В письме от 18.04.14 № 03-04-06/17867 Минфин указал, что согласно требованиям НК налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физлицами в налоговом периоде, налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.

Формы регистров и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно. Регистры должны содержать сведения, в частности, о суммах дохода, датах их выплаты, даты удержания и перечисления налога в бюджет, реквизиты платежных документов.

Датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который был начислен доход. На эту дату налоговый агент исчисляет сумму налога нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца с зачетом удержанной в предыдущие месяцы суммы налога.

То есть датами получения дохода, отражаемыми в регистрах налогового учета, являются последние числа каждого месяца, за которые налогоплательщикам начислен доход в виде оплаты труда.

Согласно статье 120 НК грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения считается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.

Если в регистрах налогового учета вместо даты фактического получения дохода в виде оплаты труда ошибочно указаны даты его выплаты, это не является основанием для привлечения налогового агента к ответственности по статье 120 НК.