Всем знакомо понятие «представительские расходы». При ведении бухгалтерского учета редко какая организация не проводит по данной статье списание расходов. Однако многие допускают ошибки, что в свою очередь ведет наложению штрафа налоговой службой. Чтобы расходы не стали причиной разногласий с ИФНС, необходимо разобраться, что именно относится к представительским расходам, а что – нет и как правильно оформлять произведенные расходы.
Какие расходы попадают под классификацию «представительские»
Состав представительских расходов определяется Налоговым кодексом РФ. Согласно п.2 ст.264 НК РФ по статье «Представительские расходы» можно списывать расходы, понесенные для проведения:
-
переговоров с потенциальными клиентами или партнерами;
-
заседаний совета правления (директоров).
Таким образом, к представительским можно отнести следующие расходы:
-
на организацию питания делегаций, как в ресторане, так и в офисе компании (при условии заключения договора на буфетное обслуживание). При этом стоимость алкогольных напитков тоже можно смело включать список понесенных затрат;
-
на транспортные услуги по доставке делегатов к месту проведения мероприятия и обратно;
-
услуги переводчика.
Этими позициями перечень расходов ограничивается. Он является закрытым и кроме этих расходов в случае проверки налоговая служба не признает понесенные расходы в качестве представительских.
Наиболее частой ошибкой является включение в представительские расходы:
-
организацию «культурной» программы (посещение театра, экскурсий, музеев, бань ,саун и прочее);
-
оплата проезда участников мероприятий из другого населенного пункта. Например, можно включить в представительские расходы на оплату аренды автомобиля для доставки делегатов в офис компании, но нельзя оплатить билет на самолет.
-
приобретение подарков и сувениров.
Приобретение сувениров является одним из самых спорных пунктов. Налоговая служба оперирует тем ,что данный вид расходов не включен в перечень в НК РФ. Письма ФНС от 25.04.2007 N ШТ-6-03/348@ и УФНС по Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.2 разъясняют, что данные расходы должны быть включены в состав рекламных расходов.
Однако есть судебная практика, когда «оштрафованные» организации обращались с жалобой на решение налогового органа в арбитражный суд. Судебные органы при этом считают, что сувенирная продукция с логотипом компании способствует продвижению производимых товаров или оказываемых услуг на рынке.
До сих пор нет однозначного времени, а значит, если вы все же хотите списать затраты на приобретение сувениров именно на представительские, а не рекламные расходы, будьте готовы к судебному разбирательству. Для того чтобы выиграть спор, расходы должны быть правильно оформлены.
Документальное оформление произведенных расходов
Для того чтобы налоговая служба признала понесенные затраты в качестве представительских необходимо обеспечить наличие помимо первичной документации следующее:
-
приказ о проведении мероприятия, подписанный руководителей организации;
-
смета расходов;
-
отчёт о проведенном мероприятии (подробный, с приложением программы и списка участников);
Данный список указан в Письме Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675.
В приказе или распоряжении на проведение мероприятия необходимо указать:
-
дату и место проведения;
-
список участников, как приглашенных, так и задействованных сотрудников компании;
-
цель проведения встречи (заключение контракта, подписание соглашения и другие);
-
перечень мероприятий в рамках встречи (встреча делегации, завтрак с участием представителей приглашенной стороны, переговоры и так далее). В качестве приложения к приказу можно приложить подробную программу мероприятия.
-
ответственные за проведение встречи и финансовое обеспечение лица;
-
в виде приложения к приказу составить смету на проведение встречи;
-
срок подготовки и предоставления отчета о проведённом мероприятии.
Поскольку отчет о проведенном мероприятии является доказательством произведенных расходов, он должен быть максимально подробным и содержать в себе:
-
временной период проведения;
-
список участников (может получиться так, что фактически приедут меньше гостей ,чем было приглашено);
-
список переводчиков;
-
цель проведения и полученные результаты (подписан договор о сотрудничестве ,к примеру);
-
понесенные затраты с приложением подтверждающих документов.
Порядок учета
Допускается включать в состав представительских расходы в пределах норматива — 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Пример 1.
Фонд начисленной и выплаченной заработной платы в 1 квартале составил 2 000 000,00 рублей.
4% составляют 80 000,00 рублей.
На встречу с потенциальными партнерами было затрачено 100 000,00 рублей. Однако к учету можно принять не более 80 000,00 рублей.
В бухгалтерском учете расходы могут быть учтены в составе расходов по обычном видам деятельности предприятия (п. 5 — 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации). В этом случае представительские расходы учитываются на счетах 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции со счетами:
- 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
- 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
- 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Пример 2.
Были произведены через подотчетное лицо представительские расходы в сумме 50 000,00 рублей. Из них: 10 000,00 рублей – на оплату транспортных услуг, 10 000,00 рублей –оплата услуг переводчика, 30 000,00 рублей – услуги по организации питания делегатов.
71 «Расчеты с подотчетными лицами» 50 «Касса организации» Выдача в подотчет на организацию обеда в ресторане 26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Принят авансовый отчет по представительским расходам Оплата с расчетного счета отразится проводкой: 76 субсчет «Расчеты с транспортной организацией» 51 «Расчетный счет» Оплачен счет за транспортное обслуживание 26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы» 76 «Расчеты с транспортной организацией» Транспортные услуги по доставке участников к месту встречи учтены в качестве представительских расходов 76 субсчет «Расчеты прочие» 51 «Расчетный счет» Оплачен счет за оказание услуг переводчика 26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы» 76 субсчет «Расчеты прочие» Услуги переводчика учтены в качестве представительских расходов
