Автор: Фурагина О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Рассмотрим особенности проведения инвентаризации продуктов питания и оформления ее результатов согласно требованиям нормативных актов в сфере бюджетного учета.

В силу п. 80, 81 федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденного Приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н (далее –СГС «Концептуальные основы»), инвентаризация продуктов питания проводится по основаниям, в сроки и в порядке, которые установлены учреждением в рамках формирования своей учетной политики, а также в случаях, когда проведение инвентаризации является обязательным, а именно:

  • при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;

  • в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, в том числе вызванных экстремальными условиями;

  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

  • в других случаях, предусмотренных законодательством РФ, иными нормативными правовыми актами РФ.

Минфин в Письме от 19.05.2020 № 02-07-10/41023 отметил: нормативные правовые акты, регламентирующие проведение инвентаризации, не содержат требования об обязательном наличии в составе инвентаризационной комиссии бухгалтера. Порядок проведения инвентаризации, а также состав комиссии должны быть урегулированы учреждением в рамках принятого им правового акта, учитывающего особенности проведения инвентаризации.

Электронные документы, связанные с проведением инвентаризации

Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н утверждены следующие формы электронных документов бухгалтерского учета, связанных с проведением инвентаризации:

  • решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);

  • изменение решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447).

Решение о проведении инвентаризации

Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) (далее – решение (ф. 0510439)) применяется в целях оформления решения учреждения о проведении инвентаризации. В нем указываются:

  • причина проведения инвентаризации;

  • объекты инвентаризации;

  • сроки проведения инвентаризации;

  • дата, по состоянию на которую проводится инвентаризация;

  • состав инвентаризационных комиссий (рабочих инвентаризационных комиссий);

  • ответственные лица, в отношении которых проводится инвентаризация;

  • места проведения инвентаризации.

Решение (ф. 0510439) формируется в виде электронного документа на основании информации, представленной в документах, определяющих порядок (положение) проведения инвентаризации, списочный состав инвентаризационных комиссий, порядок согласования документов и списочный состав должностных лиц, согласующих решение (ф. 0510439), в иных правовых актах учреждения, содержащих информацию, необходимую для заполнения соответствующих реквизитов названного решения, в том числе автоматического.

Обратите внимание: на основании решения (ф. 0510439) осуществляется автоматическое заполнение реквизитов в документах, сформированных в ходе и (или) по результатам (итогам) инвентаризации (в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях), ведомостях расхождений, актах о результатах инвентаризации, иных первичных учетных документах и регистрах бухгалтерского учета, формируемых в ходе и (или) по итогам инвентаризации).

Решение (ф. 0510439) подписывается ответственным исполнителем, подготовившим документ, простой электронной подписью (далее – простая ЭП).

Согласование решения (ф. 0510439) в случае, предусмотренном актом учреждения, его должностными лицами оформляется листом согласования, прилагаемым к названному решению, содержащим простые ЭП.

Решение (ф. 0510439):

1) утверждается руководителем учреждения (иным уполномоченным им лицом) и подписывается квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП);

2) направляется для ознакомления и подписания простой ЭП в листе ознакомления, прилагаемом к решению (ф. 0510439):

  • членам инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии);

  • ответственным лицам, указанным в графе 4 разд. 1 решения (ф. 0510439);

  • лицам, осуществляющим ведение бухгалтерского учета.

Изменение решения о проведении инвентаризации

Изменение решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447) (далее – изменение решения (ф. 0510447)) применяется учреждением в целях внесения изменений в решение (ф. 0510439) или его аннулирования.

Обратите внимание: Внесение изменений в решение (ф. 0510439) допускается до начала проведения инвентаризации.

Изменение решения (ф. 0510447) формируется на основании решения (ф. 0510439) и иных документов, определяющих порядок (положение) проведения инвентаризации, списочный состав инвентаризационных комиссий, порядок согласования документов и списочный состав должностных лиц, согласующих изменение решения (ф. 0510447), и (или) содержащих информацию, необходимую для заполнения соответствующих реквизитов изменения решения (ф. 0510447).

На основании решения (ф. 0510439) с учетом всех изменений решения (ф. 0510447) осуществляется автоматическое заполнение реквизитов в документах, формируемых в ходе и (или) по результатам (итогам) инвентаризации (в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях), ведомостях расхождений, актах о результатах инвентаризации, иных первичных документах и регистрах бухгалтерского учета, формируемых в ходе и (или) по итогам инвентаризации).

Изменение решения (ф. 0510447), которым изменяются, отменяются или дополняются отдельные строки решения (ф. 0510439), является корректирующим.

Изменение решения (ф. 0510447), которым отменяется решение (ф. 0510439), является аннулирующим.

С момента аннулирования (отмены) решения (ф. 0510439) изменения в него не вносятся.

Изменение решения (ф. 0510447) подписывается ответственным исполнителем, подготовившим документ, простой ЭП.

Согласование изменения решения (ф. 0510447) в случае, преду­смотренном актом субъекта учета, его должностными лицами оформляется листом согласования, прилагаемым к изменению решения (ф. 0510447), содержащим простые ЭП.

Изменение решения (ф. 0510447):

1) утверждается руководителем учреждения (уполномоченным им лицом) и подписывается ЭЦП;

2) направляется для ознакомления и подписания простой ЭП в листе ознакомления, прилагаемом к изменению решения (ф. 0510447):

  • членам инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии);

  • ответственным лицам, указанным в графе 4 разд. 1 изменения решения (ф. 0510447);

  • лицам, осуществляющим ведение бухгалтерского учета.

Утвержденное корректирующее изменение решения (ф. 0510447) направляется для ознакомления тем лицам (членам комиссии, ответственным лицам), у которых есть корректировки (отмены).

Аннулирующее изменение решения (ф. 0510447) направляется всем лицам, поименованным в изменении решения (ф. 0510447), а также лицам, осуществляющим ведение бухгалтерского учета, и подписывается простой ЭП на листе ознакомления.

Документальное оформление проведения инвентаризации

Инвентаризационная опись

На основании Указаний № 52н, утвержденных Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н при проведении инвентаризации продуктов питания инвентаризационная комиссия оформляет инвентаризационные описи (сличительные ведомости) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (далее – инвентаризационная опись (ф. 0504087)).

Такая опись составляется комиссией учреждения по ответственному за сохранность имущества лицу с формированием расписки ответственного лица и с указанием:

  • места проведения инвентаризации;

  • лица (лиц), ответственного (ответственных) за сохранность имущества, в том числе лица (лиц) с полной материальной ответственностью (далее – ответственное (ответственные) лицо (лица));

  • приказа (распоряжения) о проведении инвентаризации (номера и даты приказа);

  • даты начала и даты окончания инвентаризации.

Напомним, в графе 8 инвентаризационной описи (ф. 0504087) указывается статус объекта учета, то есть информация о состоянии объекта имущества на дату инвентаризации с учетом оценки его технического состояния и (или) степени вовлеченности в хозяйственный оборот. Например, в отношении материальных запасов, к которым относятся продукты питания, может указываться статус «в запасе (для использования)», «в запасе (на хранении)», «ненадлежащего качества», «поврежден», «истек срок хранения».

Учреждение при формировании своей учетной политики определяет способ указания статуса объекта учета по его наименованию и (или) коду.

В графе 9 приводится целевая функция актива,то есть информация о возможных способах вовлечения объектов инвентаризации в хозяйственный оборот, использования их в целях получения экономической выгоды (извлечения полезного потенциала) либо при отсутствии возможности – о способах выбытия объектов. Например, в отношении материальных запасов (продуктов питания) можно указать: «использовать», «продолжить хранение», «списание».

Инвентаризационная опись (ф. 0504087) подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию, после представления ответственным (ответственными) лицом (лицами) объяснения причин расхождений (при наличии) и заключения комиссии учреждения о результатах инвентаризации.

Ведомость расхождений

Для отражения расхождений между показателями фактического наличия и данными бухгалтерского учета составляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) (далее – ведомость расхождений (ф. 0504092)). Она подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.

Приведем графы ведомости расхождений (ф. 0504092), которые должны соответствовать определенным графам инвентаризационной описи (ф. 0504087):

  • графа 4 ведомости расхождений (ф. 0504092) должна соответствовать графе 4 инвентаризационной описи (ф. 0504087);

  • графа 5 – графе 10;

  • графа 6 – результату деления показателя графы 12 на показатель графы 11;

  • графа 7 – графе 5;

  • графа 8 – графе 13;

  • графа 9 – графе 14;

  • графа 12 – графе 15;

  • графа 13 – графе 16;

  • графа 14 – графе 17;

  • графа 15 – графе 18.

Акт о результатах инвентаризации

На основании инвентаризационной описи (ф. 0504087) оформляется акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). При выявлении по результатам инвентаризации расхождений к данному акту прилагается ведомость расхождений (ф. 0504092).

Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

Отражение в учете результатов инвентаризации

Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности того периода, в котором была закончена инвентаризация (п. 82 СГС «Концептуальные основы»).

При проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности ее результаты отражаются в этой отчетности.

Реорганизуемое (упраздняемое, ликвидируемое) учреждение указывает результаты инвентаризации в бухгалтерской (финансовой) отчетности, представляемой на дату его реорганизации (упразднения, ликвидации).

Например, при осуществлении реорганизации учреждения путем присоединения к другому учреждению проводится инвентаризация на основании решения органов юридического лица, уполномоченного на реорганизацию учредительным документом, в целях определения прав и обязанностей присоединяемого юридического лица и идентификации активов и обязательств в бухгалтерском учете в соответствии с действующими на момент реорганизации положениями нормативных правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета, составление бухгалтерской (финансовой) отчетности (Письмо Минфина России от 22.10.2019 № 02-07-10/81041).

Пересортица

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах (п. 5.3 Методических указаний № 49, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49).

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются на уменьшение финансирования (фондов).

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения причин, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Излишки продуктов

Неучтенные (излишки) продукты питания, выявленные при проведении инвентаризации, принимаются к бухгалтерскому учету по их текущей оценочной стоимости, установленной в целях бухучета на дату принятия их к бухгалтерскому учету (п. 31 Инструкции № 157н).

Согласно п. 25 Инструкции № 157н текущая оценочная стоимость нефинансового актива рассчитывается методом рыночных цен на основании данных о сделках с аналогичным или схожим активом, совершенных без отсрочки платежа, и определяется в сумме денежных средств, необходимых при продаже (приобретении) указанного актива на дату принятия к учету.

Текущая оценочная стоимость определяется на основе цены, действующей на дату принятия к учету (оприходования) имущества, полученного безвозмездно, на этот или аналогичный вид имущества. Данные о действующей цене должны быть подтверждены документально, а в случаях невозможности документального подтверждения – экспертным путем.

При определении текущей оценочной стоимости объекта нефинансового актива комиссия по поступлению и выбытию активов использует:

  • данные о ценах на аналогичные материальные ценности, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей;

  • сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, а также в средствах массовой информации и специальной литературе;

  • экспертные заключения (в том числе экспертов, привлеченных на добровольных началах к работе в комиссии по поступлению и выбытию активов) о стоимости отдельных (аналогичных) объектов нефинансовых активов.

В соответствии с п. 23 Инструкции № 162н оприходование излишков продуктов питания, выявленных при инвентаризации, отражается проводкой:

Дебет счета 1 105 32 342 «Увеличение стоимости продуктов питания – иного движимого имущества учреждения»
Кредит счета 0 401 10 199 «Доходы от прочих неденежных безвозмездных поступлений»

Недостача продуктов питания

Согласно п. 112 Инструкции № 157н выбытие продуктов питания по основанию их списания в результате хищений, недостач, потерь производится в соответствии с надлежаще оформленными актами, с отнесением стоимости материальных ценностей на уменьшение финансового результата текущего финансового года, с одновременным предъявлением виновным лицам сумм причиненных ущербов.

При выявлении недостач имущества размер ущерба определяется исходя из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов (п. 220 Инструкции № 157н).

Таким образом, недостачи продуктов питания и их порча в пределах норм естественной убыли относятся на расходы, сверх норм – на виновных лиц.

Исходя из Методических рекомендаций по разработке норм естественной убыли, утвержденных Приказом Минэкономразвития России от 31.03.2003 № 95, под естественной убылью товарно-материальных ценностей нужно понимать потерю (уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах требований (норм), устанавливаемых нормативными правовыми актами), являющуюся следствием естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров.

К естественной убыли не относятся технологические потери и потери от брака, а также потери товарно-материальных ценностей при их хранении и транспортировке, вызванные нарушением требований стандартов, технических и технологических условий, правил технической эксплуатации, повреждением тары, несовершенством средств защиты товаров от потерь и состоянием применяемого технологического оборудования.

В соответствии с п. 26 Инструкции № 162н списание недостач продуктов питания необходимо отразить следующими проводками:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Начислена сумма ущерба, причиненного учреждению недостачей продуктов питания

1 209 74 567

1 401 10 172

Списаны продукты питания по причине их утраты (хищения), выявленной в ходе инвентаризации, в том числе:

1 401 10 172

1 105 32 442

списаны потери, недостачи продуктов питания в пределах установленных норм естественной убыли

1 401 20 272

1 105 32 442

списаны продукты питания сверх норм естественной убыли

1 401 10 172

1 105 32 442

Возмещение ущерба (недостачи продуктов питания) виновными лицами отражается следующими записями:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Возмещен ущерб виновными лицами в денежной форме:

– в кассу учреждения

1 201 34 510

1 209 74 667

– на счет учреждения, открытый в кредитной организации

1 201 21 510

1 209 74 667

– в доход бюджета (учреждение наделено полномочиями по администрированию кассовых поступлений в бюджет)

1 210 02 ххх*

1 209 74 667

– в доход бюджета (учреждение является получателем бюджетных средств, за ним не закреплены полномочия по администрированию кассовых поступлений в бюджет)

1 303 05 831
1 304 04 ххх*

1 209 74 667
1 303 05 731

Возмещен ущерб виновными лицами в натуральной форме

1 401 10 172

1 209 34 667

Возмещен ущерб виновными лицами из заработной платы (иных выплат) на сумму удержаний, произведенных в порядке, предусмотренном законодательством РФ

1 304 03 837

1 209 34 667

* По соответствующей подстатье КОСГУ.