В соответствии с требованиями бухгалтерского законодательства (статья 9 Закона о бухгалтерском учете) все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичный бухгалтерский документ - письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.
Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.
Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Унифицированные формы первичных учетных документов по учету материалов утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 30 октября 1997 года №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».
Обратите внимание!
Утвержденные этим документом унифицированные формы по учету труда и его оплаты, основных средств, утратили силу и в настоящее время не действуют.
| Номер формы | Наименование формы |
| М-2 | |
| М-2а | Доверенность |
| М-4 | Приходный ордер |
| М-7 | Акт о приемке материалов |
| М-8 | Лимитно-заборная карта |
| М-11 | Требование-накладная |
| М-15 | Накладная на отпуск материалов на сторону |
| М-17 | Карточка учета материалов |
| М-35 | Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений |
Документальное оформление поступления сырья и материалов в организацию, конечно же, зависит от способа их поступления. Поставщиками для организаций горнорудной промышленности выступают в основном промышленные организации, занятые добычей и обогащением сырья, а также торговые и посреднические структуры. На крупных производствах, как правило, существует специальная служба снабжения, обеспечивающая своевременное поступление сырья и материалов.
Доставка МПЗ может осуществляться от поставщиков двумя способами: силами поставщика (централизованные поставки) и силами самой организации (самовывоз). Независимо от вида доставки поставщик обязан выдать организации – покупателю комплект всех необходимых документов: счета-фактуры, накладные, товарно-транспортные накладные и другие. Причем к указанным документам обязательно должны прикладываться документы, подтверждающие как количество приобретенных МПЗ (упаковочные ярлыки, спецификации, отвесы и прочие), так и документы, свидетельствующие об их качестве.
При централизованных поставках МПЗ приемка сырья и материалов осуществляется непосредственно на складе организации. В том случае, если организация самостоятельно вывозит приобретаемые ценности, то приемка осуществляется на складе поставщика. В этом случае представитель организации-покупателя обязан предъявить поставщику доверенность (формы №М-2, №М-2а) и документ, удостоверяющий личность. Доверенность выписывается в одном экземпляре и выдается работнику - получателю материалов под расписку. Учет доверенностей по форме №М-2а ведется с использованием журнала учета выданных доверенностей с заранее пронумерованными и прошнурованными листами. Рекомендуемая форма журнала учета доверенностей должна содержать следующие графы:
- № доверенности;
- дата выдачи доверенности;
- срок действия;
- должность и фамилия лица, которому выдана доверенность;
- наименование поставщика;
- № и дата наряда (счета, спецификации и другого заменяющего наряд документа) или извещения;
- расписка лица, получившего доверенность и другие.
После регистрации доверенности в журнале работник организации, получающий материально-производственные ценности, обязан расписаться в доверенности.
При использовании формы №М-2 отрывная часть доверенности выдается работнику, получающему материальные ценности, а корешок с его подписью остается в бухгалтерии организации.
Таким образом, доверенности по форме №М-2 регистрируются на корешках, которые подшиваются в хронологическом порядке, формируя книгу. На последнем листе книги, составленной из корешков доверенностей, (за месяц, квартал либо год) делается надпись за подписью главного бухгалтера: «В настоящей книжке пронумеровано ___ листов» (количество листов пишется прописью).
Но учет доверенностей можно вести и другим способом, при котором чистые бланки доверенностей нужно предварительно сброшюровать и пронумеровать в книгу (по 50 или 100 штук), а затем по мере заполнения каждую доверенность отрывать, оставляя в книге корешок.
Если сотрудник организации, по каким либо причинам, не получил материальные ценности и вернул доверенность по форме №М-2а в бухгалтерию организации, то в журнале доверенностей делается запись: «Не использована».
Возвращенные неиспользованные доверенности хранятся в бухгалтерии организации до конца отчетного года, а затем уничтожаются, при этом составляется соответствующий акт.
Чаще всего доверенность выписывается на 10-15 календарных дней. Если материалы систематически получают у одного и того же поставщика, то доверенность можно оформлять на месяц.
В соответствии со статьей 186 ГК РФ, максимальный срок действия доверенности, - три года. Если в доверенности не указан ее срок действия, то она сохраняет силу в течение года. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
Приходный ордер (форма №М-4) применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Составляется приходный ордер на фактическое количество поступивших материальных ценностей материально ответственным лицом в одном экземпляре в день поступления ценностей на склад.
При полном соответствии сведений в сопроводительных документах поставщика и фактически поступивших материалов, приходный ордер по форме №М-4 можно и не оформлять, а только проставить на документах поставщика штамп, в оттиске которого следует заполнить те же реквизиты, что и в приходном ордере. Наличие такого штампа приравнивается к приходному ордеру. Такой порядок предусмотрен Методическими указаниями №119н, кроме того, на это указано и в Письме Минфина Российской Федерации от 29 октября 2002 года №16-00-14/414 «Об оформлении документов по приемке и оприходованию материалов».
Акт о приемке материалов (форма №М-7) применяется в следующих случаях:
- для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение;
- для оформления приемки материальных ценностей, имеющих расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика;
- для оформления приемки материалов, поступивших без документов.
Данный акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.
Акт составляется комиссией, в состав которой в обязательном порядке входит материально ответственное лицо, представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации.
Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.
В производственной организации материальные запасы со складов отпускаются непосредственно в производство, на различные хозяйственные цели, а так же могут отпускаться и для реализации на сторону.
Порядок документального оформления отпуска материалов в производство зависит, прежде всего, от технологии производства, направления расхода материальных ценностей и периодичности их отпуска.
Если расход материалов осуществляется ежедневно, то, как правило, используются лимитно-заборные карты.
Лимитно-заборная карта (форма №М-8).
Помимо того, что форма №М-8 является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада, она еще используется и для текущего контроля над соблюдением установленных лимитов отпуска материалов.
На каждое наименование материала выписывается два экземпляра документа, один из которых до начала месяца передается структурному подразделению, а другой – складу. Открывается лимитно-заборная карта сроком, как правило, на 1 месяц, хотя в условиях крупного производства могут использоваться квартальные или полугодовые лимитно-заборные карты.
В лимитно-заборной карте указывается вид операций, номер склада, с которого отпускается материал, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единица измерения и лимит месячного расхода, который определяется в соответствии с установленными нормами.
При получении материалов кладовщик отмечает в обоих экземплярах документа дату и количество отпущенных материалов и выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте получателя расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада – получатель.
Учет возврата материалов, не использованных в производстве, ведется в этой же форме, причем никаких дополнительных документов при этом не составляется.
В случае необходимости, с разрешения руководителя организации или иных уполномоченных лиц, допускается сверхлимитный отпуск материалов, а также замена одних видов материалов другими.
После использования лимита склад сдает свои экземпляры документа в бухгалтерию.
Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в карточках учета материалов (форма №М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре и на ее основании проводится операция отпуска материалов. Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов – в карточке учета материалов.
Требование-накладная (форма №М-11) применяется в тех случаях, когда материальные ценности перемещаются между структурными подразделениями производственной организации или между материально ответственными лицами.
Накладная составляется материально ответственным лицом того структурного подразделения, которое сдает материальные ценности. Один из двух составленных экземпляров накладной служит основанием сдающему складу для списания ценностей, на основании второго экземпляра принимающий склад принимает эти ценности к учету. Накладная подписывается материально ответственными лицами и сдающего, и принимающего подразделения и сдается в бухгалтерию для учета движения материалов.
Следует обратить внимание, что этими же накладными оформляется сдача на склад полученных по требованию и неизрасходованных материалов, а также сдача отходов и брака.
Накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М-15) применяется для учета отпуска материальных ценностей:
- хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории;
- сторонним организациям на основании договоров и других документов.
Накладную выписывает работник структурного подразделения на основании договоров, нарядов и других документов при предъявлении заполненной в установленном порядке доверенности на получение материальных ценностей.
Первый экземпляр накладной передают складу для отпуска материалов, а второй экземпляр – получателю материалов.
Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру, ведется в Карточке учета материалов (форма №М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.
В небольших производственных организациях, как правило, материальная ответственность, контроль над движением сырья и материалов и их использованием, возложены на одно и то же лицо, поэтому движение материалов документально не оформляется. На таких производствах фактическое количество израсходованных материалов по их видам отражается в производственных актах или отчетах.
%%%_0_%%%В налоговом учете сырье и материалы являются частью материальных расходов, и их оценка производится в соответствии с положениями пункта 2 статьи 254 НК РФ.
«Стоимость материально-производственных запасов, включаемых в материальные расходы, определяется исходя из цен их приобретения (без учета налога на добавленную стоимость и акцизов, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом), включая комиссионные вознаграждения, уплачиваемые посредническим организациям, ввозные таможенные пошлины и сборы, расходы на транспортировку и иные затраты, связанные с приобретением материально-производственных запасов».
Как видим, перечень затрат, которые формируют стоимость МПЗ, используемых в процессе производства, примерно совпадает с порядком формирования себестоимости МПЗ в бухгалтерском учете. При этом в налоговом и бухгалтерском учете перечень расходов остается открытым. Это позволяет налогоплательщику, пользуясь положениями пункта 4 статьи 252 НК РФ, принять в учетной политике в целях налогообложения порядок формирования стоимости МПЗ, аналогичный применяемому в целях бухгалтерского учета.
Определение стоимости приобретенных материалов в налоговом учете можно производить в специально разработанном регистре налогового учета.
Налоговый учет при списании материалов в производство допускает применение налогоплательщиком следующих методов:
- метод оценки по стоимости единицы запасов;
- метод оценки по средней стоимости;
- метод оценки по стоимости первых по времени приобретений (ФИФО);
- метод оценки по стоимости последних по времени приобретений (ЛИФО).
Как видим, эти методы аналогичны тем, которые применяются в бухгалтерском учете. В учетной политике, применяемой для целей налогообложения, организация должна отразить выбранный метод оценки сырья и материалов.
Датой осуществления материальных расходов в части сырья и материалов, использованных для производства продукции, признается дата передачи сырья и материалов в производство (пункт 2 статьи 272 НК РФ).
Налогоплательщику следует обратить внимание на пункт 5 статьи 254 НК РФ, согласно которому сумма материальных расходов текущего месяца уменьшается на стоимость остатков МПЗ, переданных в производство, но не использованных в производстве на конец месяца. Оценка таких МПЗ должна соответствовать их оценке при списании.
Кроме того, сумма материальных расходов уменьшается на стоимость возвратных отходов (пункт 6 статьи 254 НК РФ). Следует отметить, что в налоговом учете под возвратными отходами понимается то же, что и в бухгалтерском учете. Оценка возвратных отходов зависит от направления их использования.
Если возвратные отходы могут использоваться самой организацией для целей основного или вспомогательного производства, то они оцениваются по пониженной цене исходного материала.
Более подробно с вопросами, касающимися бухгалтерского учета и налогообложения в организациях горнорудной промышленности, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Производство и торговля в горнорудной промышленности».
