Если физлицо отказалось предоставить документы, подтверждающие его налоговый статус, НДФЛ следует удержать как с нерезидента. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 12.08.2013 № 03-04-06/32676.

Чиновники разъяснили, что при исчислении налога при каждой выплате доходов компания как налоговый агент должна учитывать налоговый статус физлица. Для этого следует запросить у него соответствующие документы или их копии. Например, справки с места работы, копии паспорта с отметками органов пограничного контроля о пересечении границы, квитанции о проживании в гостинице и другие документы, по которым можно установить фактическое нахождение физлица в РФ. Если такие документы не представлены, то, по мнению Минфина, НДФЛ нужно удержать по ставке, предусмотренной НК РФ для нерезидентов, то есть 30%.