В письме от 07.10.13 № 17-4/1647 Минтруд рассмотрел такую ситуацию: организация, направляя работников в командировки, не оформляет командировочных удостоверений. При этом на каждую командировку оформляются приказ директора, служебное задание, отчет о командировке. Командировочные расходы подтверждаются всеми необходимыми первичными документами - бланками строгой отчетности из гостиниц, авиа- и железнодорожными билетами и прочим.
Минтруд напомнил положения закона 212-ФЗ: при оплате организациями расходов на командировки не подлежат обложению страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы на наем жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
При этом Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, устанавливает, что командировочное удостоверение подтверждает срок пребывания работника в командировке.
За границу, кроме стран СНГ, можно направлять работника и без командировочного удостоверения (подтверждением сроков поездки служат отметки о пересечении границы).
Этим же подзаконным актом предусмотрено, что работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет, к которому прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд и об иных расходах, связанных с командировкой.
Оформление авансового отчета с нарушением требований, а также отсутствие необходимых приложений к нему или ненадлежащее их оформление влекут несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ.
В таком случае выплаты, произведенные работнику, не могут рассматриваться как возмещающие расходы в связи с командировкой и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.
