Проведение проверок трудовой инспекцией – на что обратить внимание в 2023 г.

Автор: Евгения Яровая, бухгалтер-консультант Линии консультаций ГЭНДАЛЬФ

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», декабрь 2022

С 2023 г. возобновляются плановые проверки работодателей трудовой инспекцией. О характере проверок, что проверяют, как подготовиться и узнать, подлежит ли ваша компания проверке в 2023 г.

Виды проверок трудовой инспекцией

Проверки могут быть плановыми и внеплановыми. О плановой проверке работодатель может узнать заранее либо на сайте Генпрокуратуры, либо на сайте Федеральной службы по труду и занятости. Не позднее, чем за три дня до начала проверки, инспекция труда уведомляет об этом работодателя (п. 12 ст. 9 Федерального закона № 294-ФЗ).

Как плановые, так и внеплановые проверки могут быть выездными или документарными. Выездной вид проверки предполагает личное присутствие инспектора. При такой проверке сотрудники Федеральной службы по труду и занятости вправе запросить по теме проверки документы за любой период

При документарной проверке инспекция запрашивает заверенные копии документов для исключения возможных нарушений. В случае возникновения у инспекции подозрений в правомерности действий со стороны работодателя, последнему нужно будет отправить заверенные копии необходимых подтверждающих документов.

При этом если к плановой проверке можно подготовиться заранее, то от внеплановых не застрахован ни один работодатель. Одна из наиболее частых причин такой проверки – жалобы самих же сотрудников на нарушение их трудовых прав.

Кого будут проверять в 2023 г.

Перечень компаний, подлежащих плановой проверке в 2023 г., опубликован на сайте Федеральной службы по труду и занятости (Роструда). Данный перечень составлен в разрезе субъектов РФ. Периодичность подобных проверок зависит от группы риска, к которой относится компания. Присвоение организации определенной категории риска осуществляется согласно Правилам, которые утверждены Постановлением Правительства от 17.08.2016 № 806.

Определить свою группу риска работодатель может заранее, найдя свою организацию в соответствующем разделе на сайте Роструда по ее наименованию или ИНН. Рассмотрим, с какой периодичностью проводятся проверки трудовой инспекцией при соответствующей категории риска

Для отнесения компании к определенной группе риска учитывается множество факторов и критериев. При необходимости организация или ИП может направить запрос в орган государственного контроля. По данному запросу не более чем через 15 рабочих дней с даты его отправления контролирующий орган пришлет информацию о том, какая категория риска и класс опасности были присвоены, а также данные, на основе которых было принято такое решение.

Обратите внимание, что, несмотря на введенный мораторий, отменяющий большинство плановых проверок бизнеса до конца 2022 г., при поступлении жалобы в трудовую инспекцию или подтверждении нарушения работодателем трудового законодательства, компанию в любом случае ждет проверка. Помимо этого, вместо плановой проверки в 2022 г. инспекция может осуществлять профилактический визит (абз. 6 п. 2 Постановления Правительства № 336).

Как подготовиться к проверке трудовой инспекции

При проведении проверки трудовые инспекторы используют специальные проверочные листы, утвержденные Приказом Роструда от 01.02.2022 № 20 и содержащие в себе необходимый перечень вопросов по теме проверки. На основе ответов на эти вопросы инспекция делает вывод о соблюдении или несоблюдении требований трудового законодательства. В качестве подготовки перед проверкой работодатели могут использовать подобные чек-листы для самопроверки. На данный момент даже созданы специальные сервисы для онлайн-самопроверки на основе актуальных проверочных листов (например, «Онлайнинспекция.рф», «Электронный инспектор». Также формы чек-листов можно найти и распечатать из различных ресурсов со справочной информацией (например, с сайта справочно-правовой системы КонсультантПлюс). Так, работодатель сможет посмотреть на оформление и содержание документов с позиции трудовой инспекции и устранить возможные недочеты.

Помимо чек-листов, эффективным решением для регулярной самопроверки является организация системы внутреннего контроля, процедуры проведения которого описаны в «Методических рекомендациях по добровольному внутреннему контролю (самоконтролю) соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права», предложенных в Письме Роструда от 07.03.2018 № 837-ТЗ.

Так, внутренний контроль может быть обеспечен путем создания в организации специальной службы или назначения ответственного лица в качестве внутреннего контролера, если в организации работает более 250 человек. Если же организация небольшая, достаточно будет назначить лицо, которое будет ответственно за соблюдение норм трудового законодательства.

В соответствии с рекомендациями Роструда, проведение внутреннего контроля желательно сделать ежегодной процедурой, а результаты проверки оформлять в виде документа, который будет содержать в себе само мероприятие, нарушения, выявленные в ходе самопроверки, и рекомендации по их устранению. Также рекомендуется контролировать исполнение рекомендаций по устранению найденных нарушений.

Частые ошибки работодателей

Среди наиболее частых ошибок работодателей, которые приводят к проверкам, можно отнести следующие:

• Несвоевременная выплата зарплаты

• Выплата зарплаты не в полном объеме или меньше МРОТ

• Задержка расчета при увольнении сотрудника

• Нарушение сроков выплаты отпускных

• Отказ от оплаты сверхурочной работы

• Отказ от права сотрудника на отпуск

• Отказ от проведения спецоценки условий труда

• Отказ от выдачи сотруднику расчетных листков

• Ошибки в трудовых договорах или уклонение от его оформления (замена трудового договора договором ГПХ, отсутствие четких дат выплаты зарплаты в договоре, отсутствие указания трудовой функции и другие фактические ошибки в тексте договора).

Штрафы и ответственность

За нарушения трудового законодательства к работодателю могут быть применены различные штрафные санкции. Рассмотрим наиболее распространенные из них:

• Отсутствие договора с сотрудником: административная ответственность – от 10000 рублей до 20000 рублей, при повторном нарушении от 30000 рублей до 40000 рублей, а также 40% от суммы неуплаченных страховых взносов и полное возмещение задолженности перед фондами плюс пени (ст. 5.27 КоАП РФ); уголовная ответственность – наказание по ст. 198 УК РФ в случае повторного нарушения и если государству за три года нанесен крупный или особо крупный ущерб;

• «Прикрытие» трудовых отношений заключением договора ГПХ вместо трудового договора: от 5000 рублей до 10000 рублей, при повторном нарушении от 30000 рублей до 40000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);

• Выплата «черной» зарплаты: административная ответственность – от 20% до 40% от суммы неуплаченных налогов, выплата всех недоначисленных сумм, пени за просрочку, а также штраф ответственному лицу до 10000 рублей, а при повторном нарушении до 20000 рублей или дисквалификация до года (ст. 122, 123 и 126 НК РФ); уголовная ответственность – от 10000 рублей до 30000 рублей, принудительные работы до 2 лет, лишение права занимать должность до 3 лет, арест до 6 месяцев, лишение свободы до 2 лет (ст. 199 УК РФ)

• Невыплата зарплаты – от 10000 до 20000 рублей для должностного лица, от 30000 до 50000 рублей для юрлица, (ст. 5.27 КоАП РФ);

• Незаконное увольнение: до 2000 рублей для должностного лица, до 20000 рублей для юрлица (ст.19.5 КоАП РФ).