В письме от 24 ноября 2017 г. N 03-04-05/78097 Минфин рассмотрел вопрос об обложении НДФЛ и страховыми взносами возмещения организацией расходов работника, связанных с использованием личного имущества в служебных целях. Такое возмещение расходов, а также компенсация износа инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств предусмотрены статьей 188 Трудового кодекса. Размер возмещения определяется соглашением в письменной форме.
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Сюда относятся и указанные компенсационные выплаты, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении трудовых обязанностей в соответствии с соглашением.
При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, несение расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
Напомним, ранее Минфин занимал примерно такую же позицию, которая, кстати, неоднозначна в отношении компенсации использования автомобиля по доверенности (понятие "принадлежность" не тождественно наличию права собственности). Вместе с тем, в перечне документов, которые ведомство считает необходимыми, теперь добавились бумаги, подтверждающие "осуществление расходов на эти цели".
По аналогии компенсационные выплаты, связанные с исполнением трудовых обязанностей, также не облагаются взносами согласно абзацу десятому подпункта 2 пункта 1 статьи 422 НК. При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация, опять же, должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.