночная конъюнктура, недобросовестность выбранного им контрагента, работника или представителя юридического лица, неправомерные действия третьих лиц, аварии, стихийные бедствия и иные события и т. п.). Если директор откажется давать пояснения, суд возложит на него бремя доказывания своей невиновности.

Последовательность действий по сбору доказательств можно представить в три этапа.

Учетные процедуры

В том случае, когда в получении организацией выручки нет сомнений и данный факт подтвержден документально, в учете присутствует запись Дебет 62 Кредит 90-1.

Если доказательства того, что клиенты передавали тем или иным способом плату за проживание должностному лицу организации, убедительны и исчерпывающи, организация вправе сформировать в учете запись Дебет 73-2 (76) Кредит 62. Далее возможны два сценария.

Когда у организации есть основания сомневаться в том, что гостиничные услуги действительно оказывались и оплачивались ненадлежащим лицам, до окончания следственных мероприятий (вынесения соответствующего решения судом) организация вправе считать спорную задолженность условным активом. В соответствии с п. 14 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» условные активы не признаются в бухгалтерском учете. Информация о них раскрывается в бухгалтерской отчетности согласно п. 25 – 28 ПБУ 8/2010.

По окончании следственных мероприятий (судебного разбирательства) организация должна сформировать в учете записи, соответствующие реальному положению вещей.

* * *

В случае, положенном в основу статьи, учредителям удалось взыскать с недобросовестного директора сумму убытков более 1 млн руб. В таком размере выручка от оказания гостиничных услуг поступала в личное пользование руководителя компании. Доказать вину должностного лица удалось благодаря тщательному сбору доказательств и привлечению специализированной компании, которая указала на факты неоприходования выручки в кассу (на расчетный счет) гостиницы. Неприятной ситуации удалось бы избежать при надлежащей организации учета, в частности по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Поэтому рекомендуем всем бухгалтерам и собственникам бизнеса внимательно отнестись к требованиям законодательства в части соблюдения определенной последовательности учетных процедур. Они установлены не случайно и направлены, в частности, на то, чтобы минимизировать риски хозяйствующих субъектов и защитить их от противоправных действий должностных лиц.