Порча ОС: как задокументировать и учесть

Автор: Анастасия Ляшенко, бухгалтер-консультант Линии консультаций «ГЭНДАЛЬФ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», ноябрь 2021

Имущество портится по разным причинам: недобросовестное поведение или халатность сотрудников, погодные условия. Порядок действий в любом случае примерно одинаков: ищем виновника, решаем что делать с пострадавшим основным средством, оформляем закрывающие документы.

Откуда мы узнаем, что имущество испортилось

Как правило, факт непригодности ОС устанавливают тремя путями:

1. При инвентаризации

Факт непригодности ОС в этом случае фиксируем в сличительной ведомости. Все документы по делу, в том числе по поиску виновника и причин порчи, передаем инвентаризационной комиссии. Она уже выносит окончательный вердикт по судьбе ОС – ремонт или списание. Руководитель организации утверждает результаты инвентаризации.

2. В ходе использования

Тут достаточно зафиксировать факт порчи, собрав произвольную комиссию. Ее цель – оценить ущерб и повреждения, определить судьбу имущества. Свое решение комиссия закрепляет в акте (заключении), куда включает такие пункты:

1) наименование ОС, инвентарный номер и повреждения;

2) сумма ущерба;

3) информация о виновнике, если его удалось установить;

4) причины порчи;

5) состояние ОС – подлежит ли оно восстановлению или будет списано.

Если удалось обнаружить виновного сотрудника, к акту прикладывают его пояснительную записку, с объяснениями, почему испортил имущество. При отказе сотрудника предоставить объяснения, комиссия самостоятельно составляет отдельный акт и знакомит с ним виновника.

3. В результате чрезвычайной ситуации

На предприятии может случиться затопление, пожар. Природные катаклизмы никто не отменял. В этом случае проводится внеплановая инвентаризация. Кроме стандартной документации потребуются:

• справка МЧС,

• протокол осмотра места происшествия,

• акт с установленной причиной бедствия,

• при пожаре или затоплении также – постановление о возбуждении уголовного дела.

По каждому случаю руководитель принимает окончательное решение о дальнейшем распоряжении основными средствами, оформив приказ. На основании приказа составьте акт о списании ОС (№ ОС-4) или акт о восстановлении, ремонте (№ ОС-3), если ремонт проводим собственными силами, либо документы на ремонт от подрядчика.

Что учесть, если виновник – известен

В порче имущества сотрудник может признаться сам. Либо найти виновника помогают свидетели, доказательства.

Виновник обязан возместить ущерб, понесенный организацией: затраты на восстановление и ремонт основного средства либо на покупку такого же имущества в той же степени износа на момент утраты/порчи. Ориентировочная сумма покупки – остаточная стоимость испорченного ОС по данным бухучета. 

По ТК РФ работник несет либо ограниченную, либо полную материальную ответственность. Полную сумму можно взыскать в случаях из ст. 243 ТК РФ. Например, если испортил ОС, будучи пьяным. Или умышленно причинил ущерб.

В остальных ситуациях работник возмещает сумму, не превышающую его среднемесячный заработок. Ее же руководитель может удержать и самостоятельно, без согласия работника, при условии, что сумма не превышает 20% от начисленной зарплаты без НДФЛ.

Если работник добровольно согласился возместить понесенный ущерб, достаточно в письменной форме согласовать с руководителем сроки, сумму и способ выплаты задолженности.

Пример расчета удержания с виновника 

Иванов А.В. нанес ущерб организации в размере 24 000 руб. Ответственность признана ограниченной. Его среднемесячная зарплата составляет 20 000 руб., начисленная за месяц – 19 400 руб. НДФЛ – 13%.

Сумма, которую руководитель вправе удержать с Иванова А.В., составит 3375,6 руб. [20% х (19 400 руб. – 19 400 руб. х 13%)]. 

Таким образом, Иванов А.В. полностью погасит сумму задолженности за 8 месяцев. Причем сумма, которую останется выплатить за восьмой месяц составит 370,8 руб. (24 000 руб. – 3375,6 х 7 мес.).

Какие проводки будут по испорченному имуществу

Бухзаписи зависят от ситуации.

Ситуация 1. ОС подлежит ремонту

Затраты на восстановление ОС списываем на счет амортизации, которую ранее начисляли на объект.

Проводки:

Дт 20 «Основное производство» (23 «Вспомогательные производства», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») Кт 10 «Материалы» (69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда») – ремонт своими силами.

Дт 20 «Основное производство» (26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – ремонт сторонней организацией.

Ситуация 2. ОС не подлежит ремонту

Здесь проводки делаем в 3 этапа.

На дату оформления акта о списании:

На дату оформления акта о списании
Дт 01 «Основные средства» субсчет «Выбытие ОС» Кт 01 «Основные средства» субсчет «ОС в эксплуатации»	Списана первоначальная стоимость ОС
Дт 02 «Амортизация основных средств» Кт 01 «Основные средства» субсчет «Выбытие ОС»	Списана начисленная амортизация
Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт 01 «Основные средства» субсчет «Выбытие ОС»	Отражены потери от порчи ОС в размере остаточной стоимости
Дт 91.2 «Прочие расходы» Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»	Списаны потери от порчи ОС
На дату признания ущерба
Дт 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кт 91.1 «Прочие доходы»	Отражена сумма ущерба к возмещению виновником
На дату возмещения ущерба
Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 08 «Вложения во внеоборотные активы) Кт 73 «Расчеты по возмещению материального ущерба»	Погашение задолженности виновным сотрудником в счет ущерба

Как удержать зарплату в счет ущерба в «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0

Новый вид удержания настраиваем в разделе «Зарплата и кадры» – «Настройки зарплаты» – «Расчет зарплаты» – «Удержания» – кнопка «Создать».

Сумму удержания в счет возмещения ущерба регистрируем документом «Начисление зарплаты» (раздел «Зарплата и кадры» – «Все начисления»).

Чтобы по сотруднику можно было произвести удержание, автоматически заполните документ сотрудниками и суммами для начисления зарплаты (кнопка «Заполнить») либо подберите конкретного сотрудника (кнопка «Добавить»). Для ввода суммы удержания нажмите на нужного сотрудника, а затем на кнопку «Удержать» и выберите из представленного списка созданное ранее удержание.

Сумму удержания бухгалтер рассчитывает самостоятельно, ориентируясь на нормы закона и договоренности с виновным лицом. Зарегистрированная сумма удержания уменьшает сумму к выплате сотруднику. Сама выплата происходит стандартно.

Чтобы зарегистрировать удержание в счет возмещения ущерба в бухгалтерском учете, нужен документ «Операция» (раздел «Операции» – «Операции, введенные вручную» – кнопка «Создать» – «Операция»). Программа сделает проводку:

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» – погашена задолженность по ущербу виновным работником.