Листов А.Е., аттестованный аудитор, член СРО РСА, Департамент права и налогов Аудиторско-консалтинговой Группы "ПРАУД"

Подлежат ли обложению НДФЛ и страховыми взносами выплата компенсации по обустройству на новом месте жительства, предусмотренная в фиксированном размере (в размере 3-х должностных окладов), в случае если сотрудник не представит подтверждающие документы?

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением работниками трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность).

Согласно пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ не облагаются взносами предусмотренные законодательством РФ компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность).

Согласно ст. 169 Трудового кодекса РФ при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения) и расходы по обустройству на новом месте жительства.

Порядок и размеры возмещения расходов при переезде на работу в другую местность работникам работодателей определяются коллективным договором или локальным нормативным актом либо по соглашению сторон трудового договора.

Поскольку расходы на обустройство в силу ст.169 ТК РФ являются компенсационной выплатой, следовательно, по общему правилу, они не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Документальное подтверждение расходов требуется в тех случаях, когда сама компенсация имеет характер возмещения расходов. В данном случае к такой компенсации относится компенсация, предусмотренная при переезде на работу в другую местность (включая компенсацию расходов на обустройство). При этом под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами.

Следовательно, такая компенсация как предусмотренная при переезде на работу в другую местность (включая компенсацию расходов на обустройство), предполагает, что работник должен подтвердить свои расходы документально, независимо от того, какой порядок выплаты компенсации предусмотрен в Обществе.

Таким образом, по нашему мнению, в случае не представления работником документов, подтверждающих его расходы на обустройство, выплачиваемые ежемесячно суммы, не подтвержденные документально, по своей сути обоснованным расходом не являются. А значит, указанные выплаты можно рассматривать как выплату по иному основанию, не имеющему отношения к компенсации расходов на обустройство. В таком случае Обществу, по нашему мнению, следует обложить данную выплату НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.

Согласно Письму Минфина России от 04.06.2009г. № 03-04-07-01/190 к числу расходов, когда необходимо требовать подтверждения расходов, произведенных работниками в связи с выполнением трудовых обязанностей, относятся расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества и обустройству на новом месте жительства. В противном случае такие расходы подлежат обложению НДФЛ.

В ответе на частный вопрос специалист Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации указывает, что для освобождения сумм указанных компенсаций от обложения страховыми взносами необходимо наличие документов, подтверждающих расходы. В случае отсутствия документов, подтверждающих вышеупомянутые расходы, выплаты по обустройству работника на новом месте подлежат обложению страховыми взносами в общем порядке. В данном ответе не указан перечень этих документов, но скорее всего, речь идет, именно о документах, подтверждающие понесенные работником расходы.