Автор: Инна Хлевняк, старший бухгалтер-консультант бюджетного направления Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ»
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», бюджетный выпуск, декабрь 2020.
Пенсионный фонд разработал форму СЗВ-ТД, а Минтруд – форму СТД-Р. С помощью первой нужно отчитываться перед ПФР о трудовой деятельности персонала, а по второй следует выдавать сотрудникам сведения об их работе в организации. Рассмотрим особенности заполнения и представления форм в контролирующие органы, а также как корректировать переданные в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудников учреждения.
Когда использовать форму СЗВ-ТД
По форме СЗВ-ТД необходимо сообщать в Пенсионный фонд сведения о сотруднике, если:
-
работника приняли в учреждение, перевели на другую постоянную работу или уволили;
-
сотрудник получил новую профессию, специальность или квалификацию;
-
сотрудник написал заявление о выборе формата трудовой книжки;
-
есть судебный запрет занимать определенную должность или заниматься определенным видом деятельности;
-
учреждение изменило наименование.
Порядок заполнения формы при внешнем совместительстве
Внешнее совместительство – это выполнение регулярной оплачиваемой работы у другого работодателя (ст. 60.1 ТК РФ).
На внешних совместителей сведения по форме СЗВ-ТД представляются в общем порядке.
При представлении в электронном формате в таблице 6 Формата сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица» в электронном виде (утв. Постановлением № 730п) предусмотрены следующие возможные значения:
-
1 – да, является совместителем;
-
0 – нет, не является совместителем.
Отсутствие элемента соответствует «нет».
В случае если форма СЗВ-ТД подается на бумажном носителе, то указание на то, что работник является совместителем, предполагается в графе 4 «Трудовая функция» (например, «Совместительство» или «Работа по совместительству») (Письмо ПФР от 05.03.2020 № В-6181-19/10665-20).
В остальном заполнение сведений о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД для основных работников и совместителей не отличается.
Порядок заполнения формы СЗВ-ТД
ПФР не примет отчет по форме СЗВ-ТД в следующих случаях (таблица 14 Приложения 4 к формату сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица» в электронном виде, утвержденному Постановлением Правления ПФР № 730п)):
-
указан неверный СНИЛС или иные некорректные реквизиты как страхователя-организации, так и застрахованного лица – работника;
-
ошибка в ИНН или регистрационном номере страхователя в ПФР;
-
указанный отчетный период позже месяца, в котором должна представляться отчетность;
-
проверяемый файл не соответствует формату;
-
электронная цифровая подпись недействительна;
-
отчет подан за период, который еще не наступил.
В случае получения ошибочного отчета по форме СЗВ-ТД ПФР уведомит об этом работодателя. После этого потребуется исправить отчет и направить его в ПФР.
Когда сотрудник написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности, напротив соответствующей строки нужно отразить дату подачи заявления. Если в дате была допущена ошибка, необходимо заново передать СЗВ-ТД с указанием новой даты. В случае, когда ранее представленные сведения необходимо отменить, нужно указать прежнюю дату и в поле «Признак отмены» поставить знак «X».
В программе «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8», ред. 3.1, для подачи изменений сведений о трудовой деятельности используется следующий функционал: раздел «Кадры» – См. также – «Электронные трудовые книжки».
Далее создаем документ «Регистрация трудовой деятельности»
В созданном документе нажимаем кнопку «Изменить».
После нажатия указанной кнопки выходит окно с мероприятиями трудовой деятельности и сотрудниками, по которым ранее были переданы сведения в ПФР. Слева табличного документа выбираем сотрудника, по которому необходимо внести изменения, а справа выбирается мероприятие трудовой деятельности, которое подлежит изменению.
После выбора мероприятия по конкретному сотруднику в документе «Регистрация трудовой деятельности» появятся две строки, одна из них будет с признаком «Отмены» (рис. 1).
Рис. 1
В строке, которая активна для редактирования, подтянутся данные, которые были внесены в документ, который сформировал данное мероприятие, также все строки доступны для ручной правки.
После того, как все необходимые изменения будут внесены, нужно создать новый документ «Сведения о трудовой деятельности, СЗВ-ТД» («Кадры» – «Электронные трудовые книжки»)
Созданный отчет можно заполнить автоматически с помощью кнопки «Заполнить» или подобрать только того сотрудника (или сотрудников), по которым необходимо подать сведения за выбранный период.
В печатной форме отчета по исправленному сотруднику отразится две строки, одна из которых будет отражена с признаком «Отмена».
Графу 4 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» необходимо заполнять в соответствии со штатным расписанием. Структурное подразделение указывается, если обязанность трудиться в нем включена в трудовой договор.
Графу 5 «Код выполняемой функции (при наличии)» придется заполнять с 1 января 2021 года. Полагаем, данные нужно будет приводить по сотрудникам, для которых работодатели обязаны применять профстандарты. Код состоит из 7 знаков из профстандарта:
-
первые пять – код наименования вида профессиональной деятельности;
-
предпоследний – буква кода обобщенной трудовой функции;
-
последний – цифра уровня квалификации, к которому относится обобщенная трудовая функция.
Чтобы отменить запись в разделе «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица», снова подайте форму СЗВ-ТД. В ней в графе 10 «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» напротив ошибки поставьте знак «Х». Если есть необходимость внести исправления, рекомендовано отменить неверную запись, а в следующей строке указать корректные сведения.
В программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», ред. 3.1 для подачи отменяющих сведений используется аналогичный функционал, что и при внесении изменений в форму «СЗВ-ТД», но в созданном документе «Регистрация трудовой деятельности» нужно нажать кнопку «Отменить» и выбрать сотрудника и мероприятие, по которому были поданы ошибочные данные.
Документ нужно подавать в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью.
Если в штате менее 25 сотрудников, можно представлять сведения на бумаге.
Административная ответственность за просрочки и ошибки
За неподачу в срок, подачу неполных или недостоверных сведений о трудовой деятельности предусмотрено предупреждение или штраф. Он составляет:
-
для должностных лиц – от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;
-
для организации – от 30 тыс. до 50 тыс. руб.
Если нарушение повторится в течение года, штраф будет больше. Должностное лицо могут дисквалифицировать.
С 1 января 2021 г. ответственность за такое нарушение станут нести только должностные лица. Им будет грозить предупреждение либо штраф от 300 до 500 руб.
Форма СТД-Р
По данной форме учреждение должно выдавать работнику, отказавшемуся от трудовой книжки, сведения о трудовой деятельности в организации. Делать это следует по запросу сотрудника и при его увольнении.
Как разъяснил Минтруд РФ, выдавать СТД-Р работникам, которые сохранили за собой ведение трудовой книжки, не нужно.
Как заполнять форму СТД-Р
По содержанию и правилам заполнения СТД-Р практически не отличается от СЗВ-ТД. Работнику нужно выдавать те же сведения о трудовой деятельности, которые подаются в ПФР, в том числе данные о приеме, постоянном переводе, получении новой профессии, переименовании организации.
Информацию о выборе формата трудовой книжки должен указывать только работодатель, которому сотрудник подал соответствующее заявление.
Как предоставляется форма СТД-Р
Работники сами выбирают, как получить сведения: на бумаге или в форме электронного документа. Бумажную СТД-Р придется заверить подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации при ее наличии, а электронную – усиленной квалифицированной электронной подписью.
В программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8», ред. 3.1, для подачи формы СТД-Р сотруднику используется следующий функционал: раздел «Кадры» – «Электронные трудовые книжки» – «Создать» – «Сведения о трудовой деятельности, СТД-Р».
В созданном документе необходимо выбрать сотрудника, которому нужно предоставить сведения. Форма отчета заполнится автоматически при условии, что по данному мероприятию есть проведенная форма СЗВ-ТД без галки «Документ принят в ПФР (не редактируется)» (рис. 2).
Рис. 2