Компания ГАРАНТ

Могут ли приобретаться билеты (железнодорожные и авиабилеты) для командировок сотрудников компании по корпоративной карте через Интернет? Как эти расходы подтверждать документально и как отражать в бухгалтерском и налоговом учете?

Бухгалтерский учет

Пункт 1.4 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" устанавливает, что банковские карты являются видом платежных карт как инструмента безналичных расчетов, предназначенного для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами (далее - держатели), операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством Российской Федерации и договором с эмитентом.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н, предусматривает, что для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах на текущих, особых и иных специальных счетах предназначен счет 55 "Специальные счета в банках".

Учитывая изложенное, полагаем, что операции с применением платежной карты по счету в кредитной организации возможно отражать на отдельном субсчете, открытом к счету 55.

В таком случае оплату товаров (работ, услуг) при помощи корпоративной карты, в том числе и через Интернет, можно учитывать следующим образом:

Дебет 71 Кредит 55
- отражено списание средств с карточного счета для оплаты товаров (работ, услуг);

Дебет 60 Кредит 71
- учтена оплата товаров (работ, услуг);

или

Дебет 10 (20, 26, 41 и т.п.) Кредит 60;

Дебет 60 Кредит 55.

Применение того или иного способа, на наш взгляд, прежде всего зависит от имеющихся в распоряжении организации первичных документов. Так, например, если бухгалтерские проводки формируются на основании авансового отчета, представленного сотрудником, то следует применять способ с использованием счета 71. В случае если проводки формируются на основании выписок банка, то применяется способ отражения таких операций без использования счета 71.

Налог на прибыль

Расходы на командировки, в том числе стоимость проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В то же время на основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходы признаются в целях налогообложения, в частности, при условии их документального подтверждения.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

По мнению Минфина России, изложенному в письмах от 16.08.2010 N 03-03-07/27 и от 27.07.2010 N 03-03-07/25, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательным документом, подтверждающим расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, является сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета с одновременным представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Что касается электронного проездного билета на железнодорожном транспорте, то п. 2 приказа Министерства транспорта Российской Федерации от 31.08.2011 N 228 "Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте" (далее - Приказ N 228) установлено, что контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Контрольный купон (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) оформляется и направляется в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети пассажиру обязательно.
Положения Приказа N 228 вступают в силу с 1 января 2012 г.

В частности, рекомендуем Вам ознакомиться с письмом Минфина России от 08.11.2011 N 03-03-06/1/719.

На сегодняшний день, по мнению официальных органов (смотрите, например, письма Минфина России от 04.06.2010 N 03-03-06/1/384, от 04.02.2009 N 03-03-07/3 и УФНС России по г. Москве от 03.11.2009 N 16-15/115214), документами, подтверждающими расходы на приобретение, являются маршрут/квитанция, которая оформлена на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или любой другой документ. Кроме того, расходы на приобретение электронного железнодорожного билета могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль, если имеется распечатка электронного билета.

При этом в приведенных выше письмах Минфина России дополнительно указано, что расходы при приобретении работником электронного авиа- или железнодорожного билета также могут быть приняты в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, если данные расходы имеют косвенное подтверждение, например, при наличии документов, подтверждающих направление сотрудника в командировку, проживание за границей и иных оправдательных документов, оформленных унифицированными формами первичной учетной документации и удостоверяющих факт пребывания работника в командировке, и распечатки электронного билета или посадочного талона с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать проезд работника в командировку (в частности фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

1 декабря 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.