Когда журналы можно учитывать как основные средства

Если принять, что на любые приобретенные печатные издания распространяется действие ПБУ 6/01, следует признать, что, приходуя, например, номер журнала, следует оформлять акт приемки сдачи основных средств по форме ОС-1, вести инвентарную карточку учета основных средств по форме ОС-6, списывать с составлением акта на списание по форме ОС-4. Однако такой подход является далеко не бесспорным.

   Можно выделить несколько периодов, в которых вопрос отнесе­ния книг к основным средствам решался по-разному.

С 7 мая 1976 г. по 31 декабря 1991 г. по данному вопросу следовало руководствоваться Положением по бухгалтер­скому учету основных средств (фондов) государственных, кооперативных (кроме колхозов) и общественных предпри­ятий и организаций, утвержденным Письмом Минфина СССР от 07.05.76 г. № 30. Пункт 55 этого Положения устанавливал, что «поступа­ющие на пополнение технических библиотек организаций книги и журналы... приходуются по счету Основных средств (фондов) с соответствующим увеличением Уставного фонда без отражения этих операций в учете капитальных вложе­ний».

С 1 января 1992 г. на территории Российской Федерации вступило в силу Положение о бухгалтерском учете и отчетно­сти в Российской Федерации, утвержденное Приказом Мин­фина РФ от 20.03.92 г. № 10 (с изменениями и дополне­ниями). Критерии для отнесения приобретаемых ценностей к основным средствам были установлены п. 46 этого Положе­ния. В соответствии с этим пунктом не относились к основным средствам и учитывались в составе средств в обороте:

а) предметы, служащие менее одного года, независимо от их стоимости;

б) предметы, имеющие стоимость за единицу, не превыша­ющую лимит, установленный нормативными актами Минфина РФ, независимо от срока службы, за исключением некоторых видов ценностей, к которым книги отнесены не были. При этом руководителям организаций было предоставлено право устанавливать на отчетный год меньший предел стоимости предметов для. их учета в составе средств в обороте. Если объект не соответствовал хотя бы одному из этих условий, то он относился к малоценным и быстроизнашива­ющимся предметам (МБП). Аналогичная норма была зафиксирована и в Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федера­ции, утвержденном Приказом Минфина РФ от 26 декабря 1994 г. № 170. Таким образом, в этих нормативных актах отсутст­вовало предписание учитывать книги в составе основных средств.

С 1 января 1998 г. вступил в силу Приказ Минфи­на РФ от 3 сентября 1997 г. № 65н «Об утверждении Поло­жения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» (ПБУ 6/97)». В пункте 4.1 ПБУ 6/97 было определено, что по приобретен­ным изданиям (книги, брошюры и т. п.) амортизация не на­числяется. Более подробно вопросы отражения в учете книг были рассмо­трены в Методических указаниях по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 20 июля 1998 г. № ЗЗн.     На основании п. 36 Методических указаний   затраты, связанные с приобретением изданий (книг, брошюр, журналов и т. п.), для использования при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг, для управления организации отража­ются по кредиту счетов учета денежных средств (50,51) в корреспонденции со счетом учета общехозяйственных расходов (26). При принятии указанных экземпляров изданий к бух­галтерскому учету на сумму произведенных затрат увеличи­вается стоимость библиотечного фонда и производится за­пись по дебету счета учета основных средств (01) и кре­диту счета учета добавочного капитала (87).

Наконец, с 2001 действует Положение по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденное приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н  В  ПБУ 6/01 нет стоимостного критерия, к основным средствам относятся объекты, которые организация будет использовать в производственных (управленческих) целях более одного года, которые имеют способность приносить экономические выгоды в будущем и которые не предполагается продавать (п.4 ПБУ 6/01). В соответствии с п.18 приобретенные книги, брошюры и т.п. издания разрешается списывать на затраты на производство (расходы на продажу) по мере отпуска их в производство или эксплуатацию.

Ряд экспертов, анализируя ПБУ 6/97 и пришедшее ему на смену ПБУ 6/01, делали вывод, что до 31.12.97 допускалось учитывать книги в составе малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП), а также начислять по ним износ в соответствии с применяемой учетной политикой, а с 01.01.98 после вступления в силу ПБУ 6/97 книги необходимо относить к основным средствам. При этом многие бухгалтеры полагали, что в случае отсутствия в составе организации библиотеки как структурного подразделения невозможно применить требования п.36 Методических указаний (в силу отсутствия библиотечного фонда как такового) - и продолжали учитывать печатные издания в составе МБП (при применении старого плана счетов) или материалов (по новому плану счетов).

Действительно, говорить о пополнении библиотечного фонда можно только в том случае, если организация имеет соответствующее структурное подразделение - библиотеку, а должностные обязанности кого-либо из сотрудников включают в себя обязанности библиотекаря. При этом само понятие "библиотечный фонд" предполагает, что печатные издания, в него входящие, могут быть использованы неоднократно разными пользователями.  Федеральный закон от 29.12.1994 N 78-ФЗ "О библиотечном деле" дает определение библиотеки как  "информационного, культурного, образовательного учреждения, располагающего организованным фондом тиражированных     документов и предоставляющего их во временное пользование физическим и юридическим лицам; библиотека может быть самостоятельным учреждением или структурным подразделением предприятия, учреждения, организации" (ст.1).

Однако в условиях действия ПБУ 6/01 само по себе невыделение библиотеки в самостоятельное подразделение еще не дает основание подвергать сомнению обоснованность отнесения печатных изданий к основным средствам. Представляется, что необходимо следовать основному критерию, изложенному в п.4 ПБУ 6/01: для отнесения изданий к основным средствам необходимо, чтобы приобретенные издания предполагалось хранить и использовать в производственной деятельности организации более одного года. Организация должна самостоятельно определиться с порядком хранения и учета такого рода долгосрочно используемых изданий. При этом вопрос о формальном создании соответствующего структурного подразделения (пусть даже с единственным сотрудником - библиотекарем) никак не влияет на порядок отнесения изданий на основные средства или на материалы.

Если на предприятии организован порядок хранения и использования изданий в течение периода более года (например, для специальных или справочных изданий), то, независимо от наличия или отсутствия распоряжения руководителя о создании подразделения "Библиотека", они будут относиться к основным средствам. В противном случае речь в принципе не может вестись об  учете таких изданий в качестве основных средств, и их следует квалифицировать как издания, используемые для текущей деятельности, с отнесением на счет 10 "Материалы" и списанием при передаче в эксплуатацию (например, на основании требований-накладных по форме М-11).

Принятый организацией порядок определения срока полезного использования приобретаемых печатных материалов и их дальнейшего учета можно оформлять  отдельным распорядительным документом по каждому печатному изданию в отдельности, либо отразить в учетной политике в отношении  различных видов печатных изданий, сгруппированных по категориям.