Новый стандарт для документов и документооборота

Автор: Ольга Пьянова, и.о. заместителя руководителя Линии Консультаций «ГЭНДАЛЬФ»

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», сентябрь 2021

Минфин приказом от 16.04.2021 № 62н ввел новый федеральный стандарт бухгалтерского учета «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (ФСБУ 27/2021), который вступит в силу с 1 января 2022 г. Рассмотрим его основные положения.

Структура нового ФСБУ

ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (далее – Стандарт) содержит 5 разделов:

1. Общие положения. 

2. Требования к документам бухгалтерского учета. 

3. Исправление документов бухгалтерского учета. 

4. Хранение документов бухгалтерского учета. 

5. Документооборот в бухгалтерском учете.

Бухгалтерские документы: как много в этом термине

Исходя из терминологии нового стандарта, документы бухгалтерского учета – это не только первичные документы, но также и регистры бухгалтерского учета.

В качестве первичных учетных документов Стандарт называет:

• договор,

• кассовый чек,

• квитанцию об оплате, 

• авансовый отчет, 

• судебный акт, 

• торговый товарный счет.

Общее условие: документы содержат все обязательные реквизиты первичного документа. При этом Стандарт уточняет и дополняет нормы Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402). Например: дата составления документа в общем случае – это дата его подписания.

Стандарт регламентирует:

• правила оформления, исправления и хранения бухгалтерских документов;

• правила документооборота между экономическими объектами, за исключением бюджетной сферы учета. 

Особые моменты

• Первичные документы и регистры бухучета составляйте на русском языке. По документам на иностранном языке нужен построчный перевод на русский.

Исключение: требование законодательства или правил страны, в которой ведется деятельность организации за пределами Российской Федерации, в составлении документов бухгалтерского учета на языке этой страны. В то же время регистр бухгалтерского учета все равно должен быть составлен с построчным переводом на русский язык.

• Регистры ведите в рублях. А если оценка в инвалюте – и в рублях, и в этой валюте. Исключение – случаи, когда иное устанавливают другие ФСБУ.

• Требований к электронной подписи Закон № 402-ФЗ и Стандарт не содержат. Экономический субъект может составлять документы на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Перечень лиц с правом подписывать документы утверждает руководитель организации.

• По электронным документам должна быть возможность изготовить их бумажные копии.

Исправление документов

Стандарт (разд. 3) четко определяет, что ошибки в оформлении документов бухучета надо исправлять. Причем свои правила исправления – для бумажного носителя, и свои – для электронного.

Исправление в бумажном документе выполняем путем зачеркивания ошибочного текста (суммы) и указания исправленного текста (суммы) над зачеркнутым. Исправление обязательно сопровождаем надписью «Исправлено». Ставим дату исправления. В завершение получаем подписи лиц, которые составили документ. Указываем их должности, фамилии и инициалы.

Исправление первичного электронного документа оформляем путем составления нового, исправленного электронного документа. Новый документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального, дату исправления, а также – по аналогии с бумажным исправлением – электронные подписи лиц, составивших документ. Также должны быть указаны должности, фамилии и инициалы. Крайне важно: средства воспроизведения нового электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.

Регистры исправляем также, как и первичку.

Хранение документов

По общему правилу организация должна хранить подлинники документов бухучета. Не важно как они составлены – на бумаге или электронно. Где хранить? И документы, и базы данных – на территории России (п. 25).

Если правила страны, где компания ведет деятельность, требуют хранить документацию на территории такой страны, придется это сделать.

Доступ к первичным документам, а также к регистрам бухучета определяет сама компания. Обязательно информировать главбуха, где что лежит, или аутсорсера, если доверили учет ему. 

Если потеряли бумаги или испортили и дальше их невозможно использовать, организация должна принять все возможные меры по их восстановлению.

Документооборот

Документооборот согласно Стандарту – это движение учетных документов в организации с момента их составления до завершения исполнения.

Бухгалтерский документооборот организует руководитель экономического субъекта. Главная цель – своевременно отразить объект бухгалтерского учета в бухгалтерском учете, а также передать первичку для регистрации в регистрах бухгалтерского учета. Венчает весь учет составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.

За непосредственную работу с документами отвечают те, кто их составляет и подписывает. А именно менеджеры по работе с документами отвечают за эти задачи:

• своевременное оформление первичных учетных документов;

• достоверность содержащихся в документах данных;

• передача бумаг в установленные сроки в бухгалтерию, для отражения в бухгалтерском учете.

В учетных системах «1С» необходимые изменения разработчик учтет к началу нового года, когда Стандарт вступит в силу. Следите за выходом очередных версий программы.

Что надо знать о новом стандарте