Автор: Новикова С. Г., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Затраты на приобретение средств индивидуальной защиты (СИЗ) учитываются при налогообложении в пределах норм. В настоящее время СИЗ выдаются по типовым нормам, которые устанавливаются Минтрудом (что определено Постановлением Правительства РФ от 19.06.2012 № 610). Со следующего года будут действовать новые правила и единые нормы выдачи СИЗ и смывающих средств. Подробности – далее.

Учет расходов на покупку СИЗ в базе по налогу на прибыль

Согласно пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ при исчислении базы по налогу на прибыль организация вправе учесть в составе материальных расходов затраты на приобретение спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, предусмотренных законодательством РФ. Здесь имеются в виду спецодежда и СИЗ, не являющиеся амортизируемым имуществом. Их стоимость в общем случае списывается в расходы единовременно.

В то же время допускается данную стоимость списывать и в течение более чем одного отчетного периода. Для этого налогоплательщик самостоятельно определяет порядок признания материальных расходов в виде стоимости указанного имущества с учетом срока его использования или иных экономически обоснованных показателей. Такой порядок должен быть закреплен в учетной политике для целей налогообложения (см. письма Минфина России от 10.12.2021 № 03-03-06/1/100743, от 21.09.2021 № 03-03-06/1/76313, от 13.09.2019 № 03-03-05/70487).

Минфин поясняет: расходы работодателя на приобретение СИЗ могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе материальных расходов (при выполнении требований ст. 252 НК РФ) в пределах норм, предусмотренных законодательством, или по повышенным нормам, утвержденным локальными нормативными актами работодателя, по результатам проведенной аттестации рабочих мест (см., например, Письмо от 16.09.2016 № 03-03-06/1/54239).

Налоговые правила учета расходов, связанных с приобретением СИЗ, в следующем году, по всей видимости, не изменятся. Чего нельзя сказать о правилах выдачи СИЗ работникам – они со следующего года (а точнее – с 1 сентября 2023 года) изменятся, и существенно.

Какие нормативные акты действуют до 1 сентября 2023 года?

В настоящее время работодатели при выдаче СИЗ работникам должны руководствоваться Межотраслевыми правилами обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты (утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н, далее – Межотраслевые правила), которыми установлены требования к приобретению, выдаче, применению, хранению СИЗ и уходу за ними.

Вместе с тем п. 6 Межотраслевых правил разрешает работодателям установить собственные правила выдачи СИЗ, но при условии, что они улучшают по сравнению с типовыми нормами защиту работников от имеющихся на рабочих местах вредных и (или) опасных факторов, а также особых температурных условий или загрязнений.

В соответствии с п. 14 Межотраслевых правил при выдаче работникам СИЗ работодатель должен руководствоваться типовыми нормами, соответствующими его виду деятельности.

В связи с этим в дополнение к Межотраслевым правилам утверждены Типовые отраслевые нормы бесплатной выдачи специальной одежды, специальной обуви и других СИЗ работникам организаций здравоохранения и социальной защиты населения, медицинских научно-исследовательских организаций и учебных заведений, производств бактерийных и биологических препаратов, материалов, учебных наглядных пособий, по заготовке, выращиванию и обработке медицинских пиявок (приложение 11 к Постановлению Минтруда России от 29.12.1997 № 68).

При отсутствии профессий и должностей в типовых нормах работодатель должен выдавать работникам СИЗ, предусмотренные Типовыми нормами для работников сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики (Приказ Минтруда России от 09.12.2014 № 997н). В случае отсутствия профессий и должностей в этих типовых нормах – типовыми нормами для работников, профессии (должности) которых характерны для выполняемых работ.

Как изменятся правила выдачи СИЗ после 1 сентября 2023 года?

С 1 сентября 2023 года вступят в силу новые Правила обеспечения работников средствами индивидуальной защиты и смывающими средствами (утверждены Приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 766н, далее – Правила), которые определяют:

  • права и обязанности работодателя в обеспечении персонала СИЗ;

  • обязанности сотрудников по их применению;

  • порядок выдачи СИЗ (смывающих средств), их замены, эксплуатации и хранения.

Правила будут действовать 7 лет – с 1 сентября 2023 года по 1 сентября 2029 года.

Выдавать СИЗ (смывающие средства) работодатели будут на основании собственных норм, которые они должны самостоятельно разработать (и закрепить в локальном акте) на основании Единых типовых норм (согласно Приказу Минтруда России от 29.10.2021 № 767н) с учетом результатов проведенной СОУТ, оценки профессиональных рисков (ОПР) и мнения профсоюза или иного представительного органа работников (при наличии) (п. 10 Правил).

Единые типовые нормы включают в себя:

  • Единые типовые нормы выдачи СИЗ по профессиям (должностям) (приложение 1);

  • Единые типовые нормы выдачи СИЗ в зависимости от идентифицированных опасностей (приложение 2);

  • Единые типовые нормы выдачи дерматологических средств индивидуальной защиты и смывающих средств (приложение 3).

Единые типовые нормы будут действовать также 7 лет – с 1 сентября 2023 года по 1 сентября 2029 года. Но их применение не является обязательным именно с 1 сентября 2023 года, работодатели вправе отодвинуть этот срок до конца 2024 года.

Новые правила выдачи СИЗ

Обязанности работодателя

Организация всех работ по обеспечению работников СИЗ (имеющих документы о подтверждении соответствия требованиям законодательства РФ), в том числе приобретение, выдача, хранение, уход, вывод из эксплуатации, утилизация СИЗ, осуществляется за счет средств работодателя (п. 3, 4, 7, 8 Правил).

Ответственность за определение потребности, выбор, своевременную и в полном объеме выдачу работникам СИЗ, организацию контроля за правильностью их эксплуатации работниками, а также за хранение, уход и вывод из эксплуатации СИЗ также возлагается на работодателя (п. 9 Правил).

В соответствии с п. 10 Правил работодатель обязан:

1) на основании Единых типовых норм разработать и утвердить локальный нормативный акт о нормах бесплатной выдачи СИЗ (далее – нормы) своим работникам (п. 14 Правил);

2) разработать локальный нормативный акт (с учетом особенностей структуры управления организации и требований Правил), устанавливающий порядок обеспечения работников СИЗ, распределение обязанностей и ответственности должностных лиц за этапы обеспечения работников этими СИЗ;

3) информировать работников о полагающихся им СИЗ и способах выдачи, условиях хранения, а также об ответственности за целостность и комплектность СИЗ в случае хранения СИЗ у работников в нерабочее время;

4) проводить обучение, инструктаж или иным способом информировать работников о правилах эксплуатации СИЗ;

5) контролировать выдачу работникам СИЗ, а также следить за своевременным возвратом СИЗ по истечении нормативного срока эксплуатации или срока годности СИЗ либо в случае досрочного выхода СИЗ из строя;

6) не допускать работников к выполнению работ без обеспечения СИЗ, а также в непригодных к использованию СИЗ;

7) обеспечить в случае применения вендингового оборудования и дозаторов постоянное наличие в них СИЗ, смывающих и обеззараживающих средств;

8) обеспечить контроль за правильностью применения СИЗ работниками и своевременный прием от них СИЗ, подлежащих выводу из эксплуатации и утилизации;

9) обеспечить хранение, уход и обслуживание СИЗ.

Обратите внимание: работодателю, который не обеспечивает работников СИЗ второго класса (то есть СИЗ сложной конструкции, защищающих от гибели или от опасностей, которые могут причинить необратимый вред здоровью пользователя, которые подлежат обязательной сертификации), грозит ответственность по ч. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ (штраф для должностных лиц – от 20 000 до 30 000 руб., для организации – от 130 000 до 150 000 руб.).

При повторном совершении аналогичного правонарушения работодатель привлекается к административной ответственности в соответствии с ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП РФ (штраф для должностных лиц – от 30 000 до 40 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до трех лет, штраф для организации – от 100 000 до 200 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток).

Обязанности работника

В свою очередь, работник обязан (п. 12 Правил):

1) эксплуатировать (использовать) по назначению выданные ему СИЗ;

2) соблюдать правила эксплуатации (использования) СИЗ;

3) проводить перед началом работы осмотр, оценку исправности, комплектности и пригодности СИЗ, информировать работодателя о потере целостности выданных СИЗ, загрязнении, их порче, выходе из строя (неисправности), утрате или пропаже;

4) информировать работодателя об изменившихся антропометрических данных;

5) вернуть работодателю утратившие до окончания нормативного срока эксплуатации или срока годности целостность или испорченные СИЗ;

6) вернуть работодателю СИЗ по истечении нормативного срока эксплуатации или срока годности, а также в случае увольнения работника.

Как определяется потребность в СИЗ?

Потребность в СИЗ работодатель должен установить в зависимости от профессий (должностей) работников организации с учетом перечня и уровня воздействия на них вредных и (или) опасных производственных факторов и опасностей, которые установлены на рабочих местах по результатам СОУТ и ОПР, количества работников на этих рабочих местах, с учетом организации мероприятий по уходу и иных факторов, определяемых работодателем, влияющих на уровень потребности в СИЗ (п. 13 Правил).

Информацию о СИЗ, необходимых работникам для осуществления трудовой деятельности, включая деятельность при совмещении профессий или выполнении совмещаемых работ, работодатель должен отразить в нормах (п. 18 Правил).

Все СИЗ, включенные в нормы, являются обязательными к выдаче работникам за счет средств работодателя (п. 20 Правил).

Обратите внимание: если наименование профессии (должности) работника отсутствует в Единых типовых нормах либо если уровень защиты, обеспечиваемый предлагаемым данными положениями набором СИЗ, не соответствует имеющимся на рабочих местах вредным и (или) опасным производственным факторам и опасностям, выявленным при проведении СОУТ и ОПР, работодатель при разработке норм должен руководствоваться всеми положениями Единых типовых норм, результатами СОУТ и ОПР, правилами по охране труда, паспортами безопасности при работе с конкретными химическими веществами и иными документами, содержащими информацию о необходимости применения СИЗ (п. 18 Правил).

Правила выбора СИЗ работодателем

Выбор СИЗ работодатель должен осуществить посредством сопоставления информации, представленной в нормах, с данными о защитных свойствах и эксплуатационных характеристиках конкретных СИЗ, размещенными в Федеральной государственной информационной системе Федеральной службы по аккредитации, и (или) иными документами для данного вида продукции (п. 21 Правил). Аналогичный подход должен применяться при выборе дерматологических СИЗ (п. 22 Правил).

Обратите внимание: область применения, класс защиты и (или) эксплуатационные уровни СИЗ, указанные в эксплуатационной документации изготовителя, должны по уровню защиты соответствовать уровням воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, установленных по результатам СОУТ, характеру воздействия опасностей, выявленных по результатам ОПР, а также характеру выполняемой работы, продолжительности работы, индивидуальным особенностям пользователя, совместимости конкретного вида СИЗ с другими используемыми СИЗ (п. 23 Правил).

Правила выдачи СИЗ индивидуального учета

Выдаваемые работникам СИЗ должны соответствовать их полу, антропометрическим параметрам, а также нормам (п. 24 Правил).

Выдачу СИЗ (в том числе дерматологических) необходимо фиксировать в личной карточке учета выдачи СИЗ (по форме, рекомендованной в приложении 2 к Правилам). Карточки можно оформить на бумажном носителе или в электронном виде (п. 25 Правил). Если карточки ведутся в электронном виде, дублировать их на бумаге не нужно (п. 27 Правил).

При выдаче СИЗ, полученных работодателем во временное пользование по договору аренды, за работником закрепляется индивидуальный комплект СИЗ с индивидуальной маркировкой, в которой указана идентифицирующая информация о работнике. Сведения о выдаче СИЗ, взятых в аренду, вносятся в личную карточку учета выдачи СИЗ работнику (п. 29 Правил).

Сотрудникам, совмещающим профессии или постоянно выполняющим совмещаемые работы, помимо выдаваемых им СИЗ по основной профессии, дополнительно выдаются другие виды СИЗ, в зависимости от выполняемых работ, предусмотренные нормами для совмещаемой профессии (совмещаемого вида работ), с внесением соответствующей отметки в карточку (п. 31 Правил).

Порядок выдачи дерматологических СИЗ

Для обеспечения защиты от загрязнений, воздействия агрессивных рабочих материалов, веществ и сред работникам должны выдаваться (в соответствии с нормами) дерматологические СИЗ с подтвержденной эффективностью различных форм (кремы, эмульсии, гели, спреи) и видов действия (п. 35 Правил). В отдельных случаях в дополнение к ним могут выдаваться дерматологические СИЗ очищающего типа (п. 38 Правил).

На работах, связанных с неустойчивыми загрязнениями, для использования в душевых или в помещениях для умывания работникам следует выдавать дерматологические СИЗ и смывающие средства в виде твердого мыла или жидких моющих средств (жидкое туалетное мыло, гель для тела и волос и др.) (п. 36 Правил).

Согласно п. 37 Правил работодатель вправе не выдавать обозначенные средства защиты непосредственно работнику, а обеспечить их постоянное наличие в санитарно-бытовых помещениях (без внесения отметки об их выдачи в карточки). Однако работодатель обязан следить за исправностью дозирующих систем (дозаторов), размещаемых в производственных или санитарно-бытовых помещениях, осуществлять их своевременный ремонт и замену (п. 46 Правил).

Обратите внимание: работодатель не должен допускать (п. 39, 40 Правил):

  • замену смывающих средств на агрессивные для кожи средства (органические растворители, абразивные вещества (песок, чистящие порошки), каустическую соду и др.;

  • замену дерматологических СИЗ очищающего типа на средства для очищения от устойчивых (или) особо устойчивых загрязнений на смывающие средства.

Выдача работникам дерматологических СИЗ должна осуществляться ежемесячно (исключение – нахождение работника в отпуске). Оставшиеся не использованными по истечении отчетного периода дерматологические СИЗ могут использоваться в следующем месяце при соблюдении срока годности. Выдача дерматологических СИЗ фиксируется в личной карточке учета выдачи СИЗ работнику с указанием информации о способе выдачи данного вида СИЗ – лично (индивидуально) или с использованием дозирующих систем (п. 47 Правил).

Организация работы по обеспечению работников СИЗ

Для организации работы по обеспечению работников СИЗ работодатель обязан разработать локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обеспечения работников СИЗ (п. 77 Правил). Этот документ должен включать в себя:

  • порядок выявления потребности работников в СИЗ;

  • предупредительно-плановый характер закупки (аренды, аутсорсинга) СИЗ;

  • порядок выдачи, эксплуатации (использования), входного контроля, хранения, ухода (обслуживания), вывода из эксплуатации и утилизации СИЗ;

  • порядок информирования работников по вопросам обеспечения СИЗ.

Также в документе должно быть отражено распределение обязанностей и ответственности руководителей структурных подразделений по организации и обеспечению функционирования процесса обеспечения работников СИЗ с учетом особенностей структуры управления организации в целом (п. 78, 79 Правил).