Основным документом, закрепляющим существующий в организации размер оплаты труда по определенным должностям, является штатное расписание, о необходимости составления которого указывается в Трудовом кодексе.

Согласно части 1 статьи 135 ТК РФ заработная плата работнику устанавливается в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда, которые, в свою очередь, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, в том числе штатным расписанием, и включают в себя не только размеры должностных окладов, но и системы доплат и  надбавок стимулирующего характера и системы премирования.

Если в локальных нормативных актах, регулирующих вопросы оплаты труда работников, в том числе штатном расписании, присутствуют положения, не  перенесенные в индивидуальные трудовые договоры, работодатель обязан знакомить работников с такими локальными нормативными актами при приеме на работу под роспись.

Оклад (должностной оклад), ставка заработной платы должна устанавливаться работнику при приеме на работу или переводе в соответствии с занимаемой должностью согласно штатному расписанию.

Существует судебная практика, согласно которой сведения, содержащиеся в штатном расписании организации, не относятся к сведениям, составляющим коммерческую тайну.

Действия работодателя, устанавливающего в трудовом договоре оклад (тарифную ставку) ниже размера предусмотренного штатным расписанием, неправомерны, считают специалисты госинспекции труда в Брянской области.