Все записи в трудовой книжке работника должны быть заверены подписью работодателя, печатью работодателя и подписью самого работника. Такой порядок установлен пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Проставление других печатей (например, печати кадровой службы работодателя) порядком не предусмотрено. В то же время, если в трудовой книжке работника проставлена печать кадровой службы, это не должно приводить к ущемлению прав работника, считают в Роструде (письмо от  20.01.14 № ПГ/13282-6-1).

Главное условие — печать должнаы содержать информацию о наименовании работодателя и месте его нахождения, что позволит подтвердить факт работы работника у данного работодателя.