Справка о доходах и суммах налога физического лица выдается работнику по заявлению. В ней указывается сумма полученного дохода и НФДЛ. Ранее для этих целей использовалась справка по форме 2-НДФЛ. Сейчас форма установлена приложением № 1 к 6-НДФЛ.
Справка (см. форму справки) выдается как сотрудникам, с которыми заключен трудовой договор, так и бывшим сотрудникам. А также тем, кто получал доход от компании по другим договорам, например, по ГПД.
Справка с 2021 года выдается по форме, утвержденной приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11-753@. Если работнику нужны справки за прошлые периоды, то они выдаются по тем формам, которые действовали в нужном периоде.
Заверять справку о доходах сотрудника не обязательно. Подписать ее должен генеральный директор или другое лицо, уполномоченное на это, например, главный бухгалтер.
Срок выдачи справки о доходах зависит от того, кому она выдается:
3 рабочих дня – штатному сотруднику;
10 рабочих дней – работнику, получившему доход по другим основаниям. Например, по агентскому договору или ГПД;
в последний рабочий день – увольняемому сотруднику.
Если компания не смогла удержать НДФЛ, то надо направить работнику справку о доходах и суммах налога не позднее 1 марта года, следующего за отчетным периодом.
Справку можно выдать как на бумаге, так и направить человеку по электронной почте.
Если компания не успеет вовремя выдать работнику справку или вообще не выдаст, то ее могут привлечь к административной ответственности за нарушение трудового законодательства в виде штрафа в размере:
1 000 – 5 000 рублей для должностного лица или ИП-работодателя;
30 000 – 50 000 рублей – компании.
При повторном нарушении штраф составит:
10 000 – 20 000 рублей – должностные лица или ИП;
50 000 – 70 000 рублей – организация.
Вместо штрафа должностное лицо могут дисквалифицировать на срок до одного года.
Эта справка не имеет срока действия для подтверждения ранее полученного дохода, например, для нового работодателя или получения налоговых вычетов.
Если же справка нужна в банк для получения кредита, то срок действия устанавливает финансовая организация самостоятельно.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме "Зарплата и кадры".