Минтруд: какие кадровые документы оформляются исключительно на бумаге и почему
© anekdotov.net

К ним не применяется электронный кадровый документооборот, их нельзя также просто оформить в электронном виде с УКЭП.

ТК исключает возможность электронного документооборота для:

  • акта о несчастном случае на производстве
  • приказа (распоряжения) об увольнении работника
  • документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.

Эти документы оформляются и подписываются только на бумажном носителе, указал Минтруд. Соответственно, в данном случае не работает правило о том, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Это связано с исключительным значением данных документов для:

  • расследования несчастных случаев на производстве
  • возможности восстановить права работника – оспаривать увольнение или нарушение трудовых прав с учетом установленных законодательством коротких сроков обжалования в этой ситуации.

Изъятие указанных документов из-под действия электронного документооборота направлено на защиту интересов работников (как экономически более слабой стороны в трудовых отношениях) от возможного неправомерного и одностороннего изменения электронного документа, в том числе "задним числом".

Кроме того, при этом учтены сроки исковой давности по трудовым спорам. Так, работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении – в течение одного месяца со дня:

  • получения копии приказа об увольнении или трудовой книжки
  • предоставления работнику в связи с его увольнением сведений о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы.

Оформление перечисленных документов в бумажном виде не позволит работодателю нарушать права работников, а работникам – злоупотреблять своими правами (письмо от 12 января 2023 года N 14-6/ООГ-97).