Автор: Казаков Е. С., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Важной частью процесса осуществления перевозок является оформление путевых листов. Они требуются и при выполнении требований гражданского законодательства, и в целях налогообложения.

До последнего времени применялся Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368 (далее – Приказ № 368), утвердивший обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. С 01.03.2023 вместо него необходимо опираться на положения Приказа Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (далее – Приказ № 390).

О сведениях в путевом листе

При заполнении путевого листа необходимо отражать некоторые обязательные данные. В Приказе № 368 они именовались реквизитами, а в Приказе № 390 названы сведениями. Состав сведений и порядок их оформления приведены в приложении к Приказу № 390.

Отметим, что этот состав сведений полностью повторяет список, который приводится в п. 3 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта в редакции, также действующей с 01.03.2023.

Среди реквизитов в первую очередь были указаны наименование и номер путевого листа. В числе обязательных сведений их нет, но наименование все равно обязательно для путевого листа: оно должно присутствовать в путевом листе как в первичном документе.

Напомним, что согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» этот показатель относится к обязательным реквизитам первичного документа. Номер документа в таком качестве не упоминается, но, по нашему мнению, без него не обойтись, поскольку он может являться ключевым при идентификации конкретного документа.

К сведению: Федеральный закон № 402-ФЗ к обязательным реквизитам первичного документа относит также:

  • дату составления документа;

  • наименование экономического субъекта, составившего документ;

  • содержание факта хозяйственной жизни;

  • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

  • подписи названных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В перечне сведений есть указание на лицо, оформившее путевой лист. Очевидно, оно соответствует реквизиту первичного документа, предусмотренному Федеральным законом № 402-ФЗ: наименование должности лица (лиц).

В пункте 4 приложения к Приказу № 390 подробно поясняется, что сведения о лице, оформившем путевой лист, должны включать:

Остальные сведения специфические именно для путевого листа. Это сведения:

  • о сроке действия путевого листа;

  • о транспортном средстве;

  • о водителе (водителях) транспортного средства;

  • о виде перевозки;

  • о виде сообщения.

Теперь необязательно указывать сведения о владельце транспортного средства (до сих пор обязателен был такой реквизит), но надо прописать данные о виде сообщения, чего не было ранее.

Кроме того, у собственника (владельца) транспортного средства теперь появилось право включать в путевой лист дополнительные сведения, учитывающие особенности осуществления им деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа, грузов (п. 2 приложения к Приказу № 390).

Сведения о сроке действия путевого листа, как и ранее, должны включать дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один календарный день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (п. 3 приложения к Приказу № 390).

Сведения о водителе (водителях) должны включать (п. 6 приложения к Приказу № 390):

  • фамилию, имя, отчество (при наличии);

  • дату (число, месяц, год), время (часы, минуты), результат проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра (если обязательность проведения послерейсового, послесменного медицинского осмотра предусмотрена законодательством РФ).

В целом, сведения о транспортном средстве должны включать те же данные, что и ранее. Но есть некоторые уточнения. Так, показания одометра (в полных километрах) указываются:

  • при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства (далее – парковка);

  • при заезде транспортного средства на парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя.

А теперь показания одометра указываются еще и при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).

В сведения о транспортном средстве также входят:

  • тип транспортного средства, марка и модель транспортного средства (уточнено, что согласно паспорту транспортного средства), а если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом) – марка и модель прицепа (полуприцепа);

  • государственный регистрационный номер транспортного средства, а если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом) – его регистрационный и (или) инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);

  • дата (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ);

  • дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

Теперь подробно расписано, что надо указать в сведениях о виде перевозки и виде сообщения. Так, в сведениях о виде перевозки требуется прописать, какие это перевозки (п. 6 приложения к Приказу № 390): коммерческие, перевозки для собственных нужд или передвижение и работа специальных транспортных средств. В отношении коммерческих перевозок дополнительно надо указать, что осуществляется:

  • регулярная перевозка пассажиров и багажа;

  • перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);

  • перевозка пассажиров и багажа по заказу;

  • перевозка пассажиров и багажа легковым такси;

  • организованная перевозка групп детей автобусами (если организованная перевозка группы детей осуществляется по договору фрахтования).

Сведения о виде сообщения должны включать информацию о виде сообщения: городское, пригородное или междугородное.

О порядке оформления путевого листа

На путевые листы все больше распространяется цифровизация. Если раньше речь шла об оформлении в электронном виде только журнала регистрации путевых листов, то теперь сказано, что и сам путевой лист может создаваться не только в бумажном, но и в электронном виде (п. 9 приложения к Приказу № 390).

Правда, надо ожидать дополнительных указаний, как практически оформляется электронный путевой лист и как он будет предъявляться, например, сотрудникам ГИБДД. Но уже в приложении к Приказу № 390 отмечается, что результаты медосмотра водителя или показания одометра могут заверяться ответственными лицами с помощью электронной подписи.

Обозначено, что путевой лист должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях (ранее имелось в виду каждое эксплуатируемое транспортное средство) (п. 10 приложения к Приказу № 390).

Специально отмечено: если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист должен быть оформлен арендодателем. Очевидно, ключевым здесь является то, что водителя для такого транспортного средства предоставляет именно арендодатель.

До сих пор указывалось, что путевой лист оформляется до начала выполнения рейса или до начала первого рейса. Понятие «рейс» не приводилось, что создавало некоторую неопределенность, хотя известно, что в общепринятом смысле рейс – это путешествие между двумя маршрутами.

Однако теперь, по нашему мнению, приводится еще более неопределенная фраза: «путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выпуска транспортного средства на линию» (п. 11 приложения к Приказу № 390). Что это за линия и где ее начало – не поясняется. Отсюда можно лишь понять, что надо оформить путевой лист, прежде чем транспортное средство тронется со стоянки.

Четко установлено, что допускается оформление или формирование нескольких путевых листов на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя (очевидно, в отношении одного периода, если нет возможности своевременно оформить новый путевой лист на нового водителя). Прежде указывалось строго, но путанно: если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

При осуществлении предсменного, предрейсового медицинского осмотра, проводимого перед началом рабочего дня (смены, рейса), и послесменного, послерейсового медицинского осмотра водителя, проводимого по окончании рабочего дня (смены, рейса), медицинский работник вправе использовать электронную подпись. Чиновники сделали еще одно очень важное, с их точки зрения, изменение: в путевом листе теперь ставится не отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», а «прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». Штампики необходимо будет поменять.

А вот содержание отметки, проставляемой в случае, если при проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства не выявлены несоответствия установленным требованиям, осталось прежним – «выпуск на линию разрешен» (п. 13 приложения к Приказу № 390).

Однако если при контроле выявлены указанные несоответствия, требуется проставлять новую отметку: «выпуск на линию не разрешен».

Обратите внимание: Из пункта 14 приложения к Приказу № 390 следует, что для проставления даты, времени и показаний одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку надо назначить уполномоченное лицо (кроме случая, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя).

Именно оно заверяет данные собственноручной подписью на бумажном носителе либо электронной подписью в случае оформления электронного путевого листа с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии).

При оформлении на одно транспортное средство нескольких путевых листов на бумажных носителях раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя должны быть проставлены и заверены собственноручной подписью водителя, принимающего транспортное средство, с отражением фамилии, имени и отчества (при наличии).

В случае формирования названных путевых листов в электронном виде проставляется электронная подпись уполномоченного лица, назначаемого решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии).

В случае использования электронного путевого листа при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель транспортного средства должен предъявить для сверки грузоотправителю путевой лист в электронном виде либо его копии на бумажном носителе (п. 15 приложения к Приказу № 390).