ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"

Правила оформления и изменения. Текущее заполнение при предоставлении отпуска работникам. Разделение отпуска на части – отражение в графике

У любого работодателя очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков.

Для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам применяется график отпусков формы №Т-7. Форма №Т-7 утверждена Постановлением №1. При составлении сводного графика отпусков учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников. Кроме того, при составлении графика, необходимо помнить, что некоторым категориям работников дано право на отпуск в любое удобное для них время:

1) по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам, причем независимо от времени его непрерывной работы в данной организации (статья 123 ТК РФ);

2) женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (статья 260 ТК РФ);

3) работникам в возрасте до 18 лет (статья 267 ТК РФ);

4) работникам, работающим по совместительству, – одновременно с отпуском по месту основной работы (статья 286 ТК РФ);

5) инвалидам войны (статья 14 Федерального закона от 12 января 1995 года №5-ФЗ «О ветеранах»);

6) Героям Советского Союза, Героям Российской Федерации и полным кавалерам ордена Славы (статья 8 Закона Российской Федерации от 15 января 1993 года №4301-1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»);

7) Героям Социалистического труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы (статья 6 Федерального закона от 9 января 1997 года №5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»);

8) лицам, получившим или перенесшим лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие Чернобыльской катастрофы или с работами по ликвидации ее последствий, инвалидам вследствие Чернобыльской катастрофы, участникам ликвидации катастрофы на Чернобыльской АЭС (статьи 14, 15 Закона Российской Федерации от 15 мая 1991 года №1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);

9) лицам, награжденным знаком «Почетный донор России» (статья 11 Закона Российской Федерации от 9 июня 1993 года №5142-1 «О донорстве крови и ее компонентов»);

10) супругам военнослужащих – одновременно с отпуском военнослужащих (статья 11 Федерального закона от 27 мая 1998 года №76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);

11) другим категориям работников в случаях, указанных в федеральных законах и иных нормативных правовых актах, действующих на основании статьи 423 ТК РФ (статья 123 ТК РФ).

Кроме того, статьей 263 ТК РФ предусмотрена возможность предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное время для:

- работника, имеющего 2 или более детей в возрасте до 14 лет;

- работника, имеющего ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

- одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до 14 лет;

- отца, воспитывающего ребенка в возрасте до 14 лет без матери.

Перечисленные категории работников имеют право на внеочередное предоставление отпуска в том случае, если это установлено коллективным договором организации.

В соответствии со статьей 123 ТК РФ график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления календарного года, то есть не позднее 16 декабря.

Исходя из этого, отделу кадров необходимо заранее собрать заявления всех работников, чтобы узнать, кто и в какое время хочет отдыхать в новом году. Затем, на основе этой информации, составляют график отпусков, учитывая все пожелания.

Отметим, что трудовым законодательством не установлена обязанность работников до составления графика сообщить свое желание относительно удобного времени предоставления им отпуска. Поэтому если работник не сообщил работодателю до составления графика отпусков свое желание относительно удобного времени отпуска, это не дает работодателю оснований для отказа в предоставлении работнику отпуска в указанное им время.

График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Ведь если работники организации – члены профсоюза, то график предоставления отпусков нужно согласовать и с его выборным органом – профкомом в порядке, предусмотренном статьей 372 ТК РФ. Профком должен документально подтвердить согласование графика выпиской из протокола заседания.

Пример 1.

15 декабря 2006 года в ОАО «Аспект» на утверждение руководителю организации был представлен график отпусков на 2007 год №16 от 14 декабря 2006 года, составленный с учетом пожеланий работников и с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.

 

                                                         ---------¬                                                         ¦   Код  ¦                                                         +--------+                                           Форма по ОКУД ¦ 0301020¦                  ОАО «Аспект»                           +--------+ ----------------------------------------------- по ОКПО ¦52564479¦             наименование организации                    L---------  Мнение выборного профсоюзного                                      УТВЕРЖДАЮ органа от «13» декабря 2006 г. №39_ учтено  ----------T-----------T-----¬ Руководитель директор___                                      ¦  Номер  ¦    Дата   ¦ На  ¦                должность                                      ¦документа¦составления¦ год ¦ Краснов _К.К.Краснов_______                                      +---------+-----------+-----+ личная  расшифровка подписи                      ГРАФИК ОТПУСКОВ ¦   16    ¦ 14.12.2006¦ 2007¦ подпись                                      L---------+-----------+------                                                                      «15 декабря__ 2006 г.  
Структурное подразделение
Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию
Фамилия, имя, отчество
Табельный номер
ОТПУСК
Примечание
количество календарных дней
дата
перенесение отпуска
запланированная
фактическая
Основание (документ)
дата предполагаемого отпуска
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Администрация
Генеральный директор
Краснов К.К.
00005
34
1 июля
       
 
Заместитель генерального директора
Самойлов Н.П.
00009
28
20 мая
       
Бухгалтерия
Главный бухгалтер
Кошкина Т.В.
00039
32
1 июня
       
 
Бухгалтер- кассир
Филимонова С.Н.
00026
28
25 августа
       
Отдел сбыта
Начальник отдела
Прохоров А.В.
00015
28
15 сентября
       
 
Менеджер
Зарипов К.К.
00013
28
15 августа
       
Транспортный отдел
Водитель
Иванов И.А.
00038
28
15 августа
       
                            Начальник Руководитель кадровой    отдела кадров Андреева   Т.В. Андреева службы                   ------------- ----------- --------------------                            должность      личная   расшифровка подписи                                          подпись                       

Окончание примера.

При составлении графика отпусков графы 7, 8 и 9 не заполняются. Графа 7 «Фактическая продолжительность отпуска» заполняется после фактического окончания отпуска, а графы 8 и 9 «Перенесение отпуска» заполняются в случае, если отпуск переносится на другой период.

С утвержденным графиком отпусков необходимо ознакомить всех сотрудников. Для этого его нужно вывесить на видное место. Но лучше ознакомить с графиком каждого работника лично, попросив его закрепить свое согласие на установленное графиком время отпуска, подписью. Это позволит избежать возможных конфликтов с работниками.

Бывают случаи, когда на очередной календарный год у некоторых работников приходится количество дней отпуска, которое будет больше или меньше установленной ему продолжительности отпуска. То есть работником, уже взята часть отпуска раннее за очередной год либо остались неиспользованные дни отпуска предыдущего года. В этом случае в графике отпусков следует указать фактическое количество дней отпуска, которые приходятся на данный календарный год.

А как быть, если между работником и администрацией организации возникли разногласия при составлении графика отпусков? Допустим, время начала отпуска, установленное в графике, не устраивает работника. Тогда он может попросить руководство организации или уполномоченный профсоюзный орган перенести эту дату. Однако такая возможность есть и у администрации, если она не согласна с датой начала отпуска. Другими словами, обе стороны могут внести изменения в уже утвержденный график отпусков.

В тех случаях, когда срок отпуска с согласия работника и руководителя структурного подразделения переносится на другое время, с разрешения лица, утвердившего график или лица, им на это уполномоченного, в график отпусков вносятся изменения. Перенос отпуска производится в порядке, установленным законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Отметим, что не только на основании статьи 123 ТК РФ можно сделать вывод о том, что составление графика отпусков является обязанностью работодателя и работников:

«График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника».

В целях налогообложения прибыли организации обязаны составлять график отпусков по унифицированной форме №Т-7 в предусмотренные статьей 123 ТК РФ сроки. В составе расходов на оплату труда можно учесть любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (абзац 1 статьи 255 НК РФ). А согласно статье 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. При этом, под документально подтвержденными расходами, в частности, понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Ответственность за несоблюдение графика отпусков

Как уже отмечено, наличие у работодателя графика отпусков является обязательным требованием законодательства в отношении порядка предоставления отпусков.

На практике в силу разных причин графики отпусков нарушаются. Например, по производственной необходимости либо по желанию самого работника.

Объективную сторону состава данного административного правонарушения представляют действия (бездействия), которые нарушают законодательство о труде.

В этом случае трудовая инспекция может привлечь организацию к административной ответственности за нарушение законодательства о труде. В соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц - от трехсот до пятисот минимальных размеров оплаты труда или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Трудовой кодекс Российской Федерации не содержит специальных норм, регулирующих вопрос об ответственности за несоблюдение графика отпусков.

Если в график отпусков лицом, ответственным за его составление, не были внесены изменения, работодатель может воспользоваться нормами главы 30 ТК РФ.

Основанием привлечения к дисциплинарной ответственности является дисциплинарный проступок, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

Статьей 192 ТК РФ установлены виды дисциплинарных взысканий.

Привлечение к дисциплинарной ответственности является правом работодателя, а не обязанностью. Кроме того, за работодателем остается право выбора меры ответственности либо вообще отказ от наложения взыскания.

Как уже отмечено, в целях налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда можно учесть средний заработок, сохраняемый на время отпуска, лишь при наличии в организации графика отпусков. Соответственно, если по графику отпусков у работника отпуск запланирован на одну дату, а фактически работник отгулял отпуск в другое время, организации скорее всего придется доказывать налоговым органам, что расходы на оплату труда действительно подтверждены документально.

Более подробно с вопросами, касающимися различных видов отпусков, порядка их предоставления и документального оформления, а также порядка расчета среднего заработка для оплаты отпусков в общем и особых случаях, разделения отпуска на части, переноса и продления отпуска, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Отпуска: типичные ошибки работодателя».