Как меняется нормативная база кадрового делопроизводства и почему применение электронных HR-документов может стать обязательным в перспективе двух лет, рассказывает Дмитрий Махлин, партнер и директор по развитию HRLink.

За год в отделах кадров накапливается огромное количество документов — до 30 на каждого сотрудника. Многие из них нужно хранить 3-5 лет, а некоторые — больше 50. Но это не самая большая сложность. Подписание бумаг часто превращается в квест по поиску сотрудников — в большинстве компаний принят гибридный и удаленный режим работы. Практика распределенных команд особенно усложняет жизнь тем кадровикам, которым приходится обмениваться документами с сотрудниками из разных городов и стран. Требуется распечатывать файлы, отправлять их сотрудникам почтой или курьерской доставкой и ждать их возвращения иногда больше месяца. В случае ошибок — начинать процесс заново.

Внедрение КЭДО экономит расходы предприятия на печать и бумагу, ускоряет отправку и подписание документов, позволяет централизованно хранить юридически значимые документы и находить их с любого устройства. Поэтому отказ от бумажного делопроизводства в пользу электронного документооборота постепенно становится новой нормой.

Нормативная база

До недавнего времени использование электронных документов в кадровом ЭДО сдерживалось отсутствием законодательной базы, на разработку и тестирование которой ушло более пяти лет. Федеральный закон №377-ФЗ, принятый в ноябре 2021 года, узаконил перевод кадрового делопроизводства в электронный формат.

Новые ст. 22.1–22.3 (и ст. 49.1 для дистанционных работников) в Трудовом Кодексе РФ, а также федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» приравняли КЭДО к бумажному кадровому делопроизводству. Более того, цифровые документы, составленные с учетом действующего законодательства, считаются юридически значимыми и не нуждаются в дублировании на бумажных носителях.

В электронном виде можно подписывать больше 200 кадровых документов. Но есть исключения. В письме Минтруда от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97 дополнительно разъясняется, что статья 22.1 ТК РФ исключает применение электронного кадрового документооборота в отношении:

  • актов о несчастном случае на производстве;

  • приказов (распоряжений) об увольнении работников;

  • документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Законодательная база КЭДО постоянно развивается. В частности, приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов», вступивший в силу с 1 марта 2023 года, определил обязательные форматы для электронных кадровых документов. Взамен сочетания PDF, Word и JPEG установлена совокупность основной части в формате PDF, электронной подписи SGN и описания XML.

От добровольного — к обязательному

Сегодня предусмотрен добровольный порядок перехода на электронное кадровое делопроизводство, однако в ближайшие два года КЭДО может стать обязательным.

Например, в письме Минтруда от 20 января 2023 года № 14-6/ООГ-296 говорится, что рассылать расчетные листки в электронном виде (это практикуют почти все компании) могут только те работодатели, которые перешли на КЭДО. Получается, многие работодатели, которые ведут бумажное делопроизводство, допускают нарушение действующих норм.

Более того, в июне 2023 стартовал эксперимент по переходу на цифровые кадровые документы сотрудников федеральных органов власти. А если они будут пользоваться КЭДО, то высока вероятность распространения этой практики на коммерческий сектор.

Аналогичным образом происходил переход к обязательному ЭДО с контрагентами: изначально обмен счетами-фактурами производился в бумажном или электронном виде, а после выхода федерального закона № 371-ФЗ от 9 ноября 2020 года с изменениями Налогового кодекса и новыми требованиями для отдельных категорий товаров появилось обязательство выставлять электронные счета-фактуры по всем прослеживаемым операциям.

Иными словами, любой компании стоит подготовиться к обязательному переходу на КЭДО уже сегодня.

Как внедрить КЭДО

Компания может выбрать способ перехода на КЭДО:

  • воспользоваться бесплатной цифровой платформой «Работа в России‎» с частичной функциональностью и возможностью подписывать документы простой электронной подписью с подтвержденной учетной записью на Госуслугах;

  • развернуть специализированное решение с более широкой функциональностью.

Так, на рынке есть несколько готовых решений, поддерживающих весь кадровый документооборот в цифровом формате. В них есть личный кабинет с распределенными ролями, рабочий модуль для маршрутизации документов и заявлений, их подписания всеми доступными для конкретного сотрудника способами. Сервисы КЭДО интегрированы с удостоверяющими центрами и предоставляют возможность управлять электронными подписями, включая их выпуск и отзыв.

Процесс интеграции включает следующие шаги:

  • Предварительное тестирование системы КЭДО на предмет ее безопасности, готовности шаблонов документов, сервиса выпуска электронной подписи, удобства интерфейса и согласованности маршрутизации;

  • Настройка интеграции с переносом данных в информационную систему и ЭДО предприятия;

  • Подготовка электронных кадровых документов и нормативных актов предприятия с обязательным ознакомлением сотрудников и получением от них согласия в письменном виде;

  • Настройка доступа и авторизации сотрудников в личном кабинете с получением электронной подписи;

  • Обучение и инструктаж сотрудников отдела кадров для работы с КЭДО.

Сегодня проектами внедрения КЭДО интересуются компании вне зависимости от размера бизнеса. Специализированные сервисы работают по модели подписки, и стоимость проекта зависит от количества сотрудников. В среднем по рынку она составляет 1 тыс. рублей в год на каждого сотрудника. Это в 3-5 раз меньше, чем ведение бумажного документооборота.

Экономическая эффективность — один из главных драйверов перехода компаний на КЭДО: по данным на май 2023 года, подписывают HR-документы удаленно уже больше 2 млн сотрудников различных компаний. И их число будет ежегодно кратно увеличиваться.