Автор: М. В. Подкопаев
Журнал "Акты и комментарии для бухгалтера" № 9/2015
Комментарий к Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 № 771.
В последнее время чиновники довольно активно принялись вносить изменения в правила направления работников в командировки. Вероятно, это действительно необходимо, поскольку такие поправки связаны с непрерывным до сих пор реформированием порядка бухгалтерского и налогового учета в РФ.
Заметим, что данные изменения в той или иной степени могут повлиять на налогообложение, поэтому бухгалтерам надо относиться к ним внимательно.
Принято Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 «О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки и признании утратившим силу подпункта «б» пункта 72 Изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации по вопросам деятельности Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 г. № 257» (далее – Постановление Правительства РФ № 771).
Напомним, что основным документом, устанавливающим особенности направления работников в служебные командировки, является Положение, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
В абзаце 2 п. 3 Положения говорится, что работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места его постоянной работы, также признается командировкой.
Теперь установлено, что указанное решение работодателя должно быть оформлено в письменном виде, в том числе при направлении работника в обособленное подразделение. Очевидно, что это, казалось бы, небольшое уточнение могут взять на вооружение налоговые органы при проверках налогоплательщиков. То есть они могут не признать в качестве командировочных расходы, если отсутствует письменное распоряжение руководителя. По нашему мнению, это касается и продления командировки.
Кроме того, в такой ситуации налоговики, вероятно, будут настаивать и на обложении НДФЛ всей суммы командировочных расходов.
Напомним, что Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595[1] отменено обязательное применение командировочного удостоверения и служебного задания. Хотя как раз они, по существу, могли бы выступить именно в качестве письменного распоряжения работодателя о направлении работника в служебную командировку.
В этой ситуации, считаем, необходимо наличие приказа руководителя, в котором излагается цель командировки, отражаются ее направление, сроки и указывается командируемый работник (работники). Хотя Положение прямо и не устанавливает обязательность такого приказа, в сложившейся ситуации без данного документа, оформленного в письменном виде, не обойтись.
Как следует из новой редакции п. 7 Положения, в таком приказе нужно отразить и факт использования работником для поездки в командировку и в самой командировке служебного транспорта, личного транспорта работника или транспортного средства, которое он использует (важное новшество!) по доверенности.
В эту норму внесены наиболее существенные поправки. Так, теперь в ней идет речь об использовании транспорта (ранее говорилось только об автомобиле или мотоцикле). То есть можно отправляться в командировку на любом другом виде транспорта: от трактора до самолета.
Определенно указывается, что можно использовать служебный транспорт, а также транспорт, принадлежащий третьим лицам (не работодателю и не работнику). Во втором случае транспорт управляется по доверенности, копию которой необходимо прилагать к подтверждающим документам.
То есть во всех этих случаях фактический срок пребывания в месте командирования следует указывать в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование именно указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.
Скажем несколько слов по поводу возможности использования транспорта по доверенности. До сих пор чиновники были очень строги в отношении возможности учета в целях налогообложения расходов, связанных с подобным использованием транспорта в любой ситуации, в том числе при поездках в командировку, так как в ст. 188 ТК РФ говорится о возможности использования в производственных целях исключительно личного имущества работника, то есть имущества, принадлежащего ему на праве собственности.
Теперь, очевидно, для поездки в командировку будет сделано исключение. Расходы можно будет учесть, даже если они связаны с использованием транспорта, управляемого по доверенности, так как согласно ст. 166 ТК РФ особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ, то есть Положением.
Что касается упомянутых документов, подтверждающих использование транспорта, их список не является закрытым. В этом качестве могут использоваться любые подходящие документы. Правда, некоторые из них в данной норме упомянуты особо (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки), а в их число теперь включен и маршрутный лист[2].
Кроме того, п. 7 Положения дополнен важным примечанием. В общем случае фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым им по возвращении из командировки. Но как быть, если проездные документы отсутствуют?
Теперь установлено, что в этом случае срок пребывания в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. Хотя такие документы, конечно, охватят только период пребывания в месте командирования, но не включат дни проезда в командировку, которые сложно подтвердить именно при отсутствии проездных документов.
Особо отмечено, что при проживании в гостинице срок пребывания работника в командировке подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, свидетельствующим о заключении договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования. В любом случае этот документ должен содержать сведения, предусмотренные п. 8 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации[3]:
- наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей – фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);
- фамилию, имя, отчество потребителя;
- сведения о предоставляемом номере (месте в номере);
- цену номера (места в номере);
- другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.
Но если нет и документов, подтверждающих наем жилого помещения или получение гостиничных услуг, то подтверждать фактический срок пребывания в месте командирования работнику нужно служебной запиской и (или) иным документом.
Следовательно, служебная записка возвращается в Положение, хотя ее использование пока будет предусмотрено лишь в данной ситуации. Отметим, что она или иной упомянутый документ должны содержать отметку принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о дате прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командирования).
То есть целесообразно подготовить такую служебную записку или иной заменяющий ее документ ко дню убытия из места командирования. При этом в ней (ином документе) должно быть строго определенное указание на период, когда работник находился в командировке, подтвержденное подписью ответственного лица и печатью (при наличии) принимающей стороны.
Постановлением Правительства РФ № 771 также признан утратившим силу п. 8 Положения. Им было предусмотрено, что порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывающих в организацию, в которую они командированы, определяются Минтрудом. Соответственно, перестал действовать и пп. «б» п. 72 Изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации по вопросам деятельности Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации[4].
В соответствии с п. 8 Положения выпущен Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н. Но сам этот приказ не отменен, во всяком случае, пока. Следовательно, по крайней мере, до его возможной отмены необходимо вести журналы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывающих в организацию, в которую они командированы.
Постановление Правительства РФ № 771 опубликовано на портале www.pravo.gov.ru 31.07.2015 и вступило в силу 08.08.2015.
[2] Однако форма, случаи, при которых он может использоваться, и порядок составления маршрутного листа не регламентированы, поэтому, по нашему мнению, его использование связано с определенными рисками, даже при условии его соответствия требованиям, предъявляемым к первичным документам согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
[3] Утверждены Постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490.
[4] Утверждены Постановлением Правительства РФ от 25.03.2013 № 257 «Об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации по вопросам деятельности Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации».
