Библиотека в учреждении образования
Бухгалтерский учет изданий для библиотек
Подписка на периодические издания
Налоговый учет изданий
В любой образовательной организации для поддержания учебного процесса на высоком уровне как слушателям, так и преподавателям нужна научная и специальная литература. Для этого практически в каждом учебном заведении организована библиотека. Часть библиотечного фонда формируется из периодических изданий. Учет книг и журналов, а также подписки на периодику имеет свои специфические особенности.
Библиотека в учреждении образования
Обычно библиотеки образовательных учреждений входят в структуру этой организации и не являются самостоятельными юридическими лицами. Основным документом, которым руководствуются библиотеки при учете своих фондов, является Инструкция, утвержденная приказом Министерства культуры РФ от 2 декабря 1998 г. N 590 (далее - Инструкция N 590). Для учреждений образования эта Инструкция стала руководством к действию только после утверждения Методических рекомендаций по применению Инструкции об учете библиотечного фонда в библиотеках образовательных учреждений (далее - Методические рекомендации). Инструкция утверждена для применения в государственных и муниципальных библиотеках, но и остальные организации могут руководствоваться ее положениями для учета движения библиотечных фондов и аналитического бухгалтерского учета.
В соответствии с ГОСТ 7.20.80 библиотеки учитывают свои фонды в унифицированных учетных единицах - экземплярах и названиях. Особенностью библиотек образовательных учреждений является то, что для обеспечения учебного процесса приобретаются учебные издания в больших количествах экземпляров одного названия, индивидуальный учет которых осуществляется по безынвентарной методике.
В Методических рекомендациях сказано, что для библиотек образовательных учреждений рекомендуются специально разработанные формы Книги суммарного учета библиотечного фонда (см. схему на стр.58) дифференцированно:
- для библиотек высших учебных заведений;
- для библиотек средних специальных учебных заведений;
- для библиотек общеобразовательных учреждений.
При безынвентарном методе учета оформляются учетные карточки документов, регистрационная книга учетных карточек. Учетная карточка составляется на каждое впервые поступившее в библиотеку название в количестве свыше 10 экземпляров. В ней отражается движение каждого отдельного названия документа, а также все последующие поступления данного названия независимо от цены.
Выбытие документов из фонда оформляется Актом об исключении и отражается в Книге суммарного учета и в формах индивидуального учета фонда. Акты на списание документов в библиотеках образовательных учреждений утверждаются ректором (проректором) или директором учебного заведения.
В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" обязательная инвентаризация фонда производится:
- при смене материально ответственного лица;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи документов;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при передаче фонда библиотеки или ее части в аренду;
- при реорганизации и ликвидации библиотеки.
Новым положением в 2003 году является то, что с заведующими секторами библиотек теперь можно заключать договор о полной материальной ответственности. Эта норма закреплена постановлением Министерства труда Российской Федерации от 31 декабря 2002 г. N 85 в новом перечне должностей работников, с которыми могут быть заключены такие договоры.
Бухгалтерский учет изданий для библиотек
В соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94 библиотечные фонды входят в их состав. В классификатор включены разные виды документов независимо от материальной основы носителя информации (от рукописей до электронных изданий). Следовательно, все они должны учитываться в бухгалтерии. Однако на практике не все документы, составляющие фонд библиотеки, входят в состав основных фондов, балансовая стоимость которых отражена в финансовых документах. В некоторых библиотеках в балансовой стоимости фонда не отражена стоимость периодических изданий, изданий на нетрадиционных носителях, стоимость обменных фондов.
С 2001 года действует Положение по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" (ПБУ 6/01), утвержденное приказом Министерства финансов РФ от 30 марта 2001 г. N 26н.
В ПБУ 6/01 нет стоимостного критерия, а к основным средствам относятся объекты, которые организация будет использовать в производственных (управленческих) целях более одного года. Кроме того, основные средства должны приносить экономические выгоды в будущем и их не предполагается продавать (п.4 ПБУ 6/01). В соответствии с пунктом 18 приобретенные книги, брошюры и т.п. издания разрешается списывать на затраты производства (расходы на продажу) по мере отпуска их в производство или эксплуатацию.
Действительно, говорить о пополнении библиотечного фонда можно только в том случае, если организация имеет соответствующее структурное подразделение - библиотеку, а должностные обязанности кого-либо из сотрудников включают в себя обязанности библиотекаря. При этом само понятие "библиотечный фонд" предполагает, что печатные издания, в него входящие, могут быть использованы неоднократно разными пользователями.
Однако само по себе отсутствие библиотеки как самостоятельного подразделения еще не означает, что печатные издания не относятся к основным средствам. Необходимо следовать основному критерию, изложенному в пункте 4 ПБУ 6/01 - для отнесения изданий к основным средствам необходимо, чтобы приобретенные издания предполагалось хранить и использовать в производственной деятельности более одного года. Организация должна самостоятельно определиться с порядком хранения и учета такого рода долгосрочно используемых изданий.
Если на предприятии организован порядок хранения и использования изданий в течение периода более года (например, для специальных или справочных изданий), то независимо от наличия или отсутствия распоряжения руководителя о создании подразделения "Библиотека" они будут относиться к основным средствам.
Принятый организацией порядок определения срока полезного использования приобретаемых печатных материалов и их дальнейшего учета можно оформлять отдельным распорядительным документом по каждому печатному изданию в отдельности либо отразить в учетной политике в отношении различных видов печатных изданий, сгруппированных по категориям.
Из этого можно сделать вывод о том, что если библиотека использует периодические издания в составе библиотечного фонда (в том числе в фонде временного хранения), то есть организует подшивку номеров, предоставляет их читателям и хранит более одного года, то они должны учитываться как основные средства. Для учета такого рода документов Минфин в письме от 26 августа 2002 г. N 16-00-12/19 предлагает использовать дополнительную единицу учета библиотечного фонда - годовой комплект. В Инструкции N 590 установлено, что годовой комплект - это совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу. На годовой комплект заводится одна учетная карточка, в которую вносятся поступления очередных номеров газеты или журнала.
В этом же письме разъясняется, что для учета книг и других изданий нужно руководствоваться Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Министерства финансов РФ от 31 октября 2000 г. N 94н, а также ПБУ 6/01. Ранее учет движения литературы в бухгалтерском учете осуществлялся в соответствии с пунктом 36 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, но в письме Минфина этот пункт признается утратившим силу, несмотря на то, что в остальном Методические указания действуют.
Следовательно, при принятии экземпляров изданий к бухгалтерскому учету на сумму произведенных расходов делается запись по счету 01 "Основные средства" субсчет "Библиотечный фонд" в том же порядке, что и для остальных основных фондов. Так как в настоящее время книгопечатная продукция облагается налогом на добавленную стоимость, то НДС необходимо выделять и учитывать на счете 19-1 "НДС при приобретении основных средств".
Библиотечные фонды относятся к тому виду основных фондов, на которые не начисляется амортизация. Так, в пункте 18 ПБУ 6/01 предусмотрено, что приобретенные издания разрешается списывать на затраты (в расходы) по мере отпуска их в производство или эксплуатацию, причем в отношении литературы ограничение по максимальной стоимости единицы не установлено, то есть не амортизируются все издания, независимо от первоначальной стоимости. Следовательно, выбытие (списание морально устаревших материалов, недостачи и пр.) библиотечного фонда производится аналогично выбытию основных средств, но без использования счета 02 "Амортизация основных средств". Прибыли и убытки от этих операций в течение отчетного периода отражаются на счете 91 "Прочие доходы и расходы".
Облагаются НДС по ставке 10 процентов:
- печатные периодические и продолжающиеся издания (журналы, сборники, бюллетени);
- печатная книжная продукция, связанная с образованием, наукой и культурой;
- периодические и продолжающиеся издания информационных агентств в электронном виде, на магнитных носителях, по сети Интернет, по каналам спутниковой связи.
Перечень изданий, облагаемых по этой ставке, утвержден постановлением Правительства РФ от 23 января 2003 г. N 41*.
Пример 1
НОУ колледж "Информатика" имеет библиотеку. В январе 2003 года для использования в учебном процессе были закуплены книги "Основы программирования" в количестве 50 экземпляров по цене 110 руб. за экземпляр, в том числе НДС - 10 руб. Оплата была произведена с расчетного счета организации. В феврале 2003 года один экземпляр был списан из-за обнаруженного брака:
Дебет 08 Кредит 60 - 5000 руб. (100 руб. х 50 экз.) - отражены расходы на приобретение книг;
Дебет 19-1 Кредит 60 - 500 руб. (10 руб. х 50 экз.) - отражен НДС по приобретенным изданиям;
Дебет 60 Кредит 51 - 5500 руб. (110 руб. х 50 экз.) - книги оплачены;
Дебет 01 субсчет "Библиотечный фонд" Кредит 08 - 5000 руб. - книги переданы в эксплуатацию для использования в учебном процессе;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19-1 - 500 руб. - отражен НДС к вычету;
Дебет 20 (26) Кредит 01 субсчет "Библиотечный фонд" - 5000 руб. - стоимость изданий списана в расходы;
Дебет 01 субсчет "Выбытие библиотечных фондов" Кредит 01 субсчет "Библиотечный фонд" - 100 руб. - списана стоимость бракованного экземпляра;
Дебет 01 субсчет "Библиотечный фонд" Кредит 01 субсчет "Выбытие библиотечных фондов" - 100 руб. - отражено выбытие бракованного экземпляра;
Дебет 01 субсчет "Выбытие библиотечных фондов" Кредит 01 субсчет "Библиотечный фонд" - 100 руб. - списана стоимость бракованного экземпляра;
Дебет 91 Кредит 01 субсчет "Выбытие библиотечных фондов" - 100 руб. - отражены расходы от списания книги;
Дебет 01 субсчет"Выбытие библиотечных фондов" Кредит 91 - 100 руб. - отражены доходы от списания книги;
Дебет 91 Кредит 68 субсчет"Расчеты по НДС" - 10 руб. - восстановлен НДС по списанной книге.
Подписка на периодические издания
Если библиотека подписывается на периодические издания, то перед бухгалтером встает вопрос: относить расходы по подписке в течение года на расходы будущих периодов или расценивать их как выданный аванс?
Ранее такие затраты отражались по счету 31 "Расходы будущих периодов" старого Плана счетов. Со вступлением в силу нового Плана счетов и ПБУ 10/99 "Расходы организации" предварительную оплату (аванс) в счет будущего оказания услуг можно отнести к расходам только в том случае, если возврат перечисленных денежных средств невозможен ни при каких обстоятельствах, включая досрочное расторжение договора (п.3 ПБУ 10/99).
Что касается подписной периодики, то на основании пункта 12 Правил распространения периодических печатных изданий по подписке, утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2001 г. N 759, подписчик может отказаться от исполнения договора подписки до передачи очередного экземпляра периодического издания, при этом подписчику возмещается стоимость недополученных экземпляров.
Кроме того, расходы возникают тогда, когда у организации происходит выбытие активов или возникают новые обязательства. Когда организация оплачивает подписку, вместо выбывших денежных средств она получает другой актив - обязательство издательства доставлять журнал или газету. Следовательно, у подписавшейся библиотеки никаких расходов не возникает и предварительная оплата подписки должна учитываться как выданный аванс.
По мере получения номеров, они должны приходоваться так же, как и другие издания (пример 1). Что касается принятия НДС к вычету по периодическим изданиям, то это возможно только при наличии оформленных издательством счетов-фактур. Иногда счета-фактуры вкладываются в каждый номер журнала. На ежедневные газеты, естественно, оформляется один счет-фактура, например, за месяц, квартал или полугодие.
Пример 2
Частная школа "Ньютон" в декабре 2002 года оплатила подписку на журнал "Квант" для школьной библиотеки. Срок подписки - 6 месяцев (первое полугодие 2003 года), издание выходит один раз в месяц. Стоимость одного журнала по подписке - 60 руб., в том числе НДС - 10 руб. В конце января 2003 года был получен первый номер журнала вместе со счетом-фактурой:
Дебет 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" Кредит 51 - 360 руб. (60 руб. х 6 экз.) - оплачена подписка в декабре 2002 года;
Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками" Кредит 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" - 60 руб. - зачтена часть выданного аванса - стоимость первого номера;
Дебет 08 Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками" - 50 руб. - отражена стоимость первого номера;
Дебет 19-1 Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками" - 10 руб. - отражен НДС со стоимости первого номера журнала;
Дебет 01 субсчет "Библиотечный фонд" Кредит 08 - 50 руб. - номер журнала оприходован;
Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19-1 - 10 руб. - отражен НДС к вычету за первый номер;
Дебет 20 (26) Кредит 01 субсчет "Библиотечный фонд" - 50 руб. - стоимость первого номера издания списана в расходы.
Налоговый учет изданий
В налоговом учете, как и в бухгалтерском, книги и журналы относятся к объектам основных средств. Они не входят в состав амортизируемого имущества, а их стоимость включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в полном объеме в момент приобретения. Об этом сказано в подпункте 6 пункта 2 статьи 256 Налогового кодекса РФ. Налоговый учет можно организовать на основе данных бухгалтерского учета, а также разработать собственные учетные регистры или воспользоваться регистрами, рекомендованными МНС России.
генеральный директор ЗАО "АКП Гарантия"
Г.Н. Неверов, аудитор,
директор ООО "РТФ-Аудит"
Опубликовано в "Главбух", Отраслевое приложение "Учет в сфере образования", N 1, I квартал 2003 г.